Sicurezza informatica negli studi professionali: requisiti e procedure

Negli ultimi anni la digitalizzazione del lavoro ha offerto numerosi vantaggi ai professionisti, soprattutto in termini di ottimizzazione dei costi, aumento dell’efficienza e maggiore equilibrio tra la vita privata e quella lavorativa. Tuttavia, l’utilizzo sempre più diffuso delle nuove tecnologie richiede anche un’elevata attenzione alla sicurezza informatica negli studi professionali. 

L’era digitale, infatti, non offre soltanto benefici, ma comporta anche dei rischi di cybersecurity, pericoli che i professionisti devono conoscere e prevenire in maniera adeguata e conforme alle normative di legge. Per questo è importante sapere quali sono regole e procedure essenziali per proteggere i dati e l’attività, allo scopo di garantire gli standard minimi di sicurezza informatica previsti dalle direttive europee e nazionali.  

Cosa si intende con cybersecurity degli studi professionali 

Prima di tutto è fondamentale capire cosa si intende quando si parla di cybersecurity degli studi professionali, ovvero tutte le attività gestite da professionisti come avvocati, ingegneri, medici, commercialisti o consulenti. In questo contesto, la sicurezza informatica riguarda la protezione di dati, sistemi e reti dagli attacchi informatici, ossia la difesa delle infrastrutture hardware e software e dei dati di clienti e partner dalle minacce digitali operate dagli hacker. 

La cybersecurity comprende diverse procedure che possono essere distinte in tre attività principali: 

• adeguata prevenzione dei rischi informatici;
• sviluppo di difese informatiche idonee ed efficaci; 
• corretta gestione degli attacchi informatici. 

Tutti questi processi devono essere definiti in modo tale da garantire non solo la sicurezza dell’attività professionale, ma anche la piena conformità normativa. Sono diverse, infatti, le norme che disciplinano la sicurezza informatica e l’utilizzo delle tecnologie digitali nelle aziende, tra cui i principali riferimenti sono: 

• GPDR (General Data Protection Regulation), ovvero il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’Unione Europea; questa normativa dell’UE obbliga tutte le aziende e le attività professionali ad adottare specifiche procedure in termini di gestione e protezione dei dati personali. 
• CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale); nonostante questo testo unico sia specifico per l’informatizzazione nelle Pubbliche Amministrazioni, interessa anche tutti i soggetti privati che interagiscono con enti pubblici. 
• Legge 81/08; il Decreto Legislativo sulla sicurezza e la salute nei luoghi di lavoro contiene anche delle indicazioni in merito alla sicurezza informatica legate all’utilizzo di dispositivi digitali e al telelavoro.  
• AI Act (Artificial Intelligence Act), il Regolamento dell’UE in materia di intelligenza artificiale; entrato in vigore dal 1° agosto 2024, ma non ancora pienamente, questa normativa regola lo sviluppo e l’utilizzo di tecnologie di IA secondo un approccio basato sul rischio per promuovere un uso affidabile, trasparente e sicuro dell’intelligenza artificiale. 

Le principali minacce informatiche per gli studi professionali 

Gli studi professionali devono tutelarsi contro una serie di minacce informatiche, cercando di prevenire tutti i rischi digitali che potrebbero compromettere la sicurezza dell’attività e causare un furto di dati sensibili. Si tratta di un pericolo reale, infatti secondo l’OAD 2024 di AIPSI, l’Osservatorio Attacchi Digitali in Italia a cura dell’Associazione Italiana Professionisti Sicurezza Informatica, il 72,4% delle imprese italiane ha subito un attacco informatico nel 2023.  

