Gestione dei dipendenti: informazioni e strumenti utili

Uno degli aspetti fondamentali per un datore di lavoro è la gestione dei dipendenti, sia dal punto di vista normativo che umano. Nel primo caso bisogna operare in modo conforme alla legge, rispettando le varie norme che disciplinano i rapporti di lavoro tra aziende e dipendenti per evitare sanzioni e contenziosi. Allo stesso tempo, è importante gestire correttamente e in modo efficace il proprio team per migliorare la produttività e il coinvolgimento del personale. 

In questa guida partiremo con l’analisi dei principali contratti di lavoro che si possono utilizzare per assumere dei lavoratori, per poi valutare le normative da conoscere per la gestione del personale aziendale. Infine forniremo alcuni consigli utili per gestire i dipendenti in maniera più efficiente, favorendo una cultura aziendale positiva all’interno dell’organizzazione.  

Le principali tipologie di contratti di lavoro in Italia 

In Italia esistono diverse tipologie di contratti di lavoro subordinato, ognuna delle quali presenza specifiche caratteristiche e applicazioni disciplinate dal D.Lgs. n. 81/2015. Capire quale disciplina del lavoro utilizzare è un aspetto fondamentale per qualsiasi azienda, in quanto influisce sia sul dipendente che sulle finanze e le incombenze dell’impresa. 

Contratto a tempo indeterminato 

Il contratto a tempo indeterminato è la forma contrattuale più stabile e tradizionale nel mercato del lavoro italiano. Prevede un rapporto di lavoro continuativo tra il datore di lavoro e il dipendente, senza una scadenza prestabilita. Questo tipo di contratto offre al lavoratore una maggiore sicurezza, mentre il datore di lavoro ha la possibilità di costruire un rapporto lavorativo di lungo termine. ​ 

Contratto a tempo determinato  

Il contratto a tempo determinato prevede una durata massima di 12 mesi che può essere estesa fino a 24 mesi, al termine della quale il rapporto di lavoro cessa automaticamente, salvo eventuali proroghe (massimo 4 nell’arco di 24 mesi) o trasformazioni in contratto a tempo indeterminato.  

Questo tipo di contratto viene utilizzato spesso per soddisfare le esigenze temporanee o stagionali dell’azienda, ma consente anche di ridurre i costi iniziali e valutare un lavoratore prima dell’assunzione definitiva. In generale, il contratto di lavoro a tempo determinato assicura maggiore flessibilità, sia al dipendente che al datore di lavoro.  

Contratto part-time  

Il contratto part-time o a tempo parziale prevede un orario di lavoro ridotto rispetto a quello dei contratti con un impiego a tempo pieno. Il part-time può essere orizzontale (riduzione dell’orario giornaliero), verticale (lavoro a tempo pieno solo in determinati giorni della settimana, del mese o dell’anno) o misto. Questo rapporto di lavoro assicura un’elevata flessibilità sia al datore di lavoro che al dipendente. ​ 

Contratto di apprendistato 

Il contratto di apprendistato ha una durata di 3 anni e un contenuto formativo destinato ai giovani, tuttavia dal 1° gennaio 2022 in caso di qualificazione e riqualificazione professionale è possibile assumere lavoratori senza limiti di età con l’apprendistato professionalizzante. Si tratta ad esempio di beneficiari del trattamento straordinario di integrazione salariale o di un trattamento di disoccupazione.  

L’apprendistato è un contratto di lavoro che combina lavoro e formazione. L’obiettivo è favorire l’inserimento nel mondo del lavoro e l’acquisizione di competenze professionali. Questo contratto offre inoltre importanti benefici a livello retributivo e contributivo per le aziende, come la possibilità di inquadrare il lavoratore fino a due livelli inferiori a quello spettante e usufruire di un trattamento agevolato sui contributi dell’apprendistato. 

Esistono diverse tipologie di contratto di apprendistato: 

• professionalizzante per i giovani da 18 a 29 anni d’età per apprendere un mestiere oppure ottenere una qualifica professionale; 
• alta formazione e ricerca per i giovani fino a 29 anni d’età per conseguire titoli di studio universitari e di alta formazione, attività di ricerca o praticantati per accedere alle professioni ordinistiche; 
• per la qualifica e il diploma professionale, il diploma di istruzione secondaria superiore e il certificato di specializzazione tecnica superiore, una tipologia di apprendistato per i giovani da 18 a 25 anni d’età che serve per conseguire queste qualificazioni in un ambiente di lavoro. 

Contratto di somministrazione 

Il contratto di somministrazione è utilizzato per ridurre i costi di gestione e reperimento del personale, per aumentare la flessibilità nella gestione della forza lavoro e semplificare l’individuazione di figure professionali difficili da reperire. La somministrazione prevede limiti economici e, in alcune circostanze come l’impiego nelle Pubblica Amministrazione, temporali specifici, ma in ogni caso non implica un vincolo di subordinazione.  

Questa tipologia di contratto di lavoro prevede tre soggetti:  

• un’agenzia autorizzata (somministratore) iscritta all’Albo presso l’Agenzia nazionale per le politiche del lavoro; 
• un soggetto utilizzatore che si avvale dei servizi dei lavoratori somministrati; 
• i lavoratori assunti dal somministratore e inviati in servizio presso l’utilizzatore. ​ 

Si tratta di un istituto particolarmente complesso da gestire, in quanto è soggetto a due diversi rapporti contrattuali, uno di natura commerciale di somministrazione e l’altro di lavoro a tempo determinato o indeterminato. Esiste inoltre una specifica ripartizione degli obblighi e dei poteri tra l’utilizzatore e il somministratore. In alcuni casi però il contratto di somministrazione è vietato dalla legge, ad esempio per sostituire i lavoratori che esercitano il diritto di sciopero.  

