Per le aziende, digitalizzare la firma per presa visione permette di risparmiare tempo (e denaro), dato che, ottimizzando questa fase specifica della gestione documentale, è possibile ridurre eventuali errori che influenzano le fasi operative dei processi lavorativi. Quando è sufficiente una semplice conferma, infatti, l’automatizzazione della “presa visione” evita i ritardi e migliora l’efficienza nella gestione dei documenti, apportando dei benefici nella gestione del flusso documentale e snellendo i processi di certificazione e di controllo della qualità.
Tutto ciò, naturalmente, rispettando i requisiti relativi all’apposizione della firma elettronica.
Cos’è la firma per presa visione
Sottoscrivere per presa visione implica che, attraverso l’apposizione di una firma, si attesti di aver preso visione del documento firmato, di averne preso conoscenza e di accettarne il contenuto. La firma per accettazione è utilizzata in molteplici contesti, poiché il suo scopo primario è quello di certificare la lettura di un documento. Questa pratica è comune sia nelle grandi che nelle piccole aziende, nella PA, nell’ambito educativo, nelle agenzie immobiliari o in campo medico. In particolare, nei consensi informati in ambito medico, la presa visione è essenziale.
Firma digitale e firma elettronica per presa visione
Secondo le normative vigenti, una firma digitale deve garantire requisiti di identificabilità dell’autore, di integrità e di immodificabilità del documento. La firma elettronica garantisce la sicurezza e l’integrità del documento informatico e la sua validità può essere valutata nei procedimenti giudiziali, secondo l’articolo 25 del regolamento eIDAS. Inoltre, è necessario garantire anche la sicurezza e l’autenticità della firma, nel caso di azioni più complesse e con valore legale.
Ci sono diversi tipi di firma elettronica, riconosciuti dal D.Lgs. 82/2005 e dalle sue successive modifiche e integrazioni, con diversi livelli di valore probatorio, ma, nel caso della “presa visione”, è sufficiente apporre una firma elettronica semplice. Oltre alla “presa visione”, ricordiamo che la firma elettronica ha diversi vantaggi per le aziende, dato che può essere utilizzata anche per la sottoscrizione dei documenti HR, l’approvazione dei preventivi e degli ordini d’acquisto e per sottoscrivere l’informativa sulla privacy. Adoperare la firma elettronica semplice nel settore delle risorse umane significa semplificare, razionalizzare e digitalizzare determinati processi: per esempio, la firma elettronica semplice può essere utilizzata all’interno dell’azienda per le richieste di rimborso spese, permettendo di snellire i processi. Non solo, perché all’interno delle procedure aziendali è possibile utilizzare la firma elettronica semplice anche per accettare preventivi o ordini d’acquisto, rendendo così più efficienti e digitalizzate queste operazioni.
Come avviene nel settore HR, la firma elettronica semplice consente di semplificare processi che altrimenti richiederebbero la scansione, la stampa e lo scambio di vari documenti per acquisire la firma manoscritta. Pertanto, adottando un approccio completamente digitale, tutti questi passaggi vengono sostanzialmente eliminati. La questione della privacy, in particolare, è un argomento molto delicato e, le attuali informative sulla privacy, possono essere firmate tramite l’uso della firma elettronica semplice.
Inoltre, anche questo processo viene snellito e semplificato, dato che è sufficiente mettere a disposizione l’informativa su una specifica area web o inviarla tramite e-mail per ricevere il documento digitalmente firmato in risposta.
I vantaggi della firma elettronica per presa visione
La firma elettronica per presa visione ha numerosi vantaggi, soprattutto nelle medie e grandi aziende che, quotidianamente, hanno a che fare con un numero molto alto di documenti da firmare. La firma elettronica permette:
- Un’efficienza nella gestione delle procedure: si semplificano i flussi di lavoro in azienda perché le firme di approvazione si trasformano in semplici richieste online;
- Risparmio di tempo: la gestione dei documenti da firmare diventa rapida e pratica (anche per chi lavora in smart working o, semplicemente, lontano dalla sede principale dell’azienda)
- Risparmio economico: si riducono i costi di stampa e spedizione e si ottimizza lo spazio dedicato all’archiviazione.
SiFirma: la firma digitale semplice e sicura
Con SiFirma di Alias Digital puoi firmare i documenti in modo digitale e semplice, anche quelli che hanno bisogno di una firma elettronica per presa visione. Ecco i vantaggi di questo software in cloud:
- Utilizzando solo uno smartphone, puoi rispondere positivamente alla richiesta di firma e rendere il processo facile da gestire.
- L’applicazione digitale consente di firmare qualsiasi documento in formato PDF con semplici operazioni elettroniche. Questa firma elettronica avanzata è veloce, intelligente e accessibile a tutti grazie alla sua semplicità ed è già pronta per l’uso.
- Con SiFirma, puoi firmare e far firmare i tuoi documenti digitali in modo sicuro, utilizzando un’applicazione in cloud che non richiede alcun dispositivo.
- La firma elettronica è legalmente vincolante in tutta l’UE e SiFirma valorizza i tuoi documenti con una firma dal valore legale, nel rispetto dei requisiti di validità e tutela.
Inoltre, le norme sulla sicurezza e sulla privacy sono rigorosamente rispettate e le nostre piattaforme digitali sono ospitate su datacenter italiani di ultima generazione.
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