Come descritto dalle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici al punto 4.6, “il manuale di conservazione è un documento informatico che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.

La predisposizione del Manuale di Conservazione è uno dei compiti attributi al Responsabile della Conservazione e unica attività non delegabile.
Il documento scaricabile dalla sezione qui indicata è un modello proposto per i clienti DocEasy e viene generato inserendo automaticamente le informazioni specifiche di ogni singolo cliente, è sempre possibile avere un proprio modello di manuale della conservazione, o se ritenuto necessario apportare modifiche al modello proposto.

La sezione “Manuale di conservazione” è accessibile dal box Conservazione.

In questa pagina l’utente può inserire i dati compilabili, se necessario, oppure procedere alla generazione del manuale.

Il file viene precompilato con i dati del cliente nelle parti relative a:

  • Informazioni relative al Titolare dell’oggetto di conservazione (persona giuridica censita presso la piattaforma);
  • Cronistoria dei Responsabili della Conservazione;
  • Oggetti sottoposti a conservazione e conservabili, e anno fiscale dei primi documenti per i quali è stata effettuata la conservazione;

I seguenti dati sono a cura del cliente e vengono inseriti solo se compilati dal cliente:

  • Adesione al servizio di conservazione offerto dall’AdE e data di adesione: occorre indicare tutti i conservatori all’interno del Manuale di Conservazione, per questo, nel caso l’azienda abbia deciso di aderire al servizio di conservazione offerto da AdE deve apporre il flag nell’area dedicata e indicare la data di adesione.
  • Segnalazioni o annotazioni: in questa sezione devono essere inserite eventuali note che il Responsabile della Conservazione ritiene importante segnalare, relative ad un eventuale mancato rispetto dei termini di conservazione ed alle motivazioni che lo hanno provocato:

    Premendo il pulsante “Aggiungi nuova segnalazione” si apre una pagina dove sono visibili e non modificabili le informazioni relative all’utente e la data di inserimento della segnalazione. Saranno invece richiesti e obbligatori da compilare:
    - Anno: relativo ai documenti (anno fiscale dei documenti) oggetto di conservazione e che hanno generato la segnalazione
    - Descrizione: messaggio da salvare

Ogni segnalazione inserita può essere sempre eliminata in caso di errore nell’inserimento.

Al termine dell’inserimento delle due sezioni sopra indicate cliccare il pulsante “Scarica manuale”, viene subito generato e scaricato il manuale della conservazione in formato PDF.

Il manuale non può essere generato se il cliente che lo richiede non ha nominato un RdC, in questo caso viene visualizzato un errore e l’utente viene reindirizzato alla pagina di Configurazione per procedere alla nomina del RdC.