Doceasy, in osservanza alla normativa AGID, garantisce la protezione, sicurezza e validità probatoria dei documenti nel tempo.
I vantaggi della Conservazione Digitale
Il servizio che ti permette di conservare e accedere ai tuoi documenti digitalmente
Dematerializzazione
I documenti conservati digitalmente non occupano spazio e non si perde tempo nelle ricerche.
Rispetto delle norme
Per le fatture elettroniche, la conservazione a norma per 10 anni è obbligatoria.
Risparmio di denaro e lavoro
Con i documenti digitali si risparmiano i costi di sicurezza e di stampa.
La normativa per la Conservazione Digitale
Con la legge di bilancio del 2018, sulla scorta della Legge n. 205 del 27 dicembre 2017, il 1 gennaio 2019 entra in vigore ufficialmente l’obbligo di fatturazione elettronica per tutti i soggetti con partita IVA (ad eccezione di alcuni soggetti ancora identificati come “esonerati”).
A partire da quella data, dunque in contemporanea con l’obbligo di fatturazione, entra in vigore per i titolari di partita IVA (con obbligo di fatturazione elettronica) l’obbligo di emissione e conservazione delle fatture in formato elettronico.
Il processo di conservazione
Conservare a norma i tuoi documenti è una procedura semplice e rapida
Validazione dei documenti e processo di firma
Una volta selezionato il documento da conservare, Doceasy ne effettua una validazione per verificare che non ci siano anomalie e che tutto sia corretto come estensione del documento valida, presenza della firma, certificato di firma valido e altro nel documento e negli allegati.
La firma dei documenti da mandare in conservazione può essere gestita completamente da Doceasy tramite il modulo aggiuntivo “Certificato di Firma Digitale”.
Invio al soggetto conservatore
Dopo la validazione, i documenti che risultano idonei vengono inviati al sistema di conservazione di Doceasy in maniera completamente automatica. Doceasy crea infatti i pacchetti di versamento e li invia al sistema di conservazione che rilascia il rapporto di versamento (firmato dal responsabile del servizio di conservazione di Doceasy). Tramite il pannello di controllo puoi consultare lo stato della conservazione e correggere eventuali errori che ne bloccano il proseguimento.
Puoi inviare a Doceasy anche documenti che hai già conservato con un altro soggetto conservatore
Consultazione ed esibizione dei documenti
Accedendo a Doceasy, puoi in ogni momento:
– consultare i documenti in base allo stato: presi in carico, inviati in conservazione e conservati
– verificare la presenza di anomalie che impediscono la conservazione
– visualizzare i versamenti creati in base allo stato
– effettuare il download e l’esibizione dei documenti
Il Responsabile della Conservazione a norma
Il responsabile della conservazione a norma, figura obbligatoria per legge, è colui che organizza, presiede e controlla l’intero sistema di conservazione.
Il ruolo di “Responsabile della conservazione” può essere rivestito da figure interne all’organizzazione oppure delegato ad un soggetto terzo con idonee competenze.
Quali documenti conservare digitalmente
La Conservazione Digitale a norma non riguarda solo le fatture elettroniche, ma tutta la documentazione aziendale
Documenti obbligatori
Per alcune tipologie di documenti la conservazione a norma è l’unico metodo di conservazione legalmente valido. Per loro stessa natura, queste tipologie di documenti non possono essere materializzati su carta. Di seguito un elenco esemplificativo (non esaustivo):
- Fatture Elettroniche
- PEC (Messaggi e ricevute di Posta Elettronica Certificata)
- Contratti firmati digitalmente
Altri documenti non obbligatori
Per altre tipologie di documenti la conservazione a norma è facoltativa, ma consente di recuperare spazi, risorse e tempo dedicati alla gestione degli archivi cartacei e di liberarsi dagli obblighi e responsabilità della loro tenuta per 10 anni, come previsto dal Codice Civile. Di seguito degli esempi:
- DDT
- Ricevute e scontrini fiscali
- Dichiarazioni fiscali
- Modulistica pagamenti (ad esempio i modelli F23 e F24)
- Registri Contabili (ad esempio il Libro Giornale, i Registri IVA ecc.)
- ecc.
Scopri i vantaggi della conservazione digitale a norma
È un processo informatico che garantisce alle aziende l’autenticità, l’integrità, la leggibilità, l’affidabilità e la reperibilità dei documenti informatici e il risparmio di tempo e di risorse.
Formazione Alias Digital
Il corso per aggiornarsi sui nuovi obblighi della Conservazione.
Con l’entrata in vigore il 1° gennaio 2022 delle nuove Linee Guida Agid è obbligatorio per tutte le aziende che utilizzano o intendono utilizzare sistemi di fatturazione elettronica nominare un Responsabile della Conservazione diverso dal Conservatore che abbia una formazione specialistica adeguata.
Il corso e-learning presenta in maniera dettagliata le linee guida normative e operative della Conservazione a norma e il ruolo e le responsabilità del Responsabile della Conservazione.
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