I problemi di natura fiscale possono causare gravi conseguenze di natura economica e reputazionale alle aziende, per questo esistono una serie di strumenti che aiutano le organizzazioni a garantire la compliance. Si tratta in particolare del Tax Control Framework (TCF), un sistema che consente di gestire il rischio fiscale in via preventiva e usufruire di alcune opportunità.
La finalità di questo strumento è contribuire ad aumentare la conformità alle norme fiscali da parte delle aziende, spostando il focus dalla correzione degli errori tributari e dalle relative sanzioni alla prevenzione. Nonostante il TCF sia usato soprattutto dalle grandi aziende fino ad oggi, anche le PMI dovrebbero considerare l’opportunità di adottare un Tax Control Framework per beneficiare di alcuni importanti vantaggi.
Che cos’è il Tax Control Framework
Il Tax Control Framework è uno strumento interno che aiuta le aziende a gestire meglio il rischio fiscale, riducendo la possibilità di incorrere in violazioni tributarie in caso di accertamenti fiscali da parte dalle autorità preposte (Agenzia delle Entrate e Guardia di Finanza). Nello specifico, il TCF permette il monitoraggio, presidio e valutazione del rischio fiscale grazie all’implementazione di un sistema di controllo interno.
Recentemente sono state pubblicato delle apposite linee guida dell’Agenzia delle Entrate per la corretta progettazione di un Tax Control Framework (Tax Compliance Model), proponendo inoltre un servizio dedicato per la realizzazione della mappa dei rischi nel settore industriale. Come vedremo più avanti, infatti, il TCF permette di accedere al regime di adempimento collaborativo o di Cooperative compliance, che a sua volta consente di prevenire e risolvere anticipatamente le potenziali controversie fiscali.
Un modello di Tax Control Framework deve essere costruito intorno a 4 pilastri ed avere alcuni elementi essenziali, come stabilito dagli standard internazionali definiti dall’OCSE recepiti anche dalla guida dell’Agenzia delle Entrate alla progettazione di Tax Compliance Model:
- ambiente di controllo: un requisito del TCF è l’adozione di una strategia fiscale approvata dal board, all’interno della quale devono essere definiti i principi su cui si fonda la gestione del rischio fiscale adottata dall’organizzazione e i suoi limiti attraverso la realizzazione di un corpo normativo interno;
- risk assessment: le aziende dotate di un TCF devono anche stabilire un insieme di regole per l’identificazione dei potenziali rischi fiscali, introducendo una serie di norme e processi che consentono di gestire e mitigare correttamente tali problematiche riscontrate durante le attività di monitoraggio;
- governance: un modello di TCF richiede anche l’identificazione dei soggetti che si occupano dei processi di gestione del rischio fiscale, stabilendo sia ruoli che responsabilità ben definite e adottando un sistema di governance con più linee di controllo;
- monitoraggio: un Tax Control Framework deve prevedere un’area di funzionamento legata all’attività di verifica, per consentire la valutazione dell’efficacia e dell’adeguatezza del modello TCF implementato in azienda, anche attraverso la produzione di relazioni periodiche.
Come implementare un modello TCF in azienda
L’implementazione di un Tax Control Framework in azienda deve avvenire mediante un approccio integrato, finalizzato a ottimizzare i sistemi di controllo interno del rischio aziendale per massimizzare le sinergie tra tutti gli strumenti adottati per garantire l’efficienza delle attività di controllo. Si tratta di un processo che deve prevedere inizialmente la comprensione del rischio fiscale nell’azienda, mediante un’analisi preliminare volta a determinare il grado di rischio presente all’interno dell’organizzazione.
Successivamente bisogna definire un’adeguata strategia fiscale, stabilendo anche delle specifiche regole di governance. A questo punto è fondamentale identificare i principali rischi fiscali e i presidi necessari per analizzare, gestire e ridurre tali rischi. In questo modo è possibile implementare anche una serie di azioni di riparazione, ad esempio digitalizzando i processi fiscali e formalizzando una serie di procedure che aiutano nel controllo e dell’identificazione dei rischi fiscali.
Infine, il Tax Control Framework introdotto in azienda deve avere necessariamente un’attività di monitoraggio, per verificare l’adeguatezza dei controlli e consentire un aggiornamento periodico dei processi e delle procedure definite nel modello di compliance fiscale. Il risultato finale deve essere la creazione di una mappa dei rischi fiscali, in grado di adattarsi ai cambiamenti normativi e di business per adeguarsi all’evoluzione del contesto in cui opera l’azienda.
In sostanza, per implementare un TCF è necessario definire regole e processi che permettono di valutare, misurare e controllare i diversi tipi di rischio fiscale presenti in azienda, oltre a stabilire le azioni correttive per prevenire tali rischi. Un Tax Control Framework deve consentire ad esempio di prevenire, identificare e correggere l’errata registrazione dei corrispettivi, l’omessa o errata fatturazione o applicazione dell’IVA nelle operazioni con l’estero, oppure gli errori nella gestione degli ammortamenti.
