Software in cloud

Come gestire amministrazione e contabilità con un software in cloud

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Un software in Cloud oggi consente alle aziende di digitalizzare gran parte dei processi interni, a partire dalla gestione dell’amministrazione e della contabilità. Queste due aree sono infatti cruciali per il corretto funzionamento del business e necessitano di un gestionale in Cloud che sia in grado di ridurre gli sprechi di tempo e risorse che derivano da una gestione manuale di queste attività. Ecco cosa sapere in questo articolo di Alias Digital.

Software in Cloud: cos’è

Prima di comprendere perché un gestionale in Cloud è la soluzione ottimale per le aree amministrative e contabili è importante capire nel dettaglio di cosa si tratta. Un software in Cloud è uno strumento informatico di uso quotidiano, che permette alle aziende di automatizzare molti dei loro processi, sia in ambito amministrativo che produttivo.

La principale forza del gestionale in Cloud è quella di porsi come strumento completo in grado di integrare le diverse aree aziendali. In questo modo permette di ottimizzare i processi organizzativi, produttivi e anche decisionali. La sua natura Cloud (che si contrappone ai software on premise di proprietà) è inoltre un enorme plus, perché consente alle aziende di essere molto più flessibile (vi si può accedere da qualunque dispositivo) e di ridurre i costi a fronte di un utilizzo gestionale sempre sicuro e performante.

L’accesso attraverso la rete Internet è, dunque, la caratteristica più evidente di un software in cloud. Entrando nello specifico del significato, con il termine cloud si intende soprattutto uno spazio virtuale dove vengono conservati i dati. Un software sulla “nuvola”, tuttavia, oggi è molto più di questo. È più appropriato parlare di cloud computing, intendendo un sistema di servizi e applicazioni erogati via web e che non sono fisicamente salvati sul proprio PC.

Perché scegliere un software in Cloud per la Contabilità?

Perché preferire un software in Cloud nelle aree di amministrazione e contabilità? I vantaggi che derivano dall’utilizzo di un gestionale in Cloud sono molteplici, ma forse il più importante è la capacità di ridurre al minimo gli errori. L’automatizzazione dei processi, infatti, sostituisce gran parte del lavoro manuale e non c’è in azienda area più critica in tal senso di quella legata alla contabilità.

La gestione della contabilità è solitamente accompagnata da iter delicati, processi che necessitano di azzerare al minimo gli errori. Un software in Cloud permette di automatizzare al meglio i processi contabili e di accedervi in qualsiasi momento e da qualsiasi posizione, un’idea di flessibilità che si abbina perfettamente con le necessità rigorose richieste dalla contabilità.

Scrivania di un contabile che lavora al pc circondato da raccoglitori di documenti

Perché scegliere un software in Cloud per l’amministrazione

Anche nell’area amministrativa un gestionale in Cloud è la soluzione migliore. Oggi i nuovi paradigmi lavorativi ci consegnano imprese che hanno strutture sempre più articolate e remotizzate, con operatori che agiscono in Smart Working o addirittura forze in outsourcing contrattualizzate a Partita Iva. Il Cloud consente di ottenere un gestionale snello da utilizzare ma allo stesso tempo estremamente flessibile, che non necessita di essere installato né richiede manutenzione. È accessibile da qualunque posizione e da qualsiasi dispositivo.

I vantaggi di un software gestionale in Cloud

Un software gestionale in Cloud è in grado di portare benefici non solo all’area amministrativa e contabile, ma all’intera azienda. I motivi per affermarlo sono diversi e immediatamente recepibili dalle aziende che scelgono questa soluzione.

  • risparmio di denaro: un gestionale in cloud non richiede pesanti e onerose infrastrutture hardware, non necessita di manutenzione, di licenze e di aggiornamenti specifici. È sempre funzionante e assolutamente sicuro. Di aggiornamenti e manutenzione se ne occupano i provider, l’unica cosa che deve fare l’azienda è pagare un canone periodico in base ai servizi richiesti.
  • velocità e alla facilità di utilizzo: l’unica cosa che serve per connettersi al gestionale è una connessione internet. Non solo, i gestionali in Cloud sono progettati per semplificare le classiche funzioni di ERP e sono altamente personalizzabili a seconda delle esigenze delle aziende. Una flessibilità che ottimizza efficienza e produttività.
  • sicurezza: spesso si tende erroneamente a sostenere che il Cloud sia più vulnerabile delle soluzioni di proprietà, ma è l’esatto opposto. I Cloud sono sicuri, addirittura più sicuri delle soluzioni on premise. Questo perché sono costantemente aggiornati e manutenuti e, contestualmente, devono sottostare a normative e requisiti sempre più stringenti.

