La firma digitale remota è una tipologia di firma elettronica sempre più apprezzata per la sua facilità di utilizzo e, contestualmente, anche per la garanzia di sicurezza che riesce ad offrire. Questa tipologia di firma non prevede l’installazione di alcun hardware e si palesa come un sistema di firma digitale semplice ed efficace, in grado di accelerare molti processi documentali e mantenere intatti i seguenti presupposti:
- autenticazione: il sottoscrittore corrisponde realmente all’identità fisica;Â
- integrità : il messaggio rimane integro nel trasferimento dal sottoscrittore/mittente al destinatario;Â
- non ripudio: il sottoscrittore non è in condizione di negare di avere inviato il messaggio.Â
Il processo di applicazione di questa firma si articola in alcune fasi precise, che garantiscono sicurezza, autenticità e validità del documento.
| Fase | Cosa succede | Perché è importante |
| Accesso al sistema | L’utente accede al software di firma tramite credenziali personali | Garantisce che solo il titolare possa avviare la procedura |
| Caricamento del documento | Il documento da firmare viene caricato nel sistema | Permette di associare la firma al file corretto |
| Autenticazione OTP | L’utente riceve e inserisce una One Time Password | Conferma l’identità del firmatario con autenticazione forte |
| Apposizione della firma | Il sistema applica la firma digitale tramite la chiave privata del titolare | Assicura autenticità , integrità e non ripudio |
| Verifica della firma | Il destinatario può controllare la validità tramite la chiave pubblica | Consente di verificare che il documento non sia stato alterato |
Firma digitale remota: cos’è
La firma digitale remota è una innovativa evoluzione della classica firma digitale, dalla quale si differenzia per modalità di utilizzo e rapidità nei processi. Se nella firma digitale era possibile ottenere le caratteristiche di autenticazione, non ripudio e integrità attraverso un sistema di chiavi crittografiche e, soprattutto, il supporto di un hardware come USB o Smart Card, con la Firma digitale remota tutto questo processo viene semplificato.
Questa soluzione di firma remota garantisce autenticazione, integrità e non ripudio servendosi solamente di un PC con connessione Internet, un software di firma abilitato e un OTP, ovvero una One Time Password che viene generata da una app o da un token.
Si tratta di un sistema di autenticazione a due fattori che utilizza due chiavi crittografiche diverse per verificare l’identità del firmatario in modo sicuro:
- chiave privata: viene custodita in modo super-sicuro sui server dell’ente certificatore, e solo il titolare può attivarla a distanza per apporre la firma tramite la sua autenticazione OTP;Â
- chiave pubblica: viene resa disponibile su appositi registri, così che chi riceve il documento possa verificare che la firma sia stata apposta effettivamente dal possessore della chiave privata.Â
Per questo motivo, questa modalità consente di firmare documenti online in modo sicuro, verificabile e con pieno valore legale.
Come funziona la firma digitale remota
La firma digitale remota è la tipologia di firma digitale più diffusa in Italia e il motivo è ben chiaro: velocità e sicurezza garantite.
Come accennato l’utilizzo della firma digitale remota non contempla l’utilizzo di token, smart card o lettori vari, ma prevede l’utilizzo di un software di firma abbinato a un dispositivo sul quale viene installata una specifica App per la generazione delle One Time Password (OTP).
Le one time password altro non sono che dei codici numerici che vengono inviati attraverso SMS o applicazione allo smartphone del destinatario e hanno una validità momentanea, solitamente di qualche secondo. Questa caratteristica le rende assolutamente più sicure delle classiche password statiche.
In questo modo per firmare un documento è possibile inserire nel software di firma prescelto (ad es. SiFirma) le credenziali di accesso e l’OTP generato dall’applicazione, da qualunque posizione e in qualsiasi momento.
