La conservazione digitale a norma, conosciuta anche semplicemente come conservazione sostitutiva, è un percorso informatico che ha l’obiettivo di proteggere e custodire i documenti informatici, nonché di assicurarne il loro valore legale.
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Conservazione sostitutiva: definizione
La conservazione sostitutiva, o conservazione digitale a norma, è un processo che ha lo scopo di garantire l’autenticità, l’integrità, la leggibilità, l’affidabilità e la reperibilità dei documenti informatici. La sua regolamentazione è normata dalle linee del Codice dell’Amministrazione Digitale (chiamato CAD) e dalle Linee Guida AgID.
Nel processo di conservazione sostitutiva ci sono 3 elementi che servono per garantire i requisiti di immodificabilità, autenticità e validità legale: l’impronta di hash, la firma digitale e la marca temporale.
I vantaggi della conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva è un processo di conservazione che per le aziende può rivelarsi fonte di diversi benefici. In prima battuta garantisce un corposo risparmio di tempo e di risorse. Affidarsi alla conservazione digitale significa, infatti, eliminare tutti i processi di archiviazione fisica, riducendo il tempo da dedicare a ogni singolo documento. La conservazione, a conti fatti, è l’ultimo step del ciclo di vita del documento ma senza supporto digitale può trasformarsi in un onere pesante da sostenere.
L’efficienza che deriva da una gestione documentale digitale non si ferma solo all’archiviazione. Avvalersi di un software che supporta la conservazione sostitutiva può evolvere ulteriormente gli interi processi amministrativi delle imprese, che così possono dedicare più tempo ad attività di valore. In quest’ottica rientra per esempio la facilità nel reperimento di un documento, che invece nelle abitudini analogiche richiede un dispendio temporale più corposo.
La conservazione digitale a norma non è solo un vantaggio per le aziende private, ma rappresenta anche un’opportunità significativa per la Pubblica Amministrazione (PA).
L’adozione di soluzioni di conservazione digitale consente alla PA di snellire i processi burocratici, migliorare l’efficienza dei servizi offerti ai cittadini e ridurre i costi operativi. La digitalizzazione dei documenti permette di eliminare gli archivi fisici, liberando spazi e risorse, e semplifica la ricerca e la consultazione dei documenti. Inoltre, la conservazione digitale garantisce la sicurezza e l’integrità dei dati nel tempo, contribuendo a una maggiore trasparenza e affidabilità dell’azione amministrativa.
Più spazio, meno costi con la conservazione digitale a norma
Chi si affida alla conservazione sostitutiva dovrà scegliere un software dedicato, ma questo non significa aumentare i costi. Al contrario, la conservazione digitale dei documenti consente alle aziende di diminuire i costi per la carta, ridurre i costi per le risorse impegnate nell’archiviazione, eliminare gli archivi cartacei e ricavare più spazio all’interno dei locali. C’è di più: tutto il personale impegnato nella gestione cartacea dei documenti può essere riconvertito verso attività più professionali.
Quali documenti sono coinvolti nella conservazione digitale
La conservazione sostitutiva è obbligatoria per alcuni documenti, mentre ce ne sono altri per cui è chiaramente consigliata. Nel dettaglio l’obbligatorietà di conservazione a norma riguarda i seguenti documenti:
- Fatture elettroniche;
- Contratti firmati digitalmente;
- Messaggistica mail inviata attraverso PEC – Posta Elettronica Certificata.
Questi sono i documenti obbligatori, ma è risaputo come oggi le aziende producano numerosi documenti elettronici che hanno bisogno di essere conservati digitalmente. Questo perché ogni documento può avere efficacia probatoria in caso di contenziosi o controlli da parte di enti o funzionari.
In tal senso ci si riferisce a documenti fiscali o amministrativi come le dichiarazioni fiscali, i bilanci di esercizio, i libri contabili, i CUD, i documenti sanitari, gli ordini, le conferme d’ordine collegate, i documenti di trasporto, gli F23 e gli F24 pagati e così via.
In definitiva qualsiasi documento o contratto formalizzato da un’azienda per far funzionare il proprio business può essere conservato digitalmente, in modo del tutto paperless, senza faldoni e senza archivi fisici.
Doceasy: il software in Cloud per la conservazione digitale
Doceasy è un software in Cloud ideato da Alias Digital garantire alle microimprese, ai negozianti e ai professionisti una gestione semplice, rapida e precisa della documentazione informatica prodotta dall’azienda.
Con Doceasy anche alle aziende di piccole dimensioni (microimprese, negozianti, studi, artigiani) possono usufruire di un software semplice e intuitivo per la gestione dei documenti informatici e la conservazione sostitutiva a norma di legge.
Per le aziende che necessitano di un responsabile del servizio di conservazione Doceasy è sicuramente la soluzione migliore, perché esternalizza i compiti del Responsabile della Conservazione alleggerendolo da gran parte degli oneri che deve sostenere, nel pieno rispetto di tutte le norme sulla sicurezza e sulla privacy.
