Come inviare un documento con integrazione Sifirma

Per inviare un documento da Pactum tramite l’integrazione con Sifirma, devono essere rispettate alcune condizioni:

• Il cliente deve avere attivi sia Pactum che Sifirma.
• Il documento deve trovarsi nello stato “Pronto”.
• Il modello di documento utilizzato deve contenere il marcatore ##FIRMA_CLIENTE## (obbligatorio). Il marcatore ##FIRMA_PROFESSIONISTA## è facoltativo. Se sono presenti entrambi i marcatori, la firma viene richiesta prima al Professionista, poi al Cliente. In caso di persona giuridica, la firma viene richiesta al Legale Rappresentante.
  

Per procedere all’invio, è sufficiente accedere al documento desiderato (mandato o preventivo), cliccare sull’icona del menu azioni e selezionare l’opzione “Invia con Sifirma”.

Verrà quindi aperta una finestra in cui l’utente potrà impostare la data di scadenza entro la quale il documento dovrà essere firmato. Nella stessa schermata è possibile anche personalizzare il nome del documento che verrà visualizzato dal cliente.

Dopo aver confermato i dati inseriti, il documento assume lo stato “Inviato” e sarà possibile monitorare lo stato della firma attraverso un’icona dedicata.

Stati della firma di un documento:

• Da firmare: il documento è stato inviato, in attesa di essere firmato.
• Firmato: la firma è stata completata correttamente.
• Scaduto: il documento non è stato firmato entro la scadenza.
• Rifiutato: l firmatario ha esplicitamente rifiutato di firmare; il documento assume quindi lo stato di Rifiutato.
• Annullato: il processo di firma è stato annullato.
  

Dopo che il documento è stato firmato digitalmente tramite Sifirma, tra le icone laterali sarà visibile l’opzione “Genera Mandato”, che consente di assegnare direttamente le pratiche collegate al mandato firmato.

Altre funzionalità disponibili con Sifirma

L’integrazione tra Pactum e Sifirma offre anche diverse funzionalità avanzate, disponibili nel menu azioni , per la gestione dei documenti:

• Rinvia con Sifirma: disponibile per mandati o preventivi il cui stato è “Scaduto”. Questa funzione consente di avviare un nuovo processo di firma, aggiornando automaticamente lo stato a “In attesa di firma”.
• Annullare processo Sifirma: disponibile per documenti nello stato “Da firmare”. Consente di interrompere il flusso di firma in corso e di impostare lo stato del documento su “Annullato”.
• Sollecita tramite Sifirma: disponibile per documenti nello stato “Da firmare”. Permette di inviare un promemoria al firmatario per sollecitare la firma.
• Invia documento firmato: quando il documento ha lo stato “Firmato”, è possibile inviarlo via email tramite l’opzione “Invia documento firmato”. Verrà aperta una finestra per l’invio automatico dell’email, già precompilata con l’indirizzo del cliente o del legale rappresentante. L’email conterrà un link per la visualizzazione del documento firmato, valido per 7 giorni.

!Per poter inviare un documento tramite Sifirma, il cliente deve disporre di un numero sufficiente di documenti disponibili sia all’interno di Sifirma che in Pactum.