Quando conviene usare la firma digitale remota
La firma digitale remota è particolarmente utile quando i documenti devono essere firmati in tempi rapidi, anche da persone che lavorano in sedi diverse o fuori ufficio. È una soluzione adatta, ad esempio, per contratti, incarichi professionali, approvazioni interne, pratiche amministrative e documenti che richiedono una sottoscrizione frequente. Il vantaggio concreto è che il processo resta snello, tracciabile e sicuro, senza la necessità di gestire dispositivi fisici dedicati. Per aziende e professionisti questo significa ridurre i tempi di attesa, semplificare i flussi documentali e mantenere continuità operativa anche quando non è possibile firmare in presenza. Se la tua realtà necessità di questa tipologia di soluzione puoi contattarci liberamente.
I vantaggi della firma digitale remota
I vantaggi della firma digitale remota non si fermano alla semplicità di utilizzo e alla sicurezza fornita dalle one time password. Nei primi 6 mesi del 2021, in Italia, sono stati emessi circa 26 milioni di certificati di firma digitale qualificata, dei quali l’82% è rappresentato da firme digitali remote. Ecco, quindi, gli altri benefici che rendono questo metodo sempre più apprezzato dalle organizzazioni:
- questa tipologia di firma consente di visualizzare e successivamente firmare documenti da diversi supporti: PC, smartphone, tablet, app Android, app IOS e Browser Web;Â
- la possibilità di firmare da remoto è possibile da qualunque posizione e in qualsiasi momento. Le uniche cose necessarie sono una connessione Internet e l’installazione del software di firma;Â
- la sicurezza di questo tipo di firma è equiparabile alla versione digitale tradizionale;Â
- è possibile utilizzare la firma digitale remota senza dover installare nessun hardware. Questo riduce sensibilmente i rischi di sicurezza e obsolescenza legati all’utilizzo di smart card, token USB o lettori.Â
La seguente tabella mette a confronto le principali caratteristiche della firma digitale remota e della firma digitale tradizionale.
| Aspetto | Firma digitale remota | Firma digitale tradizionale |
| Supporto fisico | Non necessario | Richiede smart card, token USB o lettore |
| Modalità di accesso | Da remoto, con credenziali e OTP | Tramite dispositivo fisico dedicato |
| Flessibilità d’uso | Alta, anche fuori ufficio | Più legata alla disponibilità dell’hardware |
| Velocità operativa | Più rapida nei flussi documentali | Meno agile in contesti distribuiti |
| Esperienza utente | Più semplice e immediata | Più strutturata, ma meno snella |
Sifirma: il software per la firma elettronicaÂ
Sifirma è il software di Alias Digital che semplifica la firma elettronica e ti permette di firmare documenti importanti in pochissimi minuti: con Sifirma basta avere uno smartphone per rispondere positivamente alla richiesta di una firma digitale; non richiede alcun dispositivo aggiuntivo e firmare i documenti è possibile con pochi, semplici, passaggi.Â
Domande Frequenti
La firma digitale remota ha lo stesso valore della firma digitale tradizionale?
Se viene rilasciata e utilizzata secondo le regole previste, la firma digitale remota offre lo stesso valore legale della firma digitale tradizionale. Cambia soprattutto la modalità operativa, non l’efficacia giuridica.
Serve installare dispositivi fisici per usare la firma digitale remota?
No, ed è proprio uno dei suoi punti di forza. A differenza di altre soluzioni, non richiede smart card, token USB o lettori dedicati.
La firma digitale remota è adatta anche a chi firma documenti spesso?
Questa tipologia di firma è particolarmente comoda per chi deve firmare documenti con frequenza, perché rende il processo più rapido e gestibile anche fuori sede o in mobilità .
Cosa succede se non si ha lo smartphone a portata di mano?
Se l’autenticazione avviene tramite app o OTP sul telefono, non è possibile completare la firma fino a quando non si recupera l’accesso al dispositivo associato.
In quali contesti aziendali la firma digitale remota è più utile?
È molto utile nei processi che richiedono rapidità , lavoro distribuito e approvazioni a distanza, ad esempio per contratti, documenti amministrativi, incarichi e flussi autorizzativi interni.
