L’area dei Documenti generici è composta da:
1- Pulsante di upload: Consente di caricare un file
2- Pulsante per il download: Consente di scaricare il documento nel formato originale (nel caso venissero selezionati due o più documenti verrà prodotto un archivio ZIP)
3- Pulsante aggiorna: Consente di aggiornare l’elenco dei documenti presenti
4- Filtri
Upload documento
Per caricare un documento è necessario selezionare la tipologia tra quelle disponibili nel menù a tendina, caricare il documento affinché il sistema verifichi che l’estensione sia corretta in base al tipo documento e compilare i metadati.
Tipo documento
La tipologia di documento da caricare deve essere scelto tra le 11 voci disponibili:
– Libri sociali obbligatori
formato accettato: .pdf
– Documenti di trasporto
formato accettato: .pdf, .xml
– Ordini
formato accettato: .pdf, .xml
– Corrispondenza – E-mail (il messaggio, non il contenuto)
formato accettato: .eml, .mbox, .pst
– Corrispondenza – PEC (il messaggio, non il contenuto)
formato accettato: .eml, .mbox, .pst
– Corrispondenza – Altre modalità (il messaggio, non il contenuto)
formato accettato: .eml, .mbox, .pst
– Contratti e scritture private
formato accettato: .pdf, .pdf.p7m
– Documenti doganali
formato accettato: .pdf, .xml
– Altri documenti fiscali, amministrativi e contabili
formato accettato: ..pdf, .png, .jpg, .jpeg
– Dati strutturati
formato accettato: .xml, .SQL, CSV, .accdb, .mdb, .odb, .json, .jsonld, .docx, .xlsx, .pptx, .odt, .ods, .odp, .odg, .odi, .odf, .doc, .xls, .ppt, .aaf, .txt
– Documenti per la firma digitale, documenti per la firma elettronica avanzata (FEA)
Formato accettato: pdf, .png, .jpg
– Note spese e relativi giustificativi
Formato accettato: pdf, .tiff, .jpg, .jpeg.
– Registro di carico e scarico – RENTRI
Formato accettato: .xml.
Per ogni tipo documento è consentito il caricamento del file firmato (formato .p7m) e con marca temporale (.tsd, .m7m)
In base alla tipologia scelta, vengono proposti i metadati ed i soggetti corretti per la compilazione.
Metadati
In corrispondenza dei metadati richiesti sono presenti dei punti informazione che dettaglia i possibili utilizzi.
Soggetti
In base al tipo documento scelto verranno visualizzati i soggetti da indicare
Filtri
Utilizzando la funzione “Filtra” tramite l’apposito pulsante è possibile filtrare l’elenco dei documenti usando uno dei parametri di ricerca presenti:
I parametri di ricerca sono i seguenti:
- ID: identificativo attribuito al documento da Doceasy;
- NOME FILE: Nome del file caricato;
- TIPO DOCUMENTO: tipologia del documento scelta da menù a tendina, attribuito in fase di upload;
- CHIAVE DESCRITTIVA: informazione di dettaglio del documento, attribuito in fase di upload;
- DATA DOCUMENTO: data del documento, attribuita in fase di upload;
- NUMERO DOCUMENTO: numero del documento, attribuito in fase di upload;
- STATO CONSERVAZIONE: filtra per documenti conservati o non conservati
E’ possibile selezionare uno o più criteri di ricerca ed applicare il filtro mediante il tasto “Applica”.
Se la visualizzazione è filtrata il tasto dei filtri cambia colore, come di seguito:
Dopo aver impostato un filtro è possibile modificarlo entrando nuovamente nella pagina dei filtri. Per eliminare un filtro impostato è sufficiente fare click sul pulsante “Reimposta”
Elenco documenti
Nell’elenco sono presenti tutti i documenti caricati in Doceasy. Nel caso in cui il numero di documenti ecceda il numero di righe visualizzate è possibile utilizzare lo strumento di paginazione situato in basso subito dopo la griglia.
I documenti possono inoltre essere ordinati facendo click sul titolo della colonna.
Le informazioni visualizzate in elenco sono le seguenti:
- Tipo documento: Nome del documento, attribuito in fase di upload;
- Chiave descrittiva: Riferimento al documento, attribuito in fase di upload;
- Data: Tipologia del documento, attribuito in fase di upload;
- Numero: Data del documento, attribuita in fase di upload;
- Note: Eventuali informazioni che l’utente ritiene rilevanti e vuole annotare.
Menù azioni
Partendo da destra, l’icona con la freccia permette il download del documento, il pulsante con tre puntini contiene le seguenti funzionalità:
- INFORMAZIONI: consente la visualizzazioni di altre informazioni relative al documento come il suo id, la data di caricamento o l’utente che lo ha inserito;
- NOTE: consente l’inserimento o la modifica di una nota
- MODIFICA: consente la modifica dei metadati del documento
- ELIMINA: consente l’eliminazione del documento caricato SE non conservato