Fatturazione Elettronica

Correggere una fattura elettronica: quando e come farlo

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La fatturazione elettronica ha introdotto nuove norme per la compilazione delle fatture, rendendo il processo di fatturazione più sicuro e rapido, ma al contempo le regole sono molto diverse rispetto alla versione cartacea. Uno dei dubbi più comuni riguarda la correzione di una fattura elettronica, dato che, una volta inserita nel Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate e consegnata, non è possibile apportare modifiche, nemmeno di piccola entità. Correggere una fattura, però, è fondamentale, soprattutto quando si verificano incongruenze riguardanti l’IVA e gli importi imponibili, che potrebbero comportare sanzioni fino a 2.000€. Per evitarle, i migliori software di fatturazione elettronica e il sistema SDI dell’Agenzia delle Entrate prevedono meccanismi volti a semplificare la compilazione, con campi obbligatori, menu a tendina e indicazioni specifiche per ciascun campo. Però, nonostante questo supporto, potrebbe capitare di commettere degli errori.

Errori nella fattura elettronica: cosa fare?

Con le fatture cartacee, in caso di errore, il problema veniva risolto facilmente: bastava infatti eliminare fisicamente la fattura compilata ed emetterne una nuova. In caso di fattura già consegnata al cliente, invece, sarebbe bastato contattarlo e richiederne la restituzione, procedendo poi con l’emissione di un nuovo documento fiscale.

Oggi, questa procedura di correzione non è più applicabile alla fattura elettronica: essendo un documento digitale inviato tramite un sistema telematico, che mira a rendere la fattura unica e non modificabile, non è possibile semplicemente cancellare il file, ma sarà necessario emettere un nuovo documento. Questo nuovo documento, però, dovrà avere caratteristiche specifiche che variano a seconda del tipo di errore commesso.

Fatturazione elettronica: gli errori più diffusi

Gli errori relativi ad una fattura possono essere classificati in due categorie:

  • Errori formali: si riferiscono alla mancata o errata inclusione di dati necessari per consentire al Sistema SDI di inoltrare correttamente la fattura al destinatario. Questi includono l’uso di un codice Univoco o SDI non conformi, dati utente errati, descrizione delle quantità dei beni non rispondente alla realtà o al DDT (Documento di trasporto), nonché l’emissione di una fattura con data errata.
  • Errori sostanziali: riguardano gli importi economici e l’IVA presenti nella fattura. Questi errori possono consistere nell’omissione dell’IVA o nell’inserimento di un valore non corretto. Per correggere una fattura elettronica, non esiste una sola soluzione, ma l’approccio dipende dalla tipologia di errore. Infatti, è necessario intervenire in caso di fattura non ancora inviata, fattura elettronica scartata, fattura elettronica emessa e fattura elettronica alla PA rifiutata.

Correzione di una fattura elettronica non ancora inviata

Il primo caso di errore è il più semplice poiché si verifica nella fase iniziale della compilazione della fattura. In questa situazione, prima di inviare il documento, tutti i software di fatturazione elettronica richiedono una conferma. Se, durante la revisione della fattura, individui un errore, è sufficiente tornare indietro nel processo e correggerlo.

Nel caso in cui la fattura sia già stata salvata nel database, è comunque possibile apportare modifiche, ma solo finché non è stata confermata l’invio tramite il sistema SDI. In tal caso, sarà necessario valutare altre opzioni.

Correzione di una fattura elettronica scartata

Uno degli errori più comuni è presumere che l’accettazione della fattura nel Sistema di Interscambio (SDI) significhi che il documento sia stato accettato e non richieda ulteriori interventi. In realtà, è possibile che lo stato di riepilogo della fattura mostri la dicitura “Scartata”. Questo può accadere entro un massimo di 5 giorni dall’invio del documento tramite il Sistema di Interscambio e si verifica quando il sistema rileva un errore, che può riguardare la compilazione obbligatoria di determinati campi o l’inclusione di informazioni errate o incongruenti.

In altre occasioni, l’errore può essere legato a un’informazione non corretta che è stata inserita, ad esempio un errore nell’importo dell’IVA nei casi in cui è richiesto l’applicazione del reverse charge o del regime di split payment. Come agire in caso di fattura scartata?

Sono due le opzioni:

  • Emettere una fattura con la stessa numerazione e data della fattura originale.
  • Creare una nuova fattura.