I vantaggi del Tax Control Framework
L’utilizzo di un Tax Control Framework garantisce diversi vantaggi alle aziende, rivelandosi uno strumento molto utile non solo per le imprese di grandi dimensioni ma anche per le PMI. Innanzitutto un TCF aiuta a prevenire i rischi fiscali, minimizzando tutte le problematiche di natura fiscale che potrebbero causare irregolarità e portare a delle sanzioni da parte delle autorità preposte ai controlli. In questo modo è possibile tutelarsi dalla sanzioni pecuniarie e interdittive previste dalla legge che possono provocare un danno patrimoniale e reputazionale considerevole.
Questo strumento contribuisce a ridurre l’incertezza delle scelte fiscali, inoltre aumenta la trasparenza e diminuisce i controlli a cui è sottoposta l’azienda grazie al minore rischio fiscale. Al giorno d’oggi una corretta gestione del rischio fiscale è anche un importante requisito ESG (Environmental, Social and Governance), infatti la presenza di un Tax Control Framework permette di migliorare il rating di sostenibilità dell’organizzazione, con effetti positivi sulla reputazione dell’azienda e la possibilità di ottenere valutazioni ESG più elevate.
Un TCF permette anche di accedere al regime di adempimento collaborativo, un istituto che offre una serie di benefici come la risposta ai quesiti entro 45 giorni da parte dell’Agenzia delle Entrate, modalità semplificate per la regolarizzazione delle posizioni fiscali e la disapplicazione delle sanzioni amministrative per i reati fiscali comunicati in modo esauriente e tempestivo. L’adempimento collaborativo prevede anche la riduzione a metà delle sanzioni per i reati fiscali non significativi e la diminuzione dei termini di decadenza per l’attività di accertamento.
Il Tax Control Framework nelle PMI
Il sistema di controllo del rischio fiscale è uno strumento utile e interessante per qualsiasi azienda, anche per le PMI che vogliono aderire all’adempimento collaborativo e usufruire dei vantaggi offerti da questo istituto. Il Decreto 221/2023, infatti, riducendo i requisiti dimensionali dei soggetti ammissibili, ha introdotto la possibilità anche per le PMI di adottare volontariamente un sistema di controllo del rischio fiscale.
Per le piccole e medie imprese un supporto nell’adozione di un TCF efficace e a norma è dato dal modello standard proposto dall’Agenzia delle Entrate, ma è possibile affidarsi a dei professionisti esperti e specializzati per una corretta implementazione di un modello di Tax Control Framework.
Ad ogni modo, la mitigazione del rischio fiscale passa anche dall’utilizzo di una serie di tecnologie e servizi digitali che consentono di automatizzare i processi fiscali, per ridurre gli errori e le incongruità attraverso l’applicazione di procedure e processi standardizzati. Per questo è fondamentale, innanzitutto, dotarsi di soluzioni software per PMI e professionisti in grado di assicurare una gestione ottimale della fatturazione elettronica e della contabilità aziendale, una maggiore accuratezza delle operazioni di cassa e una conservazione digitale a norma dei documenti.
Oggi, infatti, esistono soluzioni versatili e tecnologie cloud che consentono anche alle piccole aziende di avere le stesse funzionalità avanzate delle grandi imprese, ma in misura ridotta e semplificata. In questo modo anche le PMI meno strutturate possono digitalizzare le operazioni fiscali e contabili in maniera efficiente, costruendo un’infrastruttura digitale fondamentale per implementare un Tax Control Framework e beneficiare dei vantaggi garantiti da un sistema di controllo del rischio fiscale efficace e conforme.
Domande Frequenti
Che cos’è il Tax Control Framework?
Il Tax Control Framework è uno strumento per il controllo del rischio fiscale, che aiuta le aziende a migliorare la propria conformità fiscale e implementare un modello di governance più efficace.
Quali sono i pilastri del Tax Control Framework?
I pilastri del Tax Control Framework sono 4: ambiente di controllo, tax risk assessment, governance e monitoraggio.
Che cosa si intende per adempimento collaborativo?
Per adempimento collaborativo si intende un particolare istituto che consente ai contribuenti in possesso di determinati requisiti di instaurare un rapporto di fiducia con l’Agenzia delle Entrate, usufruendo di alcuni aspetti premiali come procedure abbreviate, sanzioni ridotte e semplificazioni procedurali.
Cosa si intende per tax compliance?
Con tax compliance si intende la conformità alle normative fiscali da parte di un’organizzazione, ossia il rispetto delle leggi in materia fiscale vigenti nel paese e l’adempimento volontario degli obblighi tributari.
