La conservazione digitale è definibile come un insieme di attività volte a garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti in un’area logicamente separata dal sistema di gestione documentale.
ll sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico fino all’eventuale scarto, la conservazione degli oggetti digitali in esso conservati, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie con lo scopo di preservare i documenti come originariamente creati e renderli immodificabili.
Il servizio è automatico per tutti i documenti creati in Kubik utilizzando l’Hub Doceasy. Gli unici compiti a carico del cliente sono:
- la configurazione del servizio di conservazione, ovvero la nomina del Responsabile della Conservazione e del Produttore del PdV, senza la quale la conservazione non potrà essere avviata.
- la verifica dell’effettiva presenza di tutti i documenti inviati e ricevuti.