Consigli per scegliere il gestionale perfetto per una PMI

La digitalizzazione oggi non è più una sola opportunità, ma una vera e propria necessità. In un contesto digitale così mutevole come quello odierno affidarsi ad un software gestionale online per la tua PMI potrebbe rivelarsi la migliore scelta per restare competitivo. Gli imprenditori più conservatori però vedono il passaggio a un gestionale come un processo ostico e complicato, ma così non è. Un software gestionale può apportare solamente benefici, sia a livello amministrativo che operativo. 

Software gestionale: come sceglierlo? 

Oggi sul mercato ci sono numerosissimi player che propongono software gestionali per le aziende, comprese le PMI, le microimprese e gli studi professionali. Gli imprenditori che finalmente decidono di fare questo passo si trovano così dinanzi a un’offerta molto ampia e variegata. Come scegliere? 

Il primo passo è valutare le proprie esigenze: la forza dei gestionali è infatti quella di essere completamente personalizzabili e modulabili a seconda delle proprie necessità. Un business può scegliere un gestionale dedicato a una sola attività, per esempio la contabilità, oppure un software più ampio, che riesce a gestire più attività aziendali da un’unica piattaforma. 

Software gestionali online vs software tradizionali 

Prima dell’arrivo dei software gestionali online le aziende si affidavano ai programmi tradizionali, quelli più comunemente conosciuti come on-premise. La differenza tra le due filosofie è enorme. Se le soluzioni on-premise dovevano essere installate in-loco attraverso un server localizzato all’interno dell’impresa, con i software gestionali online il processo è molto più semplice:  

• non è necessaria nessuna installazione; 
• si richiede solamente una connessione internet, l’apertura di un account e alcune personalizzazioni. 

Dopodiché si è immediatamente operativi.  

Perché si preferiscono i gestionali online ai tradizionali? 

La digitalizzazione sta spingendo le aziende a utilizzare sempre maggiormente i gestionali online, a discapito dei software tradizionali offline. Non si tratta di una moda passeggera, ma di una vera e propria necessità delle aziende che, scegliendo questa soluzione, ottengono numerosi benefici. Ecco i principali: 

• Costi minori: senza un server interno non si necessita di personale IT qualificato, non si paga per l’implementazione della macchina e si riducono di molto i costi di manutenzione; 
• Operatività: un server interno a un’azienda è raggiungibile solo dai dispositivi che sono ad esso collegato. Oggi questo non è più possibile: l’esplosione dell’operatività da remoto ha portato le aziende a riorganizzarsi. Con un software gestionale online ognuno può accedere da casa o da una postazione che non sia quella dell’ufficio; 
• Sicurezza: spesso si tende a pensare che una struttura completamente gestita internamente sia più sicura. Ma a quale costo? Con le soluzioni gestionali online lo stesso grado di sicurezza è garantito, ma con un investimento molto minore.  

Software gestionali: meglio specifici o generici? 

Quando si sceglie un software gestionale online bisogna analizzare con accuratezza le proprie esigenze. In commercio è possibile trovare sia soluzioni dedite alla gestione di un’area specifica, ad esempio contabilità o magazzino, oppure software con un raggio d’azione più ampio. Si tratta dei gestionali chiamati ERP (Enterprise Resource Planning) che sono strutturati per consentire all’impresa di gestire diverse aree da un’unica piattaforma.  

Quali caratteristiche valutare per acquistare un software gestionale 

Se stai per acquistare un gestionale online ci sono alcune caratteristiche che devi prendere in considerazione, eccole nel dettaglio: 

• Affidabilità del fornitore: la storicità di un’azienda che offre un software aziendale è importante per il cliente. La tua impresa ha bisogno di un gestionale che sia frequentemente aggiornato e che abbia un elevato standard di sicurezza; 

• Capacità di integrazione: uno dei punti di forza di un software gestionale è la capacità di integrarsi con altri software utilizzati in azienda, come per esempio il pacchetto Office. Prima di acquistare un gestionale è bene quindi comprendere il grado di compatibilità dello stesso; 
• User Experience: l’usabilità di un software è determinante. Una user experience facile e intuitiva consente ai dipendenti di muoversi e lavorare con facilità, senza perdere tempo nella comprensione delle modalità di utilizzo; 
• Assistenza: il passaggio da un software on-premise a un software online elimina la necessità di una assistenza e manutenzione interna. Per questo motivo è bene assicurarsi che l’azienda fornitrice abbia un servizio assistenza che sia facilmente reperibile in caso di problematiche.  

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