Deposito bilanci in XBRL: guida pratica e software consigliati

Negli ultimi anni il formato XBRL si è affermato come lo standard per la redazione e il deposito dei bilanci aziendali in Italia, in quanto rende tali documenti facilmente fruibili, elaborabili e confrontabili. Ma cosa significa concretamente per imprese, studi professionali e consulenti?  

In questo articolo scopriremo come funziona la compilazione di un bilancio in XBRL, per capire cosa bisogna sapere a riguardo, quali sono i formati obbligatori e i controlli da superare. Inoltre, vedremo anche l’importanza di utilizzare un software moderno e completo per la fatturazione elettronica e la gestione documentale per semplificare la gestione dei bilanci in XBRL. 

Cos’è l’XBRL e perché è obbligatorio 

XBRL (eXtensible Business Reporting Language) è un linguaggio informatico standard, più precisamente un mark-up language o linguaggio di marcatura, utilizzato per la comunicazione elettronica di dati contabili e finanziari. In Italia, il suo impiego è obbligatorio per il deposito dei bilanci ordinari e abbreviati delle società di capitali presso il Registro delle Imprese. 

Questo obbligo, che vale per quasi tutte le aziende a parte alcune eccezioni, è stato introdotto con il DPCM del 10 dicembre 2008 ed è in vigore dal 2010. Da allora, ogni anno le imprese devono convertire il proprio bilancio nel formato XBRL prima di inviarlo in modalità telematica al Registro Imprese della Camera di Commercio competente. 

Il formato XBRL consente una maggiore standardizzazione, poiché rende i dati facilmente leggibili e analizzabili sia dai sistemi informatici che dagli operatori del settore. Questa caratteristica favorisce un’elevata trasparenza, comparabilità ed efficienza dei bilanci depositati, inoltre assicura l’ufficialità dei dati riportati all’interno del documento. 

Quali società non devono redigere il bilancio in formato XBRL 

Come abbiamo accennato, non tutte le imprese devono redigere il bilancio in formato XBRL, infatti la normativa di legge prevedere alcune esclusioni per le seguenti organizzazioni: 

• società quotate in quanto devono redigere il bilancio in base allo standard ESEF; 

• società di assicurazione e riassicurazione come stabilito dall’articolo 1 del D.Lgs. 7 settembre 1992, n. 209; 

• società non quotate che già redigono il bilancio in modo conforme ai principi contabili internazionali; 

• banche e istituti finanziari che redigono il bilancio secondo quando previsto dal D.Lgs. 7 settembre 1992, n. 87; 

• società controllate o incluse nel bilancio consolidato di un’azienda che appartiene alle categorie indicate. 

Quali documenti vanno depositati in XBRL 

Non tutto il bilancio deve essere redatto secondo lo standard XBRL. In particolare, il formato strutturato si applica solo a determinati documenti, mentre altri restano in formato PDF/A. Nel dettaglio: 

• lo stato patrimoniale e il conto economico devono essere redatti obbligatoriamente in XBRL; 

• la nota integrativa va redatta in XBRL solo per i bilanci elaborati secondo il principio delle microimprese (D.Lgs. 139/2015); 

• la relazione sulla gestione, il verbale di approvazione e la relazione del revisore invece restano in formato PDF/A. 

Questa distinzione è importante perché impatta direttamente sulla procedura di redazione del bilancio e sulla scelta degli strumenti digitali da adottare per questo processo. 

La tassonomia: il vocabolario XBRL da usare 

Per compilare un bilancio in XBRL è necessario utilizzare una specifica tassonomia, ovvero un insieme di regole che definisce come strutturare e rappresentare i dati in modo conforme alle disposizioni in materia. La tassonomia vigente è la PCI_2022-07-01, approvata da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) e Unioncamere.  

Ogni anno o biennio la tassonomia può essere aggiornata, quindi è importante verificare di utilizzare sempre la versione più recente. Il documento XBRL generato, infatti, deve essere sempre conforme a questa tassonomia, altrimenti si rischia il rigetto del bilancio da parte della Camera di Commercio. Per questo è fondamentale utilizzare un software aggiornato e conforme agli standard di legge. 

