Formazione

Gli incaricati della privacy: quali sono i loro ruoli e responsabilità? 

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La gestione dei dati personali è vitale per le organizzazioni, soprattutto nel rispetto del GDPR in Europa, che identifica quattro ruoli essenziali: l’Interessato del Trattamento (persona fisica del quale vanno tutelati i dati personali), il Titolare del Trattamento (colui che determina le finalità ed i mezzi del trattamento dei dati personali), il Responsabile del Trattamento (che tratta i dati personali per conto del Titolare) e l’Incaricato (colui che agisce sotto la diretta autorità del Titolare o Responsabile).  

La privacy è considerata un diritto umano imprescindibile e, nell’odierna società sempre più digitale, la tutela dei dati personali si rivela fondamentale per salvaguardare tale diritto. Pertanto, è imperativo che enti e imprese implementino  misure tecniche e organizzative al fine di garantite la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento.  

Il GDPR e la Protezione dei Dati 

Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) è un regolamento dell’Unione Europea che si propone di rafforzare e unificare la protezione dei dati personali per tutti gli individui all’interno dell’UE. Nonostante le modifiche introdotte dal GDPR, la terminologia e le figure chiave della legge italiana sulla privacy rimangono le stesse. 

In questo contesto, emergono ruoli chiave: l’Interessato del Trattamento, il Titolare del Trattamento, il Responsabile del Trattamento e l’Incaricato del Trattamento. Ciascuno di questi ruoli ha specifici obblighi, poteri e responsabilità: 

  • L’Incaricato del Trattamento è la persona fisica del quale vanno tutelati i dati personali, a cui lo stesso GDPR conferisce necessari diritti e garanzie: il diritto a essere informati, ossia la possibilità di sapere in modo chiaro chi e come tratta i suoi dati, il diritto di accedere ai propri dati, conoscendo anche le finalità per cui questi vengono trattati, il diritto alla rettifica, grazie al quale l’interessato può chiedere modifiche o aggiornamenti dei propri dati, il diritto di revoca, il diritto di opporsi al trattamento, il diritto alla cancellazione, il diritto all’oblio e il diritto alla portabilità dei dati, che conferisce all’Interessato la possibilità di ricevere i propri dati personali o chiederne il trasferimento tra un Titolare e l’altro. 
  • Il Titolare del Trattamento è la persona fisica o giuridica che determina le finalità e i mezzi del Trattamento dei dati personali. Ha la responsabilità ultima di garantire che il trattamento dei dati avvenga nel rispetto della legge, questo include la definizione delle finalità e delle modalità del trattamento, la garanzia della sicurezza dei dati e la risposta alle eventuali violazioni dei dati.
  • Il Responsabile del Trattamento è la persona fisica o giuridica che tratta i dati personali per conto   del Titolare. Questa figura è facoltativa e deve essere scelta con criterio tra soggetti altamente qualificati. 

Il Responsabile del Trattamento ha la responsabilità di garantire che il trattamento dei dati personali sia effettuato nel rispetto delle istruzioni impartite dal Titolare. Questo include l’adozione di misure tecniche e organizzative appropriate per garantire la sicurezza dei dati, la tenuta del registro dei trattamenti e la designazione di un Responsabile per la Protezione dei Dati (RPD), se necessario.

  • L’Incaricato del Trattamento è la persona fisica autorizzata dal Titolare o dal Responsabile a effettuare operazioni di trattamento dei dati personali. Questa figura può essere solo una persona fisica e deve essere designata per iscritto dal Titolare o dal Responsabile.

La Coesistenza di Più Figure 

È possibile che in un’organizzazione coesistano più Titolari del Trattamento (Contitolari), più Responsabili e più Incaricati, in questi casi, ciascuna figura deve avere un ambito di responsabilità e di compiti chiaramente definito. 

La designazione e la nomina delle figure chiave nella protezione dei dati devono essere effettuate per iscritto e in modo tassativo, l’atto di designazione deve indicare lo specifico ambito del trattamento consentito. 

Oltre a queste specifiche tecniche, le figure chiave nella protezione dei dati devono lavorare insieme per garantire la sicurezza e la protezione dei dati personali. Il Titolare ha la responsabilità ultima, mentre il Responsabile e l’Incaricato devono seguire le istruzioni impartite dal Titolare. 

La Protezione dei Dati nel Contesto Internazionale 

Nel panorama globale, la protezione dei dati assume contorni complessi. Il GDPR impone che, se il Titolare o il Responsabile del Trattamento dei dati non risiedono all’interno dell’UE, debba essere nominato un Rappresentante all’interno dell’Unione.  

Questo Rappresentante agisce come punto di contatto e deve essere localizzato in uno degli Stati Membri dove risiedono gli individui (gli “Interessati”) i cui dati sono oggetto di Trattamento. Questa disposizione assicura che, nonostante la distanza geografica dei Titolari o Responsabili, i diritti degli Interessati all’interno dell’UE siano tutelati e che vi sia sempre un canale di comunicazione accessibile per le questioni relative alla privacy dei dati. 

L’importanza della formazione nel campo della privacy 

L’adeguata formazione degli incaricati della privacy è un elemento imprescindibile per qualsiasi organizzazione che intenda navigare con sicurezza il complesso panorama del GDPR. Considerando che il Titolare del Trattamento detiene la responsabilità ultima e che il Responsabile e l’Incaricato operano seguendo le sue direttive, è essenziale che queste figure siano non solo ben definite e designate ma anche adeguatamente formate.  

La formazione continua permette di stare al passo con le evoluzioni legislative e tecnologiche, garantendo la protezione dei dati personali, che è un diritto fondamentale degli individui. Inoltre, nell’ambito internazionale, dove le implicazioni della gestione dei dati possono varcare i confini, la formazione è cruciale per assicurare che i rappresentanti nell’UE comprendano pienamente i loro doveri e siano in grado di agire efficacemente come intermediari tra i tTitolari/Rresponsabili esterni all’UE e gli Interessati all’interno dell’UE. Pertanto, un investimento nella formazione degli incaricati non è solo un requisito legale ma rappresenta anche una strategia proattiva per mitigare i rischi e rafforzare la fiducia dei soggetti interessati nella gestione dei loro dati.