Il documento di delega al Responsabile del Servizio di Conservazione (RdSC) permette al RdC di delegare i suoi compiti (lettere dalla a) alla l) indicate nelle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici par 4.5) al Responsabile del Servizio di Conservazione interno al conservatore. In caso contrario, tutti i compiti indicati nella normativa dovranno essere svolti dal RdC. La firma della delega non è obbligatoria ai fini dell’avvio del processo di conservazione dei documenti.

Selezione e conferma clienti per cui firmare la delega

E’ possibile comporre un documento di delega riepilogativo per delegare i compiti del RdC per più clienti contemporaneamente premendo il pulsante “Firma delega”
Una volta premuto il pulsante è possibile scegliere i clienti per i quali firmare il documento di delega:

  • Selezionati: tutti i clienti per i quali è stato apposto il flag
  • Filtrati: tutti i clienti risultato dei filtri impostati
  • Tutti: tutti i clienti a prescindere da eventuali selezioni o filtri
  • Tutti tranne selezionati: tutti i clienti sui quali non è stato apposto il flag per la selezione, a prescindere da eventuali filtri

Nella modale che si apre sono riepilogati i clienti per i quali si sta richiedendo la firma della delega massiva:

Vengono automaticamente esclusi:

  • i clienti che hanno già firmato il documento di delega
  • i clienti per i quali è già in corso la firma della delega

I restanti sono suddivisi in due gruppi:

  • Elenco clienti per l’invio del documento di delega a pagamento: sono inclusi in questo elenco i clienti per i quali il Codice Fiscale del Legale Rappresentante è diverso da quello del RdC che sta avviando la richiesta di delega massiva
  • Elenco clienti per l’invio del documento di delega non a pagamento: sono inclusi in questo elenco i clienti per i quali il Codice Fiscale del Legale Rappresentante corrisponde a quello del RdC che sta avviando la richiesta di delega massiva

I due gruppi possono essere aperti e chiusi cliccando sulla freccia presente all’inizio delle intestazioni dei gruppi.

Infine, è presente il box di riepilogo contenente l’importo da pagare:

  • Totale clienti selezionati: _corrisponde al numero di clienti presenti nel primo gruppo “Elenco clienti per l’invio del documento di delega a pagamento”
  • Costo singola delega
  • Imponibile: totale clienti * costo singola delega
  • Iva 22%
  • Totale fattura: totale imponibile comprensivo di iva

Premendo “Invia delega” viene richiesta la conferma e specificato l’importo per il quale verrà richiesto il pagamento.

Accettando, si viene reindirizzati alla pagina dedicata all’acquisto per la creazione dell’ordine e relativo pagamento.

Se, invece, tutti i clienti selezionati si trovano nel terzo gruppo, non verrà richiesto alcun pagamento e verrà inviato subito il documento di delega all’indirizzo email del RdC nominato

Processo di firma

Al termine del pagamento sarà possibile chiudere la pagina dello shop. All’interno di DocEasy, lo stato firma delega dei clienti per i quali è stata avviata la delega massiva cambia in:
- “Attesa pagamento”: fino all’effettiva ricezione del pagamento (in caso di addebito SEPA potrebbe impiegare fino a 5 giorni):
- “Delega in corso”: alla ricezione del pagamento e fino al completamento della firma
Contemporaneamente:
- nell’area di ogni singolo cliente, sarà visibile che il documento di delega è in firma ma non sarà possibile annullare il processo
- viene inviato il documento da firmare all’indirizzo email del RdC
- viene emessa la fattura

Una volta firmato il documento:
- lo stato della delega per i singoli clienti selezionati nell’area Gestione nomine cambia in “Delega Firmata”
- nell’area di ogni singolo cliente sarà visibile che il documento di delega è stato firmato ma, per motivi di privacy, il documento firmato non sarà disponibile per il download
- il documento di delega firmato sarà scaricabile nella scheda “Gestione nomine” dalla funzione dedicata “Scarica delega firmata”.

Premendolo viene subito scaricato uno zip contenete il documento firmato e l’ attestato di firma.