Come funziona il principio di cassa per i liberi professionisti

Il principio di cassa rappresenta un elemento essenziale per garantire una compilazione accurata della dichiarazione dei redditi del professionista, il quale è responsabile di verificare che i compensi relativi alle singole prestazioni siano stati effettivamente incassati. Ecco come gestire correttamente gli incassi, compresi quelli ricevuti a cavallo dell’anno. 

Cos’è e come si applica il principio di cassa 

Il principio di cassa viene comunemente utilizzato nella contabilità semplificata per professionisti, imprenditori individuali e società di persone. Si tratta di un principio contabile che si basa sulla data effettiva di pagamento per la tassazione dei ricavi e la detrazione dei costi. 

Secondo il principio di cassa: 

• i ricavi dei liberi professionisti considerati per la determinazione del reddito sono solo quelli effettivamente incassati durante l’anno; 

• lo stesso criterio si applica alle spese, ad eccezione di alcuni casi specifici come le quote di ammortamento, i canoni di leasing e la quota del TFR; 

• i costi possono essere dedotti solo se sono effettivamente sostenuti e pagati nel corso del periodo fiscale; 

• nella determinazione dei costi e dei ricavi del professionista si considera la data effettiva di incasso/pagamento, anziché quella riportata sul documento (come avviene invece con il principio di competenza). 

Dopo questa premessa, vediamo quali regole devono essere seguite per registrare correttamente utilizzando il principio di cassa. 

Il principio di cassa: come gestirlo a seconda della natura dei pagamenti 

In base alla modalità di pagamento scelta, possono verificarsi situazioni diverse. Ecco come comportarsi nel caso di pagamenti a cavallo dell’anno in contanti, tramite assegni, carta di credito e di debito. 

Pagamenti in contanti a cavallo dell’anno 

Si tratta del caso più semplice, ma anche del meno frequente: il debito viene saldato a cavallo dell’anno in contanti. In questa circostanza, i pagamenti vengono considerati incassati non appena sono disponibili per il professionista. 

In particolare: 

• se un cliente paga una prestazione il 31 dicembre, il compenso sarà considerato parte dei ricavi dell’anno corrente; 

• se il cliente salda il debito il 2 gennaio, l’incasso dovrà essere considerato tra i ricavi dell’anno successivo. 

Poiché il momento del pagamento del cliente coincide con quello dell’incasso del professionista, non sorgono problemi. 

Gestione dei pagamenti tramite bonifico bancario nel principio di cassa 

Anche in questo caso, vale la regola che il reddito sia determinato nel momento in cui il professionista ha effettivamente la disponibilità della somma. Nel caso di pagamento tramite bonifico bancario, quindi, si dovrà considerare la “data disponibile” riportata sull’estratto conto dell’istituto bancario, poiché è da quella data che la somma accreditata può effettivamente essere utilizzata, anche se può essere diversa dalla data di valuta, ovvero il giorno in cui iniziano a decorrere gli interessi. 

Con il pagamento tramite bonifico bancario, potrebbe verificarsi una discrepanza tra il momento in cui il compenso è considerato incassato dal professionista e quello rilevante per determinare il periodo/mese in cui il soggetto che ha effettuato il pagamento deve versare la ritenuta. In caso di verifiche o contestazioni da parte dell’amministrazione finanziaria, questa problematica può essere facilmente risolta mediante la presentazione dell’estratto conto bancario, che attesta la data dell’effettivo incasso. 

Pagamenti tramite assegni, carte di credito o carte di debito 

Nel caso dei pagamenti con carta di credito, anche se non esistono interpretazioni ufficiali da parte dell’Agenzia delle Entrate, il momento rilevante ai fini contabili è quello in cui il professionista ottiene effettivamente la disponibilità del denaro. 

In particolare: 

• Carte di credito: rileva la data di accredito sul conto corrente del professionista, ovvero il momento in cui ottiene effettivamente la disponibilità della somma. 

• Carte di debito: si applica la stessa regola prevista per le carte di credito, considerando la data di accredito sul conto corrente. 

• Assegni circolari e bancari: il momento rilevante è quando il professionista riceve l’assegno, indipendentemente dal fatto che lo depositi immediatamente o in un momento successivo, come chiarito dalla circolare numero 38/E/2010 dell’Agenzia delle Entrate. 

Questo può creare criticità nei periodi a cavallo di due anni solari. Se il professionista incassa un corrispettivo tramite assegno il 31 dicembre e lo deposita il 2 gennaio, l’importo sarà attribuito alla voce “ricavi” dell’anno in cui ha effettivamente ricevuto l’assegno, e non a quello in cui lo ha depositato sul conto. 

Modalità di pagamento	Data rilevante ai fini del principio di cassa	Nota operativa
Contanti	Data di effettivo pagamento	Coincide con l’incasso
Bonifico bancario	Data disponibile sull’estratto conto	Non rileva la data valuta
Carta di credito	Data di accredito sul conto del professionista	Conta la disponibilità effettiva
Carta di debito	Data di accredito sul conto del professionista	Stessa regola delle carte di credito
Assegno bancario/circolare	Data di ricezione dell’assegno	Anche se depositato successivamente

Il principio di cassa nelle spese detraibili 

Secondo il principio di cassa, i costi e le spese per cui è prevista una detrazione fiscale (o una deduzione dal reddito complessivo) devono essere dichiarati, in generale, nella dichiarazione dei redditi dell’anno in cui sono stati sostenuti e debitamente documentati. Nel caso sempre più frequente in cui il pagamento avvenga tramite carte di credito o di debito, come già accennato, per determinare il periodo di imposta in cui richiedere la detrazione o la deduzione, diventa rilevante il momento in cui la carta è stata utilizzata e non quello successivo in cui viene addebitato sul conto corrente del titolare. Questo vale anche quando la data di addebito cade nel periodo di imposta successivo a quello dell’utilizzo della carta. 

Poiché nel principio di cassa rileva il momento dell’effettivo pagamento, è fondamentale monitorare con precisione le date delle operazioni e la documentazione correlata. L’utilizzo di un software di fatturazione elettronica come Kubik può facilitare il controllo delle fatture emesse e ricevute, semplificando la gestione degli incassi e dei pagamenti. 

Eccezioni al principio di cassa  

Nonostante il principio di cassa sia la regola generale per i liberi professionisti, esistono alcune eccezioni in cui si applica il principio di competenza. Questo significa che alcuni costi e ricavi vengono considerati nel periodo di imposta in cui si verificano, indipendentemente dalla data effettiva di incasso o pagamento. Tra le principali eccezioni troviamo:  

• Ammortamenti: le quote di ammortamento dei beni strumentali vengono dedotte annualmente in base alla loro durata di utilizzo, indipendentemente dal momento in cui sono stati acquistati o pagati.  

• Canoni leasing: i canoni di leasing sono deducibili nel periodo di imposta in cui maturano, anche se il pagamento avviene in un periodo diverso.  

• Contributi previdenziali: i contributi previdenziali versati alle casse professionali sono deducibili nell’anno in cui sono dovuti, anche se il versamento avviene successivamente.  

• Fatture da emettere: le fatture da emettere relative a prestazioni completate entro la fine dell’anno, ma non ancora fatturate, devono essere considerate come ricavi dell’anno in corso, anche se l’incasso avverrà nell’anno successivo.  

È importante tenere conto di queste eccezioni per evitare errori nella compilazione della dichiarazione dei redditi e garantire una corretta determinazione del reddito imponibile.  

Domande Frequenti