Archiviazione contratti e gestione delle Non Conformità.

In outsourcing è più semplice ed efficace.

Il contesto

La necessità, da parte delle società di leasing e finanziarie, di monitorare e prevenire eventuali rischi legali/penali derivanti dalle Non Conformità presenti nei contratti; contestualmente, la definizione di azioni e strumenti atti ad aumentare la sicurezza nella conservazione del cartaceo e a ridurre i costi di gestione.

Il progetto

In un caso specifico, la società cliente doveva gestire un importante numero di dealers, incaricati di produrre la documentazione completa nelle pratiche di leasing. Per assistere il cliente ed affiancarlo – tramite i dealers – nella corretta produzione del fascicolo, viene istituita una linea diretta di back office con il supporto di personale dedicato Alias Group.

La soluzione

Le principali fasi della gestione in outsourcing.

1_Recupero del cartaceo: ritiro dei contratti presso i dealers a cura di nostri incaricati.

2_Verifica e censimento: personale qualificato verifica e acquisisce i contratti tramite codice a barre e scansioni.

3_Processo, stoccaggio e disponibilità online: un nostro software processa e cataloga i documenti, li rende disponibili online tramite la piattaforma DocEasy, mentre il cartaceo viene stoccato in appositi locali.

4_Verifica della Non Conformità: attraverso pattern di verifica messi a punto con il Cliente, ogni contratto è sottoposto ad una rigida serie di controlli in merito a firme, clausole, allegati, etc.

5_Gestione e chiusura della Non Conformità: rilevate dal portale e consultabili in tempo reale, le Non Conformità vengono chiuse con azioni concordate con il Cliente

6_Statistiche e ottimizzazione: analisi e gestione dei dati al fine di prevenire e migliorare la gestione lato Cliente, con la continua ottimizzazione del processo

Il risultato

Come si evince dal processo descritto, l’attività non è terminata con la semplice digitalizzazione del cartaceo, ma ha offerto un reale valore aggiunto; ad ogni Non Conformità è stato attribuito un valore e in breve tempo istituite modalità di correzione e chiusura concordate con il Cliente. Infine, la reportistica aggiornata in tempo reale ha offerto una modalità di analisi e controllo utili anche alla formazione dei dealers.