Ma quali i principali cyber risk che uno studio professionale deve considerare oggi? Tra i rischi informatici più comuni ci sono: 

• malware, sono software malevoli che riescono a infiltrarsi nei sistemi informatici e nei dispositivi come pc, smartphone, tablet e smart tv causando danni all’attività, con i quali i malintenzionati possono spiare le vittime e rubare i dati personali;
• ransomware, è un particolare tipo di malware che blocca l’accesso ai dispositivi e ai sistemi informatici, spesso accompagnato da una richiesta di pagamento per ottenere lo sblocco degli apparecchi infettati; 
• phishing, si tratta di un cyber attacco realizzato solitamente attraverso email ingannevoli o siti web falsi, con l’intento di sottrarre informazioni sensibili come codici di accesso e password fingendosi entità autorevoli e affidabili; 
• attacchi DDoS (Distributed Denial-of-Service), sono attacchi informatici che sovraccaricano i sistemi informatici, con l’intento di impedire o rallentare l’accesso a reti, applicazioni e infrastrutture digitali attraverso centinaia o migliaia di richieste fittizie simultanee; 
• social engineering, sono attività criminali il cui obiettivo è manipolare le persone per ottenere informazioni sensibili o l’accesso non autorizzato ai sistemi aziendali; 
• violazione delle password, ovvero attacchi hacker effettuati solitamente tramite software specifici che consentono di individuare le password di accesso sfruttando la vulnerabilità delle password stesse o dei sistemi informatici.  

Come gli studi professionali possono difendersi dai rischi digitali 

Oggi anche gli studi professionali devono adottare un approccio consapevole alla cybersecurity, cercando di minimizzare il rischio che un attacco hacker possa andare a buon fine e definendo delle procedure adeguate per gestire le minacce informatiche. Per farlo serve una strategia di sicurezza informatica, partendo dall’analisi dei rischi di cybersecurity a cui l’attività è esposta per individuare come migliorare le difese e ridurre le vulnerabilità.  

Una strategia di cybersecurity efficace per uno studio professionale richiede la massima attenzione a tre aspetti specifici: 

• formazione del personale, bisogna investire nella formazione del personale contro il cyber risk, affinché ogni persona sia consapevole dei rischi informatici e delle procedure da seguire in caso di attacco, informando inoltre i collaboratori sulle corrette procedure di utilizzo dei dispositivi e dei sistemi informatici dello studio; 
• processi di sicurezza informatica, ogni studio professionale dovrebbe stabilire delle procedure adeguate di prevenzione dei rischi informatici e gestione degli incidenti, processi che devono essere costantemente aggiornati e revisionati; 
• strumenti e tecnologie di cybersecurity, gli studi dovrebbero dotarsi di strumenti e tecnologie di sicurezza informatica adeguati al livello di rischio esistente, per rendere accettabile il cyber risk e garantire un livello ottimale di sicurezza. 

Alcuni consigli utili per migliorare la cybersecurity di uno studio professionale 

Premesso che ogni studio professionale deve effettuare una specifica valutazione del rischio informatico e definire una strategia su misura di cybersecurity, è possibile distinguere alcuni accorgimenti utili che contribuiscono a migliorare la sicurezza informatica a prescindere dalla tipologia di attività svolta. 

