La conservazione digitale è definibile come un’insieme di attività volte a garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti in un’area logicamente separata dal sistema di gestione documentale.
l sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico fino all’eventuale scarto, la conservazione degli oggetti digitali in esso conservati, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie con lo scopo di preservare i documenti come originariamente creati e renderli immodificabili.

Il servizio è automatico per tutti i documenti creati o caricati sulla piattaforma DocEasy R5. Gli unici compiti a carico del cliente sono:

  • la configurazione del servizio di conservazione, ovvero la nomina del Responsabile della conservazione e del Produttore del PdV, senza la quale la conservazione non potrà essere avviata
  • la verifica dell’effettiva presenza di tutti i documenti inviati e ricevuti.

I documenti vengono sottoposti periodicamente al processo di conservazione entro i termini stabiliti ossia:

  • entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali per quanto riguarda Fatture, Notifiche SdI, Libri e registri e Dichiarativi;
  • entro il mese successivo a quello di emissione del documento per quanto riguarda i LUL

p(banner important) Fatture e Notifiche SdI vengono conservate tenendo conto della data documento, a prescindere dalla data di accettazione da parte di SdI.

Una volta concluso il processo, il documento correttamente conservato è individuabile tramite l’icona qui indicata

ed è disponibile nell’area dedicata all’esibizione. Quest’area è attiva per tutti i clienti che utilizzano la piattaforma DocEasy, in caso le sezioni presenti fossero vuote, ciò implica che non erano presenti documenti da sottoporre al processo di conservazione: