I vantaggi della conservazione digitale dei documenti

Riduzione dei costi di conservazione ed efficienza nella reperibilità dei documenti  

Come dice l’articolo 44 del Codice Amministrazione Digitale “La conservazione è l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici”. Lo scopo principale è quello di garantire la validità giuridica nel tempo, l’immodificabilità  e reperibilità.  

Non è possibile conservare in formato cartaceo un documento nativo digitale, mentre al contrario è sempre possibile scegliere di dematerializzare i documenti cartacei e conservarli digitalmente. 

Ci sono diversi motivi per cui conservare a norma i documenti: 

• la conservazione dei documenti analogici, ovvero di documenti cartacei, comporta costi di stampa,  richiede tempo nella gestione della conservazione come ad esempio quello necessario alla ricerca di un documento inserito in un faldone e la disponibilità di spazio per ospitare un archivio cartaceo  
• la conservazione  digitale  dei documenti, come ad esempio quella relativa alle fatture elettroniche che nascono già in formato digitale, deve avvenire obbligatoriamente tramite la conservazione a norma. 

Paternità, integrità e immodificabilità dei documenti conservati digitalmente 

Qualsiasi documento digitale o dematerializzato può essere conservato. E’ sempre consigliabile conservare digitalmente i documenti che hanno una valenza fiscale, giuridica o che potrebbero essere opposti a terzi. 

Il processo di conservazione comprende la firma digitale dei documenti che conferisce loro paternità, integrità e immodificabilità e la conservazione a norma con marca temporale sull’indice di conservazione che conferisce una data certa al completamento del processo. Tutti i documenti conservati saranno disponibili, ricercabili ed estraibili per tutto il tempo della conservazione.  

Conservazione dei documenti sempre in linea con le norme vigenti 

Il sistema di conservazione sarà sempre aggiornato automaticamente secondo la normativa. A partire dal 01/01/2022 entreranno in vigore le nuove linee guida AGID. Ecco alcune novità: 

Responsabile della conservazione 

Come indicato al punto 4.5 delle linee guida “Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al Conservatore al fine di garantire la funzione del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione. 

Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia. 

Il responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento delle proprie attività o parte di esse a uno o più soggetti, che all’interno della struttura organizzativa, abbiano specifiche competenze ed esperienze. 

Nel caso in cui il servizio di conservazione venga affidato ad un conservatore, le attività suddette o alcune di esse, ad esclusione della lettera m) (ovvero la predisposizione del manuale di conservazione), potranno essere affidate al responsabile del servizio di conservazione, rimanendo in ogni caso inteso che la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione, non essendo delegabile, rimane in capo al responsabile della conservazione, chiamato altresì a svolgere le necessarie attività di verifica e controllo in ossequio alle norme vigenti sul servizi affidati in outsourcing dalle PA”. 

Il ruolo potrà quindi essere delegato ad un soggetto esterno all’azienda  ma non potrà essere svolto dal Conservatore al quale potrà essere delegato lo svolgimento delle proprie attività. 

Produttore del Pacchetto di versamento 

Come indicato al punto 4.4 delle linee guida “Nel caso di affidamento a terzi, il produttore di PdV provvede a generare e trasmettere al sistema di conservazione i pacchetti di versamento nelle modalità e con i formati concordati con il conservatore e descritti nel manuale di conservazione del sistema di conservazione. Provvede inoltre a verificare il buon esito della operazione di trasferimento al sistema di conservazione tramite la presa visione del rapporto di versamento prodotto dal sistema di conservazione stesso”. 

Una persona fisica interna all’azienda deve provvedere all’invio dei documenti al sistema di Conservazione e verificarne il buon esito. E’ stato previsto su DocEasy un processo guidato per avviare e seguire la Conservazione dei propri documenti. 

Metadati dei documenti 

Sono stati definiti nuovi metadati, alcuni obbligatori ed altri opzionali. 

Per non dover richiedere il tuo intervento, i metadati vengono compilati nel maggior numero di casi possibile automaticamente mentre in alcuni casi sono state stabilite delle convenzioni, meglio specificate all’interno del Manuale di Conservazione. Tra questi:

• • i dati dei soggetti che intervengono nel processo di conservazione vengono richiesti nella configurazione iniziale all’interno di DocEasy;  
  • quelli invece relativi al documento vengono definiti in fase di formazione del documento stesso, prelevati direttamente dal documento se possibile o richiesti in fase di caricamento.