All’interno della sezione Responsabile della conservazione del menù Conservazione, sono visibili tutti i soggetti che nel tempo hanno ricoperto il ruolo di RdC e se la delega non è stata firmata è sempre possibile avviare il processo di firma.

Avvio della firma del documento di delega

Cliccando su Firma delega in corrispondenza di un RdC nominato dove lo stato firma delega è “Delega non firmata”, possiamo trovarci davanti ad uno dei due casi sotto riportati:

Caso 1: Il RdC nominato è già stato salvato per altri clienti.
In questo caso sarà compito del RdC firmare un documento di delega massiva e la procedura di nomina si considera conclusa. Provando a cliccare sul pulsante “Firma delega” apparirà quindi il seguente alert:

Caso 2: Il RdC nominato NON è mai stato nominato per altri clienti oppure è già stato nominato ma corrisponde al Legale Rappresentante dell’azienda che sta avviando il processo di delega. Premendo Firma delega viene avviato il processo di firma del documento “DELEGA A SVOLGERE LE ATTIVITÀ DI CUI AL PUNTO 4.5 DELLE
LINEE GUIDA SULLA FORMAZIONE, GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI” e appare un messaggio di conferma:


Il Responsabile della Conservazione riceverà quindi una mail all’indirizzo indicato durante la configurazione con le istruzioni per la firma del documento tramite tramite il nostro prodotto SIFIRMA, che utilizza la firma elettronica per la sottoscrizione del documento. Nell’email ricevuta sarà presente un link che permette l’apertura del documento al quale il responsabile si potrà autenticare tramite il codice OTP che riceverà via SMS al numero di cellulare indicato

Una volta avviata la delega, lo stato Firma delega cambia in Delega inviata:

Nel caso si rendesse necessario annullare la richiesta di firma del documento di delega, è sempre possibile farlo utilizzando l’apposito pulsante all’interno del menù azioni. Premendolo:

  • la richiesta di firma del documento verrà annullata
  • non sarà più possibile visualizzare il documento ricevuto tramite la richiesta annullata
  • sarà necessario avviare una nuova richiesta.

Nel caso si rendesse necessario reinviare la mail con la richiesta di firma del documento di delega, è sempre possibile farlo utilizzando l’apposito pulsante. Premendolo il RdC riceverà nuovamente la mail già inviata in precedenza con la stessa richiesta di firma.

Al termine della firma lo stato cambia in Delega firmata

Download della delega firmata

Una volta concluso il processo di firma e lo stato firma delega è “Delega firmata”, cliccando sull’apposito pulsante “Scarica delega firmata” è possibile scaricare il documento firmato.
Premendolo viene subito scaricato uno zip contenete il documento firmato e l’ attestato di firma.