Le nuove linee guida dell’AgID 2022 sono entrate in vigore a partire dal 1° gennaio 2022. Come intuibile queste indicazioni riguardano la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici e sono di interesse cruciale per tutte le organizzazioni, di natura pubblica o privata, che hanno l’obbligo di conservare i file elettronici e digitali. Cerchiamo di fare chiarezza sulle nuove indicazioni dell’AgID in questo articolo di Alias Digital.
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Nuove linee AgID: alcuni cenni storici
Prima di capire nel dettaglio cosa dicono le nuove linee AgID sulla conservazione dei documenti informatici cerchiamo di delineare il perimetro ideologico che ha portato a questo aggiornamento. I primi testi che hanno cercato di normare la documentazione elettronica legata alle attività di imprese, PA e privati sono stati il CAD, acronimo di Codice dell’Amministrazione Digitale e istituito con il Decreto legislativo 82/2005, e il TUDA, ovvero il Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa.
Ovviamente i grandi cambiamenti a livello gestionale portati dalla digitalizzazione hanno reso necessario rivedere le normative inserite nel CAD e nel TUDA, al fine da definire una strada univoca da seguire nella gestione, archiviazione e conservazione dei documenti digitali. Le linee guida dell’AgID 2022 sono così state create con un solo obiettivo: aggiornare tutte le attuali regole ancora fondate sul CAD e sulle, oramai vetuste, indicazioni contenute nel DPCM del 13-11-2014 che parlava di “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici”.
Nuove linee AgID: cosa sapere
Le nuove linee guida sulla conservazione dei documenti informatici hanno un obiettivo primario: semplificare la gestione del documento informatico. Per riuscire in questo intento è stato formulato un testo estremamente flessibile, in grado di adeguarsi rapidamente ad eventuali cambiamenti che la velocità della rivoluzione digitale può richiedere in qualsiasi momento.
Le nuove norme dell’AgID sono rivolte a tutte le Pubbliche Amministrazioni italiane e a tutte le personalità giuridiche e private che trattano documenti informatici. La loro emanazione ha funzione abrogativa sulle precedenti norme, nel dettaglio:
- DPCM del 13 novembre 2014: “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici”;
- DPCM del 3 dicembre 2013: “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”;
- DPCM del 3 dicembre 2013: “Regole tecniche per il protocollo informatico” (abrogazione parziale).
Responsabile della gestione e responsabile della conservazione: la principali novità dell’AgID
Una delle novità più importanti delle nuove Linee Guida dell’AgID è legata alle figure del Responsabile della gestione documentale e del Responsabile della conservazione digitale. Per quanto riguarda il Responsabile della gestione documentale le Pubbliche Amministrazioni sono obbligate a nominare tale figura, mentre è facoltativo per le aziende. In ogni caso la persona che assume questo compito deve possedere comprovati requisiti professionali e svolgere i seguenti compiti:
- Gestione dei protocolli informatici;
- Gestione dei flussi documentali e degli archivi;
- Organizzazione di un manuale di gestione documentale (un manuale in cui – come si legge sulle norme AgID – “si descrive il sistema di gestione informatica dei documenti”).
La nomina del Responsabile della conservazione digitale è invece obbligatoria sia per le Pubbliche Amministrazioni quanto per le aziende private. Il responsabile della conservazione deve necessariamente essere una persona fisica con adeguate competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche. Il compito primario è quello di gestire l’intero processo di conservazione e di redigere il manuale di conservazione digitale, un documento informatico nel quale vanno inserite le seguenti informazioni:
- La struttura dell’organizzazione digitale, attraverso la descrizione dei soggetti coinvolti e dei loro ruoli;
- Il modello di funzionamento dell’organizzazione digitale;
- Le misure di sicurezza informatica adottate dall’azienda;
- Tutte le informazioni legate alla gestione del sistema di conservazione.
Doceasy: il software in Cloud per la conservazione a norma
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