1. Preferire la tecnologia cloud: il cloud garantisce elevati livelli di sicurezza informatica, aiutando gli studi professionali a risolvere eventuali vulnerabilità e rischi informatici in modo semplice e veloce. Dotarsi di soluzioni cloud affidabili per l’attività, infatti, ad esempio software cloud per la fatturazione elettronica, il mandato professionale o la firma elettronica, permette di usufruire di servizi come il backup di dati e applicazioni e il disaster recovery in caso di attacchi hacker o disastri naturali. Tuttavia, è fondamentale proteggere in modo adeguato anche gli ambienti cloud dalle minacce informatiche, adottando protocolli, tecnologie e pratiche efficaci di cloud security. 
2. Installare sempre gli antivirus: tutti i dispositivi dello studio dovrebbero aver installato un antivirus di qualità, compresi gli apparecchi mobili come smartphone o tablet utilizzati per il lavoro o per accedere al sistema informatico aziendale. In questo modo è possibile monitorare l’attività digitale e rilevare prontamente eventuali rischi per la sicurezza informatica, bloccando e rimuovendo minacce come malware e ransomware. 
3. Aggiornare regolarmente tutti i sistemi: una pratica essenziale per la cybersecurity dello studio professionale è l’aggiornamento costante di software e applicazioni, un’operazione semplice che consente di migliorare in modo considerevole la sicurezza informatica. Aggiornare i sistemi, infatti, consente di installare sempre l’ultima versione del programma, ossia quella con meno vulnerabilità e una maggiore protezione contro le minacce informatiche. 
4. Creare password difficili da violare: per minimizzare il rischio di accessi non autorizzati ai sistemi informatici dello studio è importante sensibilizzare il personale sulla necessità di usare password sicure e difficile da violare. Le password dovrebbero essere lunghe, contenere sia lettere minuscole che maiuscole e caratteri speciali, evitando qualsiasi riferimento a nomi, date di nascita o luoghi. Per agevolare la gestione dei codici è possibile usare un password manager, un software che registra in automatico le nuove password e le protegge con avanzati sistemi di crittografia. 
5. Fare backup periodici di dati e sistemi: un modo per tutelarsi in caso di attacco hacker è avere sempre dei backup recenti dei dati e dei sistemi informatici, affinché sia possibile ripristinare rapidamente il funzionamento delle reti e dei programmi limitando i danni. Con il cloud questa attività viene effettuata in maniera automatica, un aspetto che rende questa tecnologia molto più sicura in caso di cyber attacchi.
6. Usare sistemi di rilevamento e prevenzione delle intrusioni: anche negli studi professionali è opportuno utilizzare sistemi IDS (rilevamento delle intrusioni) e IPS (prevenzione delle intrusioni). Questi strumenti permettono di monitorare il traffico di rete e le attività in tempo reale, rilevando eventuali violazioni o attività sospette per bloccare immediatamente gli attacchi informatici identificati.  
7. Autentificazione a più fattori: tutti i sistemi informatici dello studio dovrebbero utilizzare sistemi di autentificazione a più fattori per proteggere gli accessi del personale, attivando questi livelli di sicurezza aggiuntivi per rendere più difficile e complesso un accesso non autorizzato. Oltre al nome utente e password, infatti, nella maggioranza dei sistemi è possibile usare anche il riconoscimento delle impronte digitali o del viso oppure l’inserimento dei codici temporanei OTP (One Time Password).   
8. Gestire gli accessi in base ai livelli di autorizzazione: ogni studio professionale dovrebbe limitare l’accesso ai sistemi informatici in base al livello di autorizzazione di ogni collaboratore, un approccio che riduce fortemente il cyber risk. In questo modo non si concede l’accesso a tutti i sistemi all’intero personale dello studio, ma ogni collaboratore potrà accedere soltanto ai dati di cui ha bisogno, contenendo di fatto l’accesso ai dati e ai sistemi più critici e sensibili. 
9. Minimizzare il fattore umano: per aumentare la sicurezza informatica è essenziale limitare il fattore umano, cioè gli errori che possono essere commessi dal personale dello studio che possono compromettere la cybersecurity dell’attività. Per farlo è importante aggiornare i collaboratori sui rischi informatici, monitorare costantemente le attività e definire politiche specifiche sull’utilizzo dei dispositivi personali all’interno dello studio.  
10. Rivolgersi a degli esperti di cybersecurity: poiché nella maggioranza degli studi professionali non sono presenti risorse specializzate sulla cybersecurity, è indispensabile rivolgersi a esperti di sicurezza informatica per ottenere un supporto adeguato nella valutazione del cyber risk, nella definizione di una strategia efficace di sicurezza informatica e nella formazione del personale.  

I costi della sicurezza informatica non rappresentano appena una spesa per lo studio professionale, ma si tratta di investimenti intelligenti il cui obiettivo è prevenire le minacce informatiche ed evitare che l’attività subisca un danno economico e reputazionale. Bisogna essere consapevoli, infatti, che un attacco hacker, come la perdita dei dati personali dei clienti o il blocco dei sistemi informatici, non solo può causare una spesa inattesa per lo studio, ma può anche compromettere la fiducia di clienti e partner mettendo a rischio l’intera attività.

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