Contratto di lavoro a chiamata (intermittente) 

Conosciuto anche come “lavoro intermittente”, il contratto di lavoro a chiamata prevede che il lavoratore sia a disposizione del datore di lavoro che lo chiama in servizio quando necessario. Questa soluzione è adatta soprattutto per le aziende che hanno esigenze lavorative non prevedibili o discontinue. Può durare fino a un massimo di 400 giornate nell’arco di 3 anni, ad eccezione dei settori del turismo, dei pubblici esercizi e dello spettacolo.     

Le normative da rispettare nella gestione dei dipendenti 

Oltre alla scelta del contratto di lavoro più appropriato alla propria situazione e ai vincoli di legge, è fondamentale per i datori di lavoro conoscere e rispettare le normative vigenti in materia di lavoro. Ecco alcuni dei principali riferimenti da seguire nella gestione dei dipendenti di un’organizzazione.​ 

Costituzione Italiana 

La Costituzione Italiana sancisce i principi fondamentali del diritto al lavoro e alla tutela del lavoratore. L’articolo 1, ad esempio, afferma che l’Italia è una Repubblica fondata sul lavoro, mentre l’articolo 4 riconosce a tutti i cittadini il diritto al lavoro e promuove le condizioni che rendano effettivo questo diritto.​ 

Statuto dei Lavoratori (Legge 20 maggio 1970, n. 300) 

Questo importante provvedimento legislativo tutela la libertà e la dignità dei lavoratori, promuove l’attività sindacale e prevede norme sul collocamento. Tra le disposizioni più rilevanti dello Statuto dei Lavoratori ci sono le tutele previste per i lavoratori in caso di licenziamento illegittimo, ma anche quelle che proteggono la libertà e la dignità dei lavoratori.  

Codice Civile 

Il Codice Civile italiano contiene numerose disposizioni relative al rapporto di lavoro, tra cui gli obblighi del datore di lavoro e del lavoratore, la retribuzione, le mansioni e il licenziamento. Il Codice Civile, inoltre, disciplina una serie di operazioni societarie, come il cambio di forma giuridica di un’azienda. ​  

Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL) 

I CCNL sono accordi stipulati tra le organizzazioni sindacali dei lavoratori e le associazioni dei datori di lavoro. Regolano in dettaglio i vari aspetti del rapporto di lavoro, come retribuzione, orario di lavoro, ferie, permessi e diritti sindacali. È obbligo del datore di lavoro applicare il CCNL pertinente al settore di appartenenza dell’azienda. ​ 

Normativa sulla Sicurezza sul Lavoro (D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81) 

Conosciuto come Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro, questo decreto legislativo stabilisce le misure per la tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori nei luoghi di lavoro. Prevede obblighi specifici per i datori di lavoro, tra cui la valutazione dei rischi, la formazione dei lavoratori e l’adozione di misure preventive.​ 

Consigli utili per gestire i dipendenti in maniera efficace 

Oltre ai contratti di lavoro e alle normative di legge, i datori di lavoro dovrebbero adottare delle strategie efficaci per gestire il personale in modo ottimale. D’altronde, mentre nelle aziende più strutturate è il reparto delle risorse umane a occuparsi di questi aspetti, nelle piccole imprese è spesso il datore di lavoro a dover gestire direttamente le dinamiche professionali e personali del team. 

• gestire i conflitti interni in modo corretto, cercando di favorire l’ascolto attivo e promuovendo una comunicazione rispettosa nell’organizzazione, ma anche mettendo a disposizione degli strumenti di mediazione per risolvere in modo rapido e soddisfacente i conflitti; 
• delegare la gestione del personale, affidando questi compiti a persone competenti e specializzate ed evitando di sovraccaricarsi di lavoro in quanto potrebbe causare stress e situazione di conflitto; 
• definire obiettivi chiari e precisi per il team, affinché ogni dipendente sappia cosa deve fare e qual è l’obiettivo da raggiungere;
• ascoltare le esigenze dei dipendenti, migliorando il benessere del personale attraverso una maggiore conciliazione della vita privata e lavorativa, ad esempio concedendo lo smart working o lasciando scegliere ai dipendenti i giorni in cui possono lavorare da casa, oppure adottando una maggiore flessibilità su ferie e permessi; 
• adeguare salari e benefit, cercando di offrire stipendi competitivi e bonus aggiuntivi per incentivare la produttività e valorizzare il merito. 

Ovviamente servono anche gli strumenti giusti per una corretta gestione dei dipendenti, investendo in digitalizzazione e tecnologie all’avanguardia come i software per la firma elettronica. La firma digitale, infatti, consente firmare a distanza i documenti con pieno valore legale, creare spazi collaborativi gestendo ruoli e autorizzazioni senza compromettere la privacy e velocizzare la gestione documentale dell’azienda.  

La firma elettronica è una soluzione ormai imprescindibile per professionisti, agenzie e aziende, in quanto consente di ottimizzare i flussi operativi, semplificare il lavoro e ridurre le inutili perdite di tempo dovute alla firma di persona dei documenti. La firma elettronica può essere applicata anche sui contratti di lavoro, basta utilizzare una modalità che assicura la piena validità legale grazie alla massima conformità normativa. 

Domande Frequenti