I controlli di convalida: superare gli errori prima del deposito 

Prima di procedere con l’invio del bilancio XBRL è necessario sottoporre il file ai controlli di validazione previsti. Si tratta nello specifico di verifiche automatiche che accertano una serie di requisiti: 

• la correttezza sintattica del file (XBRL valido secondo le regole XML); 

• la coerenza con la tassonomia adottata; 

• la congruenza dei dati, ad esempio se i totali sono corretti e se non ci sono campi obbligatori mancanti. 

Il mancato superamento di questi controlli comporta la non accettazione del bilancio da parte del sistema Telemaco. Per questo motivo, è utile disporre di un sistema che includa funzioni di controllo e validazione preventiva, evitando ritardi e un dispendio inutile di risorse. 

Come redigere un bilancio in XBRL: la procedura passo a passo 

A questo punto vediamo un breve schema operativo per redigere correttamente un bilancio in XBRL, per conoscere la procedura completa da seguire passo a passo. 

1. Preparare il bilancio nei formati richiesti: bisogna redigere lo stato patrimoniale e il conto economico secondo gli schemi previsti dalla tassonomia di riferimento. 

2. Utilizzare un software compatibile per creare il file XBRL secondo la tassonomia corrente. 

3. Eseguire i controlli di validazione sul file generato, correggendo eventuali errori rilevati durante la verifica. 

4. Verificare la correttezza dei documenti allegati (nota integrativa, relazioni, eccetera). 

5. Firmare digitalmente i documenti usando un sistema conforme per la firma elettronica. 

6. Effettuare il deposito tramite Telemaco o un altro sistema autorizzato. 

L’importanza di un software completo per la fatturazione elettronica e la gestione documentale 

Per molte imprese e studi professionali il processo di redazione e deposito del bilancio rappresenta solo una delle molte attività amministrative e contabili da gestire. In questo contesto, utilizzare un software completo per la fatturazione elettronica e la gestione documentale integrata può fare la differenza. 

Un sistema moderno e aggiornato non solo supporta nella creazione del file XBRL conforme alle specifiche tecniche, ma consente anche di: 

• organizzare e archiviare i documenti necessari al bilancio in modo ordinato e sicuro; 

• sincronizzare i dati contabili in tempo reale con il sistema gestionale aziendale; 

• generare automaticamente i report utili per l’analisi di bilancio; 

• gestire la firma digitale e l’invio telematico dei documenti; 

• monitorare le scadenze e automatizzare le notifiche per evitare ritardi o dimenticanze. 

Un buon gestionale, inoltre, permette una continuità digitale tra le attività quotidiane e quelle di chiusura esercizio, evitando duplicazioni dei dati e migliorando la coerenza delle informazioni. D’altronde, per redigere un bilancio in formato XBRL basta usare un comune software gestionale, oppure gli strumenti messi a disposizione dal Registro Imprese.  

Consigli pratici per evitare gli errori più comuni 

Redigere un bilancio in formato XBRL in modo conforme non è difficile, tuttavia esistono diversi errori comuni che non bisogna commettere per evitare di compromettere il deposito del bilancio.  

Ecco alcuni suggerimenti utili per una gestione più fluida di questo processo: 

• aggiornare regolarmente il software utilizzato per garantire la conformità alla tassonomia corrente; 

• eseguire sempre una validazione preventiva, in quanto è meglio rilevare un errore prima del deposito che doverlo correggere in urgenza; 

• mantenere ordinata la documentazione usando una checklist per verificare la presenza di tutti i file obbligatori; 

• pianifica il deposito con anticipo, poiché nei periodi di scadenza gli strumenti online possono rallentare o andare in blocco; 

• formare il personale interno su pratiche e strumenti per aumentare l’autonomia operativa e ridurre il margine di errore. 

Il formato XBRL ha portato maggiore trasparenza e standardizzazione nella redazione dei bilanci aziendali, ma richiede anche una certa attenzione agli aspetti tecnici e procedurali. Dotarsi degli strumenti giusti e seguire una procedura ben strutturata permette di evitare errori e perdite di tempo, per migliorare i flussi di lavoro e prepararsi con serenità alla prossima stagione dei bilanci. 

Domande Frequenti