Con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica tutte le aziende e i professionisti sono dovuti passare a una gestione digitalizzata dei documenti fiscali. Tuttavia, esistono delle differenze tra la fattura alla Pubblicazione Amministrazione e quella B2B, cioè tra le fatture emesse nei confronti di un ente pubblico e quelle rivolte a un’azienda o un professionista titolare di partita IVA.
Benché il processo di fatturazione sia simile in entrambi i casi, sia i processi di compilazione che i soggetti coinvolti differiscono leggermente. Scopriamo quali sono i principali obblighi da conoscere e da rispettare, come bisogna compilare in maniera corretta una fattura PA e in che modo ottimizzare queste operazioni attraverso la tecnologia, per assicurare una fatturazione efficiente e conforme alle norme di legge.
Come funziona la fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione
Come previsto dalle norme, dal 2015 è in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per la Pubblica Amministrazione, un obbligo introdotto dal 2019 anche per i privati e dal 1° gennaio 2024 per i forfettari. In particolare, chiunque fornisca beni o servizi a un ente della PA deve necessariamente emettere una fattura elettronica, quindi in formato XML e inviata al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
Un altro elemento essenziale è la firma elettronica della fattura inviata alla Pubblica Amministrazione, affinché tutte le informazioni contenute nel documento fiscale siano considerate conformi. Inoltre, la firma elettronica permette di garantire l’autenticità dell’emittente della fattura elettronica. Un altro aspetto fondamentale è la conservazione a norma per 10 anni, attraverso un servizio certificato in grado di assicurare la piena compliance normativa.
Le fatture verso la PA devono anche essere compilate correttamente, inserendo tutte le informazioni previste dalle norme di legge. Nello specifico, è necessario indicare:
- il Codice Univoco (CU) che identifica l’ufficio pubblico destinatario della fattura composto da 6 caratteri alfanumerici (quello dei privati è formato da 7 caratteri (ad esempio il codice di partita IVA);
- il Codice Identificativo di Gara (CIG) che permette di identificare la gara d’appalto ed è composto da 10 caratteri alfanumerici;
- il Codice Unico di Progetto (CUP) che consente di identificare il progetto di investimento pubblico ed è formato da 15 caratteri alfanumerici.
Nelle fatture verso la Pubblica Amministrazione bisogna considerare anche lo Split Payment (dall’inglese scissione dei pagamenti). Questo regime speciale prevede che siano direttamente gli enti pubblici a versare l’IVA, invece dei fornitori dopo aver ricevuto il pagamento comprensivo di IVA. In questo caso, quindi, chi emette fattura a una PA deve riportare che si tratta di un’operazione soggetta a Split Payment prima di apporre la firma digitale e inviare la fattura al Sistema di Interscambio.
Come funziona la fatturazione elettronica in ambito B2B
La fatturazione elettronica nel B2B funziona in modo diverso rispetto a quella verso la Pubblica Amministrazione. Innanzitutto, nelle fatture tra privati con partita IVA bisogna indicare il Codice Destinatario, ossia un codice alfanumerico di 7 caratteri identificativo dell’azienda o del professionista verso cui si emette la fattura. In alternativa, è necessario lasciare vuoto questo campo ed emettere una fattura elettronica con la PEC del destinatario, ovvero inserendo l’indirizzo di posta elettronica certificata del soggetto che riceve il documento fiscale.
In secondo luogo, nonostante anche le fatture elettroniche in ambito B2B utilizzino il formato FPR12 (per le fatture PA è il formato FPA12, ma sostanzialmente non cambia nulla), in alcuni casi è consentito l’uso della fattura semplificata. In questo caso, dal 1° gennaio 2025 i forfettari possono fare la fattura semplificata anche per importi oltre 400 euro, mentre gli altri contribuenti che non aderiscono al regime forfettario possono utilizzare questo formato solamente per importi fino a 400 euro. Il valore limite va calcolato tenendo conto dell’importo della fattura comprensivo di imponibile più IVA.
Per il resto, invece, anche nella fatturazione elettronica B2B è necessario inviare i documenti al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, inoltre bisogna conservare le fatture a norma per 10 anni in caso di controlli. Esistono però delle esenzioni per la fattura elettronica, previste ad esempio per gli operatori sanitari che effettuano prestazioni sanitarie alle persone fisiche, oppure nel caso di un’azienda che deve emettere delle fatture verso l’estero a soggetti non residenti stabilmente in Italia.
