Conservazione digitale a norma e archiviazione elettronica: differenze, vantaggi e obblighi di legge

La gestione dei documenti è di fondamentale importanza per qualsiasi azienda, dalle piccole imprese private alla Pubblica Amministrazione e, ancora più importante, è saper conservare questi documenti in maniera corretta, rispettando delle regole ben precise.

Oggi, per fortuna, non abbiamo (quasi) più le scrivanie piene di pile di fogli da controllare e archiviare, ma siamo comunque distanti dal riuscire ad avere contratti, fatture e documenti di qualsiasi natura in ordine e archiviati nel modo corretto sulle scrivanie dei nostri computer, piuttosto che in scaffali impolverati. La strada, comunque, è quella corretta, perché sempre più aziende si affidano alla conservazione digitale a norma e, ai documenti in carta, preferiscono le copie digitali, che permettono di essere archiviate elettronicamente in modo semplice e veloce.

Vediamo come gestire correttamente i documenti aziendali tramite l’archiviazione elettronica e la conservazione digitale a norma, quali sono le differenze tra questi due metodi e cosa dice la Legge a riguardo.

L’archiviazione elettronica dei documenti

Si parla di archiviazione elettronica quando i documenti che arrivano all’azienda sono già in formato digitale. Pertanto, basterà archiviarli su PC per averli sempre a disposizione e, soprattutto, sapere dove sono e trovarli rapidamente.
Anche per quanto riguarda l’archiviazione elettronica dei documenti, così come per l’archiviazione “classica”, ci sono delle regole ben precise da seguire:

• la documentazione non deve subire dei deterioramenti e non va dispersa; quindi, il primo importante aspetto è che tutti i documenti siano sempre preservati e integri
• ogni documento deve essere rintracciabile in modo rapido
• la collocazione di ogni singolo documento deve essere specifica e tracciata
• ogni documento deve essere aggiornato nei dati e in tutti quegli aspetti che sono importanti a livello legale.

La conservazione digitale a norma: differenze con l’archiviazione elettronica

L’archiviazione elettronica fa riferimento alla memorizzazione di un documento su un supporto digitale, mentre la conservazione digitale a norma è il processo che permette di conservare i documenti in modo digitale garantendone autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.

Un’altra differenza la troviamo nel valore legale: è possibile archiviare in modo digitale qualsiasi documento e file, l’archiviazione elettronica non darà a quel documento un valore legale, mentre i documenti considerati nella conservazione digitale a norma hanno una validità legale e certificata nel tempo, data dall’apposizione della firma digitale e della marca temporale. La firma digitale ha la stessa valenza della firma su un qualsivoglia documento cartaceo e garantisce l’identificazione e l’autenticità del soggetto che lo ha firmato, mentre la marca temporale permette di collocare nel tempo il documento, attribuendogli una data e un orario ben precisi.

Conservazione digitale a norma: gli obblighi di legge

L’Agid, l’Agenzia per l’Italia Digitale, ha predisposto l’adozione obbligatoria delle norme relative alla conservazione digitale a norma dei documenti da gennaio 2022.
Pubblica Amministrazione e imprese si sono quindi adeguate a queste nuove norme, nominando all’interno dell’azienda un soggetto responsabile per la conservazione digitale: una figura che gestisce il completo processo di conservazione dei documenti, garantendone la correttezza nel tempo.

Oltre al responsabile per la conservazione digitale (figura obbligatoria sia per PA che per le aziende), la Pubblica Amministrazione ha l’obbligo di nominare anche un’altra figura: il responsabile per la gestione documentale, un professionista dalle comprovate competenze in materia, che si occupi della gestione dei protocolli, dei flussi documentali, degli archivi e del manuale di gestione documentale.

Tutti i vantaggi della conservazione digitale a norma

La conservazione digitale a norma ha numerosi vantaggi e il primo è facilmente intuibile: la possibilità per le aziende, per i privati e per la Pubblica Amministrazione di liberarsi di faldoni, pile di fogli e innumerevoli documenti cartacei, soggetti a facile smarrimento e spesso difficili da rintracciare.

La dematerializzazione dei documenti è senza dubbio un punto di svolta, soprattutto per quelle realtà che di documenti ne ricevono ogni giorno a migliaia (basti pensare all’Agenzia delle Entrate!), ma non è l’unico vantaggio della conservazione digitale a norma, che:

• permette una facile reperibilità dei documenti: i file aziendali sono presenti online e possono essere consultabili in qualunque momento e da chi ne ha accesso, in pochi minuti
• permette un’autenticazione immediata del documento: tramite l’apposizione della firma digitale, il documento viene autenticato in modo immediato; così da non aver necessità di andare fisicamente presso l’ente competente
• porta ad un elevato risparmio, tanto di denaro quanto di tempo: sulla stampa dei documenti, sulla gestione degli archivi ingombranti (soprattutto nel caso in cui, per legge, debbano essere conservati per diversi anni) e permette di snellire i processi aziendali, ottimizzando tempo e produttività.

docEasy: il software semplice e intuitivo per la conservazione digitale a norma dei documenti

A supporto di una gestione dei documenti semplice, veloce e sicura, Alias Digital ha sviluppato docEasy, il software in cloud che permette di gestire fatture elettroniche, libri e registri in modo semplice e rapido, assicurando la loro conservazione a norma di legge.

DocEasy è stato messo a punto da esperti in materia di fatturazione elettronica e in conservazione a norma dei documenti e, tra i diversi vantaggi, c’è anche quello di non doversi preoccupare in caso di cambiamento delle norme, dato che la piattaforma viene aggiornata automaticamente dai professionisti che l’hanno sviluppata.