DocEasy: il software in cloud per gestire fatture elettroniche, libri e registri e la loro conservazione a norma.​

Puoi creare, inviare e ricevere le fatture elettroniche​ e inviarle a SDI.​

La conservazione dei documenti a valenza fiscale è compresa per 10 anni.

Lo utilizzi comodamente da PC, da tablet. Hai a tua disposizione anche un’ APP​ per consultare e condividere le fatture.​

DOCEASY È SEMPLICE E TI SEMPLIFICA IL LAVORO D’UFFICIO

Se hai una micro impresa, uno studio professionale o una piccola attività, se sei un negoziante o un artigiano, potrai alleggerire il lavoro d’ufficio grazie al nostro compilatore web, rimanendo sempre in regola con la normativa in vigore.​

  • 1-invoice

    FATTURAZIONE SEMPLICE​

    Emetti le fatture con il compilatore web, ricevi e visualizza le fatture passive in maniera semplice.​

  • 2-customize

    PERSONALIZZAZIONE​

    Puoi gestire tutti i campi previsti dalla Fattura Elettronica e con le sezioni dinamiche, la fattura si adatta alle tue esigenze. ​

  • 6-time

    VELOCITÀ

    DocEasy memorizza le informazioni e richiama in automatico i dati che utilizzi più spesso, così si velocizza l’emissione delle fatture.

  • 8-law

    CONSERVAZIONE A NORMA

    Le fatture sono conservate a norma per 10 anni con un processo automatico, sempre in regola con le direttive AdE.

  • 5-share

    CONDIVISIONE

    Se il tuo commercialista ha licenza Efatt Studio, può condividere la tua area di DocEasy e ricevere direttamente i dati delle fatture.

  • 7-security

    SICUREZZA E PRIVACY​

    Le norme sulla sicurezza e sulla privacy sono rispettate scrupolosamente e le nostre piattaforme digitali sono ospitate su datacenter italiani di ultima generazione.​

ricevi, invia, conserva

FATTURA E CONSERVA CON UNA SOLA PIATTAFORMA

Una soluzione in cloud, già utilizzata da più di 80.000 utenti online, messa a punto con il supporto di professionisti esperti in fatturazione elettronica e in conservazione a norma.​

FATTURA ELETTRONICA

  • check-w
    Emetti le fatture con il compilatore web​​
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    Invia file in formato XML, come richiesto dal Sistema di Interscambio (SdI)​
  • check-w
    Integra il ciclo passivo con il flusso di fatturazione

A NORMA CON LA CONSERVAZIONE DIGITALE

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    La piattaforma conserva i documenti PDF per 10 anni, senza costi aggiuntivi
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    Viene creato in automatico il Manuale della conservazione che devi solo completare con i dati del Responsabile della Conservazione e tenere aggiornato
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    Non devi preoccuparti se le norme cambiano, perchè la piattaforma viene aggiornata automaticamente dai nostri esperti​

ENTI SERVIZIO SANITARIO NAZIONALE - NSO

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    Per gli Enti del SSN dal 1 Febbraio 2020 è obbligatoria la gestione digitale degli ordini d’acquisto​​
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    DocEasy prevede il modulo NSO, già predisposto con le funzionalità di base per la gestione dell’ordine semplice​
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    Il modulo NSO risponde alle direttive del Dipartimento della Ragioneria di Stato del Ministero dell’Economia e delle Finanze.​

Cosa dicono le nuove linee guida AgID

Le nuove linee guida 2022 dell’AgID riguardano la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici e vanno a sostituire, dal punto di vista normativo, i vecchi DPCM del 13 novembre 2014 (“Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici”) e del 3 dicembre 2013 (“Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”).

Le principali novità previste dalle nuove linee guida dell’AgID riguardano la nomina di due nuove importanti figure all’interno delle Pubbliche Amministrazione e delle aziende che necessitano di gestire in modo corretto la documentazione informatica: il Responsabile per la gestione documentale e il Responsabile della conservazione digitale.

