Cos’è e a cosa serve il Sigillo Elettronico

I processi di digitalizzazione richiedono nuovi approcci al lavoro e l’adozione di strumenti innovativi, come il Sigillo Elettronico, che sostituisce il tradizionale timbro inchiostro per garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti digitali. Il Sigillo Elettronico è definito dal Regolamento eIDAS come “dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati in forma elettronica per garantire l’origine e l’integrità di questi ultimi”.

Il suo scopo è quello di certificare il valore legale dei documenti digitali, proteggendoli da eventuali manipolazioni o alterazioni. In sostanza, il Sigillo Elettronico è un’etichetta digitale che assicura la correttezza dell’origine dei dati del documento e la sua validità legale.

Tipologie di Sigillo Elettronico

In accordo con il Regolamento UE n°910/2014 sull’identità digitale, ci sono due tipologie di Sigillo Elettronico:

• Il Sigillo Elettronico Avanzato (AdESeal), che secondo l’articolo 36 deve essere associato esclusivamente al creatore del sigillo, idoneo a identificarlo, fondato sui dati che gli appartengono e controllati da lui, legati ai dati in modo che ogni successiva modifica sia visibile;
• Il Sigillo Elettronico Qualificato (QeSeal), che ha le stesse caratteristiche del Sigillo Elettronico Avanzato, ma che viene creato tramite un dispositivo dotato di certificato. I certificati qualificati per i sigilli elettronici devono soddisfare i criteri definiti nell’allegato III del Regolamento UE n°910/2014. In aggiunta, come previsto dall’articolo 35, un Sigillo Elettronico Qualificato basato su un certificato qualificato emesso da uno Stato membro viene riconosciuto come Sigillo Elettronico Qualificato in tutti gli altri Stati membri. È possibile ottenere un Sigillo Elettronico Qualificato recandosi presso una Certification Authrotity elDAS autorizzata ad emettere i sigilli. L’uso del Sigillo Elettronico Qualificato protegge le persone giuridiche da rischi come la falsificazione o l’alterazione di documenti da loro emessi, ad esempio quando firmano fatture elettroniche, notifiche ufficiali, certificati, legalizzazioni, offerte, e altri documenti elettronici.

Sigillo Elettronico e firma elettronica: analogie e differenze

Il Sigillo Elettronico Qualificato, inserito nell’ordinamento italiano grazie all’AgID, è uguale a una firma elettronica qualificata, ma a differenza di quest’ultima non si riferisce a una persona fisica, bensì ad una persona giuridica. Questo significa che, mentre possiamo identificare un individuo tramite la sua firma, ad esempio nome, cognome, codice fiscale, etc; tramite un sigillo possiamo solo risalire ad una persona giuridica attraverso la sua denominazione, tramite la sua partita IVA o il codice fiscale, ma non possiamo sapere quale persona fisica ha usato le credenziali per generare il sigillo.

Il Sigillo Elettronico e la firma digitale hanno lo stesso obiettivo: garantire l’integrità e l’autenticità del documento su cui vengono apposti.

Ma in cosa differiscono? La risposta è semplice: la firma digitale viene apposta da una persona fisica, il Sigillo Elettronico da una persona giuridica, proprio come una firma autografa e un timbro. Inoltre, il sigillo elettronico non può confermare l’identità della persona che lo ha apposto sul documento, a differenza della firma digitale.

Quando è necessario usare il Sigillo Elettronico?

Secondo il Regolamento eIDAS, il sigillo offre la presunzione di integrità e di corretta provenienza dei dati a cui è associato. Ciò lo rende idoneo per svolgere funzioni probatorie, certificando la provenienza dei dati, del documento informatico o del bene digitale della persona giuridica cui è associato. Va sottolineato che il sigillo non è una firma elettronica della persona giuridica, ma è utilizzabile da più soggetti all’interno dell’organizzazione aziendale, purché dotati dei necessari permessi di utilizzo. Il sigillo viene tipicamente utilizzato nei sistemi informativi, supportando transazioni automatizzate sicure, ma è importante ricordare che non è adatto per i documenti che richiedono una firma autografa.

Tra i casi d’uso, rientrano la certificazione di provenienza di documenti, fotografie, disegni, progetti, documentazione commerciale, processi di protocollazione, ambito sanitario, autenticazione di beni digitali dell’azienda e scansioni. Si stanno inoltre sviluppando casi di utilizzo per la tutela del diritto d’autore e per le opere dell’ingegno. Si prevede un aumento della diffusione dell’utilizzo dei sigilli, che rappresentano un utile strumento a supporto dei processi di riorganizzazione e digitalizzazione in corso nelle aziende. In alcuni casi specifici connessi alla conservazione sostitutiva e digitale, il Sigillo Elettronico Qualificato può anche sostituire la firma digitale.

Come autenticare un documento con il Sigillo Elettronico e tutti i vantaggi

In che modo si può autenticare un documento con il Sigillo Elettronico? L’applicazione di tale sigillo su un documento elettronico avviene in modo automatico, senza necessità di dispositivi o codici di autorizzazione. Tra i vantaggi principali del Sigillo Elettronico vi è l’apposizione automatica da parte di un sistema informatico, la garanzia di provenienza del documento o del messaggio, nonché la sua validità in sede di giudizio in tutta Europa. Inoltre, esso assicura la certezza del soggetto giuridico che lo ha apposto sul documento, proprio come la firma elettronica qualificata per i soggetti fisici, secondo le normative nazionali ed europee.