Negli ultimi anni tutte le attività hanno dovuto affrontare la trasformazione digitale, passando dalla gestione dei documenti cartacei a quella digitale per snellire i processi. Questo cambiamento sta interessando anche le risorse umane attraverso la dematerializzazione delle HR, un’innovazione che comporta alcune sfide ma garantisce anche numerosi benefici.
La gestione digitale del personale infatti rappresenta un’evoluzione dei metodi di lavoro in ambito HR, ma affinché questo approccio funzioni al meglio è indispensabile utilizzare una serie di strumenti e acquisire delle competenze specifiche. Soltanto in questo modo è possibile sfruttare i diversi vantaggi legati alla dematerializzazione delle risorse umane, soprattutto in termini di ottimizzazione dei costi e aumento dell’efficienza.
Perché conviene dematerializzare l’ufficio HR?
Gli uffici HR devono fare i conti con i cambiamenti in corso nel mondo del lavoro, dalla diffusione dello smart working alla settimana corta, fino alle nuove esigenze dei datori di lavoro, delle persone alla ricerca di un impiego e dei dipendenti aziendali. Queste trasformazioni hanno spinto le risorse umane ad adottare nuovi strumenti e processi che consentono una gestione più efficiente e moderna delle attività HR.
In questo contesto, un ufficio HR paperless (ossia senza carta con una gestione digitale dei documenti) offre molti vantaggi. Innanzitutto passare da una gestione cartacea a una completamente digitalizzata assicura un notevole risparmio economico, grazie alla possibilità di ridurre i costi legati alla stampa e alla conservazione dei documenti. Inoltre, è possibile impiegare il personale in altre attività a maggiore valore aggiunto, aumentando la produttività dell’ufficio HR e ottimizzando ulteriormente i costi operativi.
Un ulteriore vantaggio è la maggiore accessibilità dei documenti digitali, con la possibilità di trovare le informazioni desiderate in modo semplice e veloce, consultando qualsiasi documenti in ogni momento e da qualunque luogo. La dematerializzazione delle HR aiuta anche le aziende a migliorare la conformità normativa, con una maggiore aderenza alle leggi sulla privacy e il trattamento dei dati personali come previsto dal regolamento europeo del GDPR.
Tutto questo permette agli esperti di risorse umane di aiutare le aziende ad essere più competitive sul mercato, aumentando la loro capacità di attrarre talenti e trattenerli all’interno dell’organizzazione, riducendo al contempo il turnover. Ciò è possibile sfruttando in modo intelligente i dati HR, ovvero tutte le informazioni che riguardano le persone impiegate in azienda, da cui si possono ottenere indicazioni utili per creare strategie più efficaci e prendere decisioni migliori per la crescita del business.
L’importanza della firma elettronica per la dematerializzazione HR
Tra gli strumenti indispensabili per la dematerializzazione delle HR c’è la firma elettronica, una tecnologia che consente di eseguire a distanza la firma di contratti di lavoro, clausole di riservatezza, moduli privacy, contratti assicurativi e altri documenti aziendali. In particolare, questa tipologia di firma permette di gestire in modo conforme e sicuro i documenti digitali, per una vera e propria trasformazione paperless dell’ufficio HR.
Si tratta inoltre di una soluzione ideale per le aziende con più sedi dislocate distanti tra loro, in quanto aiuta a condividere la documentazione in maniera semplice e veloce, ma anche per gestire i dipendenti in smart working in modo più efficiente. Allo stesso tempo, l’immediatezza della firma elettronica rende i professionisti HR più reattivi e rapidi, ad esempio accelerando i processi di reclutamento o consentendo di rispondere prontamente alle esigenze interne legate alla gestione dei dipendenti aziendali.
Per sfruttare appieno le potenzialità di questo strumento per la dematerializzazione delle HR basta usare un software per la firma elettronica, scegliendo una soluzione adatta alle proprie esigenze per gestire in modo sicuro e organizzato tutti i documenti digitali. Un’app per la firma elettronica permette di proteggere le firme con sistemi di autenticazione forti tramite codice OTP, consente di decidere in ogni momento chi può accedere ai documenti e favorisce la collaborazione mantenendo il controllo sui flussi di lavoro.
Attraverso una dashboard dedicata si possono anche monitorare i processi di firma, verificare lo stato dei documenti e controllare i documenti prossimi alla scadenza in maniera semplice ed efficiente. Le web API, invece, facilitano l’integrazione dell’app di firma elettronica con gli altri gestionali aziendali, offrono un maggiore livello di personalizzazione dell’esperienza utente e permettono di automatizzare i processi di firma, mentre la tecnologia cloud rende possibile accedere all’app da qualsiasi postazione in qualunque momento.
Le criticità di una gestione documentale digitalizzata delle HR
La gestione digitale del personale rappresenta un’evoluzione essenziale al giorno d’oggi, in grado di migliorare la qualità dei servizi offerti e rendere l’azienda più moderna e resiliente. Tuttavia, non bisogna sottovalutare le criticità legate al processo di dematerializzazione delle risorse umane. In particolare, la sfida principale è rappresentata dalla protezione della privacy, in quanto gli uffici HR si ritrovano a gestire molti dati sensibili e informazioni riservate.
Bisogna anche aggiornare i processi aziendali per far sì che la digitalizzazione delle risorse umane avvenga in modo ottimale e senza contrattempi o inconvenienti, assicurandosi inoltre di investire nella formazione del personale per avere tutte le competenze necessarie per gestire questa evoluzione. Qualora fosse necessario, è opportuno acquisire tali competenze attraverso assunzioni mirate, affinché il team sia in grado di gestire al meglio un ufficio HR completamente paperless.
In modo analogo è necessario gestire bene i dati digitali generati dalla dematerializzazione delle HR, affinché siano utili per l’azienda e consentano di archiviare in maniera corretta ogni documento digitale. Un utilizzo ottimale dei metadati, infatti, permette di trovare rapidamente ciascun documento, velocizzando i tempi di ricerca e minimizzando il rischio di errori. Bisogna però definire regole precise, usando i tag e le chiavi di ricerca giuste per garantire processi interni davvero efficienti.
Le criticità di una gestione del personale digitale possono essere facilmente superate attraverso una strategia ben definita, pianificando in modo ottimale sia gli strumenti da implementare per la dematerializzazione delle HR che le competenze essenziali per sostenere questa evoluzione. D’altronde, si tratta di un passo inevitabile al giorno d’oggi, ma è importante compierlo in maniera consapevole per modernizzare l’azienda in modo efficace e armonioso, aggiungendo un reale valore al business.
Domande Frequenti
Che cosa si intende per processo di dematerializzazione?
Con dematerializzazione si intende un processo di conversione dei documenti cartacei in una gestione digitale più efficiente, semplice e veloce.
Cosa fa un digital HR?
Un digital HR consiste nella gestione digitale dei processi legati alle risorse umane, attraverso l’utilizzo di tecnologie e software specifici.
Quali sono i principali strumenti per la dematerializzazione?
I principali strumenti per la dematerializzazione sono software gestionali, posta elettronica certificata e strumenti per la firma digitale.
Quanti e quali sono gli obiettivi della dematerializzazione?
La dematerializzazione può avere diversi obiettivi, tuttavia quelli principali sono la semplificazione dei processi e una maggiore efficienza operativa.