Le differenze sulla fatturazione elettronica tra PA e B2B
Come abbiamo visto, esistono alcune differenze nell’abito della fatturazione elettronica nel B2B e per la Pubblica Amministrazione. Ecco una tabella riassuntiva per ricapitolare le principali divergenze tra le due casistiche.
| Fattura PA | Fattura B2B | |
| Destinatari | Enti della Pubblica Amministrazione | Operatori privati titolari di partita IVA |
| Identificazione destinatario | Codice Destinatario | Codice Univoco |
| Formato trasmissione | FPA12 | FPR12 |
| Versamento IVA | Split Payment (l’IVA è versata direttamente dalla PA) | L’IVA è versata dal destinatario acquirente |
I vantaggi dei software cloud per la fatturazione elettronica verso la PA
La soluzione ideale per semplificare la fattura PA e garantire la compliance normativa è l’utilizzo di un software per la fatturazione elettronica. Un gestionale consente di adempiere a tutti gli obblighi fiscali in modo facile, veloce e a norma, per liberare risorse utili da dedicare alla crescita del business e alle attività a maggiore valore aggiunto per l’organizzazione. Inoltre, in questo modo è possbile minimizzare il rischio di errori e imprecisioni che potrebbero causare sanzioni e danni reputazionali.
In particolare, l’opzione più apprezzata dalle aziende per gestire le fatture verso la PA, le imprese, i titolari di partita IVA e i privati è un software per la fatturazione elettronica in cloud. D’altronde, rispetto alle soluzioni convenzionali la tecnologia cloud assicura numerosi vantaggi alle aziende, soprattutto in termini di:
- sicurezza e affidabilità – i software cloud per la fatturazione elettronica garantiscono la massima sicurezza dei dati e la certezza della conservazione a norma dei documenti per 10 anni, assicurando un’elevata affidabilità nei processi di fatturazione e monitoraggio dei documenti fiscali;
- risparmio di tempo – le operazioni di fatturazione gestite con un software in cloud sono molto veloci e consentono alle aziende di risparmiare molto tempo rispetto alla gestione tradizionale;
- risparmio di risorse – uno dei vantaggi della fatturazione in cloud è la possibilità di ottimizzare le risorse dedicate a questi processi, passando a una gestione completamente paperless con costi contenuti grazie al cloud;
- risparmio di spazio – il cloud permette alle aziende di risparmiare non solo risorse e tempo ma anche spazio, in quanto i gestionali in cloud non richiedono l’installazione di server o altri componenti hardware usufruendo di un accesso diretto online al software di fatturazione.
Inoltre, i moderni software cloud per la fatturazione elettronica sono anche altamente personalizzabili, per rispondere a qualsiasi esigenza di imprese e professionisti nell’ambito delle procedure di gestione delle fatture. In questo modo è possibile ottimizzare tutti i processi di fatturazione, assicurando la piena conformità normativa e un utilizzo intelligente delle risorse aziendali.
Domande Frequenti
Quali tipi di fatture possono essere accettati da una Pubblica Amministrazione?
L’unica tipologia di fattura che può essere accettata da una Pubblica Amministrazione è la FatturaPA, poiché pienamente conforme a quanto disposto dall’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72.Â
Qual è il formato della Fattura PA?Â
La Fattura PA viene elaborata in formato XML, l’unico compatibile con il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Per maggiori informazioni è possibile consultare il sito ufficiale fatturapa.gov.it dell’Agenzia delle Entrate.Â
Quando si emette la fattura PA?
In base a quanto previsto dalla normativa di legge, è possibile emettere una fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui è effettivamente avvenuta la cessione di beni o servizi a favore dell’ente pubblico.Â
Qual è la differenza tra una fattura elettronica PA e una B2B?Â
La principale differenza tra una fattura elettronica PA e una B2B è il destinatario del documento fiscale: nel primo caso si tratta di un ente della Pubblica Amministrazione, nel secondo invece di un’azienda o un professionista titolare di partita IVA. Esistono inoltre differenze nella compilazione del campo Formato Trasmissione e Codice Destinatario.Â