Un gestionale in cloud può essere una scelta molto vantaggiosa. Dipende, naturalmente, dal tipo di vantaggio che ci si propone di ottenere. Non esiste una scelta migliore in assoluto, piuttosto occorre ragionare valutando quella più adatta alle caratteristiche della propria azienda.

Al momento, in Italia il 44% del parco applicativo delle grandi imprese è in cloud. Il 52% delle PMI, invece, adotta almeno un servizio sulla “nuvola”. Numeri che testimoniano come sia una scelta sempre più consolidata, con un trend di crescita del +18% rispetto al 2021 come indica l’Osservatorio Cloud Transformation del Politecnico di Milano.

L’affermazione di questa modalità di erogazione è il risultato dei molteplici vantaggi di un software in cloud. Quali sono i principali? Eccoli di seguito.

  • Minore investimento iniziale: risparmio significativo per acquisto, installazione e manutenzione del software (acquisto con canone dei servizi utilizzati)
  • Maggiore competitività: soprattutto per le PMI, possibilità di accedere a soluzioni tipicamente adottate dalle grandi aziende e costantemente aggiornate con nuove funzioni
  • Soluzioni su misura: possibilità di costruirsi il “proprio” servizio scegliendo solo le funzioni realmente usate, potendo poi modificarle oppure aggiungendone di nuove molto velocemente
  • Collaborazione estesa: possibilità di accedere alla soluzione, ad esempio il software gestionale, anche da mobile e da qualunque dispositivo esterno all’azienda estendendo l’accesso anche a personale esterno o in smart-working
  • Disaster Recovery e backup: in caso di malfunzionamenti o blocchi operativi, il ripristino dei servizi cloud è rapido, con i dati salvati in tempo reale e sempre disponibili
  • Sostenibilità ambientale: se è vero che il cloud computing consuma energia; tuttavia, riduce in modo significativo il proliferare e lo smaltimento di macchine e hardware fisici

Il cloud computing non è dunque una moda passeggera, ma una solida scelta tecnologica che garantisce benefici tangibili. In molte aziende ogni giorno si rendono più flessibili i processi e si collabora in modo smart proprio grazie a infrastrutture sempre più virtuali.

FAQ e domande utili

1. Cos’è un software in Cloud? 

Un software in Cloud è un’applicazione accessibile via internet, ospitata su server remoti gestiti da un provider. Questo elimina la necessità di installare il software sui propri dispositivi e permette l’accesso da qualsiasi luogo con una connessione internet. 

2. Quali sono i vantaggi principali di un software in Cloud per l’amministrazione e la contabilità? 

Riduzione degli errori: L’automazione dei processi minimizza gli errori umani, particolarmente cruciali in ambito contabile. 
Flessibilità: Accessibile da qualsiasi dispositivo e luogo, ideale per team distribuiti o in smart working. 
Risparmio: Elimina i costi di infrastrutture, licenze, manutenzione e aggiornamenti. 
Sicurezza: I provider di Cloud investono in sicurezza e conformità alle normative, spesso superando le misure di sicurezza interne delle aziende. 
Scalabilità: Il software può crescere insieme all’azienda, adattandosi alle esigenze mutevoli. 

3. Quali funzionalità offre un software gestionale in Cloud per amministrazione e contabilità? 

Fatturazione elettronica 
Contabilità generale e analitica 
Gestione scadenze e pagamenti 
Gestione del personale (buste paga, presenze, etc.) 
Gestione del magazzino 
Business intelligence e reporting

4. È sicuro utilizzare un software in Cloud per dati sensibili come quelli contabili? 

Sì, i provider di Cloud investono molto in sicurezza, spesso offrendo livelli di protezione superiori a quelli delle aziende. Tuttavia, è importante scegliere un provider affidabile e verificare le sue politiche di sicurezza e conformità. 

5. Come scegliere il software gestionale in Cloud giusto per la mia azienda? 

Considera le dimensioni e le esigenze specifiche della tua azienda. Valuta le funzionalità offerte, la facilità d’uso, l’assistenza clienti e il costo. Confronta diverse opzioni e chiedi dimostrazioni gratuite prima di prendere una decisione.