Le nuove linee guida 2022 dell’AgID riguardano la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici e vanno a sostituire, dal punto di vista normativo, i vecchi DPCM del 13 novembre 2014 (“Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici”) e del 3 dicembre 2013 (“Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”).
Le principali novità previste dalle nuove linee guida dell’AgID riguardano la nomina di due nuove importanti figure all’interno delle Pubbliche Amministrazione e delle aziende che necessitano di gestire in modo corretto la documentazione informatica: il Responsabile per la gestione documentale e il Responsabile della conservazione digitale.
Il responsabile per la gestione documentale è una figura obbligatoria all’interno delle PA, ma non nelle aziende. La nomina di questa figura deve essere legata a comprovate competenze professionale e il suo ruolo consiste nella gestione dei protocolli informatici, dei flussi documentali, degli archivi e nell’organizzazione di un manuale di gestione documentale (nel quale viene spiegato il sistema di gestione informatica dell’organizzazione).
Il responsabile per la conservazione digitale è una nomina invece obbligatoria sia per le Pubbliche Amministrazioni, sia per le aziende private. Il suo principale compito è quello di gestire il completo processo di conservazione garantendone la correttezza nel tempo. In tal senso ha l’obbligo di redazione di un manuale di conservazione digitale, all’interno del quale sono illustrati tutti i soggetti, i ruoli e i modelli di funzionamento coinvolti nella formazione e gestione dei documenti informatici.