Come avviare un nuovo processo di firma

*La creazione di un nuovo processo di firma può avvenire via web api o direttamente dall’applicazione web.

Per creare un nuovo processo di firma, dall’applicazione web, è necessario cliccare sul pulsante Nuovo Processo presente sulla toolbar.

Dopo aver cliccato su nuovo processo, si avvia la procedura guidata che assiste il richiedente nella creazione di un nuovo processo, articolata nei seguenti passaggi:

Nel primo step, “Documento”, devono essere inseriti i seguenti dati:

• Nome del processo: campo obbligatorio a testo libero, in cui il richiedente indica il tipo di documento da inviare per la firma. Questo campo sarà utilizzabile per future ricerche tramite il filtro di ricerca.
• Tipo di firma: è possibile selezionare una delle tipologie di firma disponibili in base alla licenza acquistata:
  - FES: firma elettronica semplice. La firma viene apposta con il point-and-click.
  - FEA: firma elettronica avanzata. Anche qui, la firma richiede un codice OTP inviato via SMS.
• Condivisione con le aree: opzione per condividere il processo con le aree precedentemente create
• Seleziona documento: è possibile caricare un documento da inviare per la firma, con un limite massimo di 20 MB, nei seguenti formati:
  - PDF
  - DOC
  - DOCX
  - RTF
  Una volta caricato, il documento apparirà come una riga sotto il box, con la possibilità di visualizzarlo tramite l’icona Preview o rimuoverlo cliccando su Rimuovi.

Per passare allo step successivo cliccare sul pulsante Avanti situato in basso a destra.

*È possibile salvare il processo di firma come bozza cliccando sul pulsante Salva Bozza situato in basso a sinistra, per riprenderlo successivamente. Se si clicca su Chiudi, il processo non verrà salvato.

Nel secondo step, “Preparazione”, verrà visualizzato il documento precedentemente caricato e sarà necessario selezionare i firmatari a cui inviarlo per la firma, oltre a procedere con la personalizzazione del documento.

Cliccando su “Aggiungi firmatari” si apre una finestra con i contatti già registrati e gli utenti attivi. Sarà sempre possibile aggiungere più firmatari cliccando il pulsante “+”.
Questi possono essere ricercati per nome, cognome o indirizzo email, e selezionati apponendo un flag accanto al loro nome.

Se il firmatario non è presente nell’elenco, è possibile aggiungerne uno nuovo direttamente da questa sezione, cliccando su “Nuovo contatto”. In questo caso si aprirà una pagina per inserire i dettagli necessari al salvataggio di un nuovo firmatario. Nell’ultima colonna, di questa finestra, è indicato se il soggetto è un contatto o un utente.

*Il primo utente in elenco è sempre l’utente collegato alla piattaforma.

Selezionando più firmatari, il processo sarà considerato automaticamente sequenziale e verranno inviate più richieste di firma.
La firma sul documento verrà richiesta seguendo l’ordine impostato sui firmatari. Per modificare l’ordine è sufficiente trascinare verso l’alto o verso il basso il nome del firmatario, il numero che indica l’ordine viene visualizzato davanti al nome.

*Quando il processo di firma è sequenziale, per i firmatari successivi al primo in elenco, lo stato sarà “Attesa invio”. Questo stato passerà in “Attesa firma” solo dopo che il firmatario precedente avrà completato la propria firma.

*Nel quadrato colorato, a destra del nome, viene indicato il numero di firme inserite nel documento per quel firmatario.

Nel caso di firma FEA, i firmatari privi di un documento di riconoscimento in corso di validità non saranno selezionabili.

Per ogni firmatario inserito, è disponibile il campo “Firma”, che deve essere trascinato nel documento nel punto in cui il firmatario dovrà apporre la sua firma.
È possibile aggiungere più campi firma, senza alcun limite.

Per spostare un campo firma già inserito nel documento, selezionarlo cliccando con il mouse e trascinarlo nell’area corretta all’interno del documento.

Inoltre, cliccando sul campo firma, si apriranno le opzioni di firma, dove sarà possibile eliminare la firma, scegliere se il firmatario dovrà effettuare una firma grafica e, aprendo la tendina del campo “Informazioni aggiuntive”, visualizzare le coordinate della firma inserita per quel firmatario.

Spuntando la funzione “Firma grafica”, al firmatario verrà chiesto di disegnare la propria firma nel campo dedicato.
Spuntando la funzione “Conferma tramite OTP”, al firmatario verrà chiesto di confermare l’apposizione della propria firma inserendo un codice OTP ricevuto via SMS.

*I campi firma inseriti nel documento mostrano il nome del firmatario e il colore assegnato. Al momento della firma, ciascun firmatario vedrà esclusivamente i propri campi firma.

Nel terzo e ultimo step, Riepilogo, vengono riassunte le informazioni selezionate nei passaggi precedenti.

1. In questa fase è possibile inserire o modificare i seguenti campi:

• Codice: campo facoltativo in cui l’utente può aggiungere un codice al documento da inviare per la firma. Verrà verificato che il codice non sia già stato utilizzato.
• Da firmare entro il: definisce la data di scadenza entro la quale il documento deve essere firmato.
  - Per impostazione predefinita, viene proposta la data odierna più 15 giorni.
  - È possibile selezionare una data diversa tramite il calendario.
  - Se viene inserita la stessa data di creazione del processo o una data precedente, verrà segnalato un errore nel campo data.
• Messaggio per i firmatari: è possibile aggiungere un messaggio che sarà incluso nella mail inviata ai firmatari per richiedere la visualizzazione e la firma del documento. Nel caso di un processo sequenziale, il messaggio sarà presente in tutte le mail di richiesta firma inviate.
• Livello di sicurezza:
  - Permette al richiedente di scegliere se inviare l’OTP via whatsapp o via SMS, salvando l’informazione affinchè sia riproposta automaticamente per gli invii successivi.​
  

*All’interno del dettaglio di ogni processo è indicata la modalità di invio OTP scelta.

2. Nel box di riepilogo è possibile:

• visualizzare l’anteprima del documento selezionato cliccando su “Anteprima”,
• visualizzare l’utente che ha avviato il processo indicato nell’etichetta “Inviato da”,
• visualizzare i firmatari inseriti, incluso l’ordine di firma per i processi sequenziali, con la possibilità di rimuoverli.
  

Cliccando su INVIA si conclude e si avvia il processo di firma.

*Per ogni processo di firma avviato, i dati dei firmatari coinvolti vengono archiviati in modo che, anche in caso di modifiche ai dati del contatto, quelli salvati nel processo completato rimangano invariati.