Il responsabile per la gestione documentale è una figura obbligatoria all’interno delle PA, ma non nelle aziende. La nomina di questa figura deve essere legata a comprovate competenze professionale e il suo ruolo consiste nella gestione dei protocolli informatici, dei flussi documentali, degli archivi e nell’organizzazione di un manuale di gestione documentale (nel quale viene spiegato il sistema di gestione informatica dell’organizzazione).

Il responsabile per la conservazione digitale è una nomina invece obbligatoria sia per le Pubbliche Amministrazioni, sia per le aziende private. Il suo principale compito è quello di gestire il completo processo di conservazione garantendone la correttezza nel tempo. In tal senso ha l’obbligo di redazione di un manuale di conservazione digitale, all’interno del quale sono illustrati tutti i soggetti, i ruoli e i modelli di funzionamento coinvolti nella formazione e gestione dei documenti informatici.

Tutto più facile e veloce con i vantaggi del digitale.

Se sei già utente DOCEASY, la APP ti consentirà di consultare le fatture inviate e ricevute.

Chi ha scelto DocEasy

per fatturazione elettronica e conservazione​

Alessandro Sampaolo

Siamo un negozio di informatica e utilizziamo DocEasy ormai da diversi anni; lo consigliamo a chi vuole un sistema semplice per inviare e ricevere le fatture elettroniche. In più c’è la conservazione e la possibilità di condividere con il commercialista un’area privata. Il canone è davvero alla portata di tutti e quando le norme cambiano, la piattaforma si aggiorna in automatico.

Alessandro Sampaolo
Resource srl
Valentina Ricci

Come piccola agenzia di pubblicità, cercavamo una soluzione easy per l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche, senza dover inserire ogni volta tutti i dati. Non siamo esperti di norme ma sapere che tutto si aggiorna in automatico anche per la privacy ci fa stare tranquilli. Ora dedichiamo giusto il tempo necessario all’amministrazione, senza sbagliare.

Valentina Ricci
Creative Mind srl

ECCO COSA PUOI FARE CON DOCEASY

Tante funzionalità per lavorare meglio​

Emettere le fatture con il compilatore web
Gestire tutti i campi previsti dalla fattura elettronica
Inviare file xml verso il sistema di interscambio
Monitorare lo stato delle ricevute
Scaricare le fatture passive provenienti dal sistema di interscambio
Richiedere l’esito sdi e scaricare la ricevuta di consegna o di scarto
Completare il flusso di fatturazione integrando il ciclo passivo
Conservare a norma i documenti in modo automatico, per 10 anni
Conservare libri e registri in formato pdf
Risparmiare sui costi di conservazione materiale
Essere sempre in regola grazie agli aggiornamenti automatici
Integrarti con soluzione di terze parti
Utilizzare il modulo gratuito Nodo Smistamento Ordini
Condividere con il tuo commercialista

FAQ - Frequently Asked Questions

Risposte alle domande più frequenti

A cosa serve DocEasy?

Con DocEasy si possono ricevere le fatture elettroniche, inviarle al Sistema di Interscambio e conservare a norma i documenti per 10 anni, senza costi aggiuntivi; con il modulo NSO (Nodo Smistamento Ordini) si gestiscono gli ordini verso il Sistema Sanitario Nazionale.

DocEasy è semplice da usare?

Molto semplice: la grafica è intuitiva, senza finestre complesse. Le funzionalità sono spiegate in poche parole già nel programma e non servono particolari competenze informatiche. Per utilizzarlo al meglio ci sono anche i video tutorial e l’assistenza gratuita online.

Posso fare le fatture?

Sì: grazie al compilatore che verifica la correttezza dei dati inseriti prima di procedere all’invio, è possibile emettere le fatture direttamente dalla piattaforma.

Posso ricevere le fatture passive?

Sì, è molto semplice: comunicando il nostro codice destinatario ai fornitori e compilando l’apposita area nel sito dell’Agenzia delle Entrate, le fatture passive arriveranno direttamente su DocEasy.

Le fatture sono conservate in regola?

Assolutamente sì: nel pacchetto di invio e ricezione è compreso il servizio di conservazione per 10 anni. I documenti presenti in piattaforma vengono conservati secondo la normativa vigente e senza alcun costo aggiuntivo. DocEasy si aggiorna automaticamente al rilascio di nuove norme.