Come modificare una fattura già emessa

Come già detto, una volta inviata una fattura elettronica tramite il sistema SDI e accettata, non può essere eliminata. Il documento rimarrà nel sistema e l’importo dell’IVA e l’importo imponibile si sommeranno per il calcolo della dichiarazione dei redditi IRPEF o per il registro fatture e l’IVA, in caso di un’impresa con regime ordinario. Se ti accorgi di aver commesso un errore hai comunque la possibilità di correggerlo emettendo un nuovo documento fiscale chiamato “nota di variazione”, che può essere di due tipologie:

  • Nota di debito
  • Nota di credito.

La nota di debito e la nota di credito

L’articolo 26 del D.P.R. 633/1972 stabilisce che la nota di debito venga emessa ogni volta che devi apportare una modifica alla fattura che riguarda un importo a tuo favore. Un esempio comune è quando hai emesso una fattura con un importo imponibile più basso rispetto a quello che il cliente deve effettivamente pagare.

D’altra parte, per correggere un importo più alto o un errore nell’importo dell’IVA, dovrai utilizzare una nota di credito. Entrambi i documenti di variazione non annullano la fattura precedente, che rimane valida, ma la modificano permettendo di correggere l’incongruenza presente.

Fattura elettronica respinta dalla Pubblica Amministrazione

La trasmissione della fattura alla PA segue regolamenti distinti per la compilazione del documento e per eventuali correzioni: la Pubblica Amministrazione ha la facoltà di respingere un documento fiscale, anche se è stato accettato dal sistema SDI. Il rifiuto della fattura può avvenire in due modi:

  • Inviando una notifica di esito negativo.
  • Rifiutandola dopo l’accettazione.

Nel primo caso, la fattura non viene accettata a causa di incongruenze ed errori, e verrai informato del rifiuto tramite un messaggio apposito nel software di fatturazione elettronica.

Dovrai emettere un nuovo documento fiscale con lo stesso numero e la stessa data di quello precedente, seguendo la procedura indicata dal software che utilizzi o dal sistema SDI dell’Agenzia delle Entrate. Se, invece, la fattura viene prima accettata e successivamente respinta a distanza di 15 giorni a causa di un errore, la procedura sarà più complessa.

Consigli pratici per evitare errori nelle fatture elettroniche 

Per evitare errori nelle fatture elettroniche e ridurre al minimo il rischio di doverle correggere successivamente, è importante seguire alcuni consigli pratici: 

1. Verifica attenta dei dati prima dell’invio: 

  • Prima di inviare una fattura elettronica, è fondamentale verificare attentamente tutti i dati inseriti, come i dati anagrafici del cliente, i codici articolo, le quantità, i prezzi, l’aliquota IVA e gli importi totali. 
  • È consigliabile utilizzare un check list per assicurarsi di non aver dimenticato nessun campo obbligatorio e di aver compilato correttamente tutte le voci. 
  • Esistono inoltre software di fatturazione elettronica che dispongono di funzioni di controllo automatico che possono aiutare a identificare eventuali errori di compilazione. 

2. Utilizzo di software affidabili: 

  • Scegliere un software di fatturazione elettronica affidabile e aggiornato è fondamentale per ridurre il rischio di errori. 
  • Un buon software dovrebbe disporre di diverse funzionalità per la compilazione delle fatture elettroniche, come la compilazione automatica di alcuni campi, la verifica della validità dei codici IVA e il calcolo automatico degli importi
  • È importante inoltre verificare che il software sia conforme alle ultime normative vigenti in materia di fatturazione elettronica. 

3. Conservazione di copie di backup: 

  • È consigliabile conservare una copia di backup di tutte le fatture elettroniche emesse, sia per motivi di sicurezza che per poterle eventualmente recuperare o modificare in caso di necessità. 
  • Le copie di backup possono essere conservate su un computer locale, su un dispositivo di archiviazione esterno o su un servizio di cloud storage
  • È importante inoltre verificare periodicamente l’integrità delle copie di backup per assicurarsi che siano leggibili e accessibili. 

Seguendo questi semplici consigli, è possibile ridurre notevolmente il rischio di commettere errori nelle fatture elettroniche e semplificare il processo di gestione della fatturazione. 

Kubik, il software di fatturazione elettronica di Alias Digital 

Se gestire correttamente la fatturazione elettronica è fondamentale per la salute finanziaria della tua azienda, Kubik, il software di fatturazione elettronica di Alias Digital, è la soluzione perfetta per semplificare questo processo ed evitare errori e correzioni. Kubik offre un supporto completo nella compilazione delle fatture, con campi obbligatori, menu a tendina e indicazioni specifiche per ciascun campo, riducendo al minimo il rischio di incorrere in errori formali o sostanziali. 

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