Cosa succede se c’è già un gestionale?

DocEasy si integra senza problemi con i gestionali più diffusi. Per verificare la compatibilità con il proprio gestionale è possibile chiedere all’assistenza clienti DocEasy, aprendo un ticket gratuito già predisposto per l’invio di un messaggio.

È adatto ai Commercialisti?

Molti commercialisti in tutta Italia si sono dotati della licenza e.Fatt: accedono da una sola piattaforma all’area riservata di tutti i loro clienti, per condividere i documenti in totale sicurezza e senza perdite di tempo. E in regola con la privacy.

DocEasy è consigliato per liberi professionisti?

Studi professionali, piccole attività commerciali e micro imprese sono l’utente ideale di Doceasy, perché oltre alla semplicità di utilizzo possono condividere i documenti con il commercialista, che accederà personalmente alla loro area per acquisire i file.

Ruoli e responsabilità nella conservazione sostitutiva

La conservazione a norma è un’attività necessaria per le aziende che producono documentazione elettronica rilevante, come fatture elettroniche e ricevute fiscali. L’obiettivo della conservazione a norma è quello di conservare al meglio la documentazione elettronica, garantendone – nel tempo – l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità.

Secondo la legge vi è l’obbligo di conservazione a norma per le fatture elettroniche e le ricevute fiscali, ma è possibile conservare anche altri documenti importanti per le imprese quali il libro giornali, il libro degli inventari, le scritture ausiliarie, il registro dei beni ammortizzabili, i registri utili ai fini Iva, le dichiarazioni fiscali, gli F23 e gli F24 e i bilanci di esercizi.

I ruoli e le responsabilità della conservazione a norma sono delineati dalle nuove linee guida dell’AgID. Nel dettaglio definiscono chi può svolgere il ruolo di responsabile della conservazione a norma.

Nelle Pubbliche Amministrazioni questa figura deve coincidere con un elemento interno all’organizzazione, dotato delle competenze adeguate. Nelle aziende private, negli enti e nelle associazioni è invece possibile affidare il ruolo di responsabile della conservazione a norma sia a un soggetto interno all’azienda (amministratore, socio o dipendente) sia a un soggetto esterno (per esempio una società specializzata nella conservazione a norma professionale).

Cosa fa il responsabile della conservazione sostitutiva

Il responsabile della conservazione a norma è un ruolo relativamente nuovo nelle aziende moderne. I suoi compiti sono stati delineati con perizia nelle nuove linee guida dell’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).

I compiti principali del responsabile della conservazione digitale sono due: definire la struttura del processo di conservazione e assicurarsi che tutte le norme relative all’archiviazione e alla gestione documentale vengano correttamente rispettate.

Sia le Pubbliche Amministrazioni sia le aziende private sono tenute obbligatoriamente ad avere un responsabile della conservazione a norma, ma tra le due entità sussiste una differenza importante:

  • nelle Pubbliche Amministrazioni tale figura deve essere necessariamente riscontrabile in un dirigente della stessa organizzazione;
  • nelle imprese private il responsabile può essere scelto sia internamente all’azienda (indifferente se dipendente, amministratore o socio) sia esternamente, come ad esempio un professionista in outsourcing.

Le linee guida dell’AgID identificano nel dettaglio tutti i compiti che spettano al responsabile della conservazione digitale. Tra questi spiccano, come accennato:

  • la definizione dei requisiti e delle caratteristiche del sistema di conservazione utilizzato dall’organizzazione;
  • l’organizzazione dei sistemi di conservazione;
  • la gestione delle procedure legate alla sicurezza e alla tracciabilità della conservazione;
  • l’archiviazione a norma di legge;
  • la capacità di assicurarsi che i sistemi e i programmi di gestione utilizzati per la conservazione siano correttamente funzionanti.

Il responsabile della conservazione digitale può anche essere affiancato da collaboratori, dei quali deve essere specificatamente definito il ruolo all’interno del manuale della conservazione a norma.

Assistenza con ticket gratuito dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 18:00.

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