La gestione dei rapporti di lavoro non è sempre facile, ma possono nascere dei contrasti quando nell’ambiente lavorativo i dipendenti non rispettano le regole o adottano comportamenti ritenuti scorretti o non tollerabili. Il datore di lavoro ha una serie di strumenti a sua disposizione per gestire queste situazioni, tra cui la lettera di richiamo.
Questo documento ha una duplice funzione: da un lato richiama l’attenzione del lavoratore su specifiche condotte inadeguate, dall’altro offre l’opportunità di correggere tali comportamenti preservando così il rapporto professionale. Vediamo cos’è nel dettaglio una lettera di richiamo e come gestirla dal punto di vista del datore di lavoro e del lavoratore.
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Cos’è una lettera di richiamo
La lettera di richiamo può essere intesa come l’ammonimento scritto di un dipendente, oppure il primo atto di un provvedimento disciplinare che può portare anche al licenziamento del lavoratore. È in pratica un documento attraverso il quale il datore di lavoro può contestare in modo formale un comportamento ritenuto scorretto o non conforme alle regole aziendali da parte del dipendente.
Questo strumento è disciplinato dall’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori, che stabilisce in particolare l’obbligo da parte del datore di lavoro di contestare in maniera preventiva il lavoratore e di ascoltarlo a sua difesa prima di adottare qualsiasi provvedimento disciplinare, come l’applicazione di sanzioni, la sospensione o il licenziamento del lavoratore.
La lettera di richiamo è uno degli strumenti meno severi previsti dai contratti collettivi nazionali del lavoro italiani. Il suo scopo è quello di tutelare i diritti del dipendente e richiamarne l’attenzione del lavoratore su determinati aspetti del suo operato, al fine di cercare di correggere eventuali comportamenti inadeguati o non conformi alle regole aziendali e prevenire future infrazioni.
Le cause che possono portare a una lettera di richiamo
La lettera di richiamo può essere scritta dal datore di lavoro per diversi motivi. Uno di questi sono i comportamenti del lavoratore dannosi per l’azienda, ad esempio perché possono provocare un danno all’organizzazione in termini economici o di immagine. l’invio della lettera di richiamo può essere dovuto anche a dei comportamenti poco tollerabili e ripetuti nel tempo, nel tentativo di evitare che l’atteggiamento del dipendente diventi problematico.
In altri casi la lettera di richiamo viene inviata quando il lavoratore non rispetta mansioni affidategli dal datore di lavoro, oppure se determinate azioni compromettono il rapporto di fiducia tra i due soggetti. Solitamente non si tratta di comportamenti gravi, per i quali può essere previsto il licenziamento per giusta causa, ma di infrazioni del regolamento aziendale che potrebbero diventare dannose per l’azienda qualora dovessero peggiorare o ripetersi nel tempo.
In genere, alcuni dei motivi più comuni che spingono un datore di lavoro a redigere una lettera di richiamo sono:
- poca attenzione alle mansioni svolte;
- ritardi eccessivi o frequenti sul posto di lavoro;
- assenze senza giustificazioni o con motivazioni inadeguate;
- comportamenti socialmente discutibili o pericolosi;
- impiego delle apparecchiature aziendali per fini personali.
Gli elementi principali di una lettera di richiamo
Una lettera di richiamo conforme deve contenere alcuni elementi fondamentali. Innanzitutto è necessaria una descrizione dettagliata del comportamento contestato, quindi il datore di lavoro o il responsabile delle risorse umane incaricato di redigere la lettera di richiamo deve indicare con precisione l’azione o l’omissione imputata al dipendente, specificando date, orari e circostanze in cui è avvenuta l’infrazione al regolamento aziendale.
In secondo luogo, la lettera di richiamo deve contenere anche la richiesta di modifica del comportamento da parte del lavoratore richiamato. In particolare, all’interno di questo documento il datore di lavoro o la persona incaricata deve invitare esplicitamente il lavoratore a correggere la condotta inadeguata oggetto del richiamo, evidenziando l’importanza del rispetto delle politiche aziendali.
Il datore di lavoro deve inoltre indicare all’interno della lettera di richiamo le possibili conseguenze a cui potrebbe andare incontro il lavoratore, qualora il dipendente richiamato continui a comportarsi in maniera scorretta o inadeguata. Nel dettaglio, la lettera di richiamo deve informare il dipendente sulle eventuali sanzioni disciplinari che potrebbero essere adottate in caso di reiterazione del comportamento contestato.
Infine, il documento deve riportare anche i termini per presentare eventuali giustificazioni, affinché il dipendente sia consapevole del tempo a sua disposizione per rispondere alla lettera di richiamo. Generalmente, al lavoratore viene concesso un periodo di tempo (di solito di cinque giorni) entro il quale può fornire delle spiegazioni o delle giustificazioni in merito all’infrazione contestata.
Come scrivere una lettera di richiamo in maniera corretta
Per il datore di lavoro la scrittura di una lettera di richiamo richiede molta attenzione e precisione. In questi casi è fondamentale che il documento sia redatto per iscritto e consegnato al dipendente in modo da garantire la prova della ricezione, preferibilmente tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o di persona con firma del lavoratore per registrare l’avvenuta ricezione del documento.
In queste circostanze è cruciale la tempestività: la contestazione deve avvenire in tempi ragionevoli rispetto all’infrazione, per evitare che il ritardo possa essere interpretato come una tolleranza del comportamento scorretto. Inoltre, è essenziale essere molto dettagliati nella descrizione dei fatti contestati, per consentire al lavoratore di comprendere appieno l’avvenimento che ha portato al richiamo e preparare una difesa adeguata.
La lettera di richiamo può anche essere scritta digitalmente e consegnata al lavoratore in formato elettronico via email o PEC (Posta Elettronica Certificata). Per conferire pieno valore legale al documento, tutelandosi in caso di contenziosi con il lavoratore, è opportuno apporre alla lettera di richiamo la firma elettronica, basta utilizzare un software per la firma elettronica per scegliere il livello di sicurezza più adatto alle proprie esigenze e avere il controllo di ogni fase del processo.
Come rispondere a una lettera di richiamo
Ricevere una lettera di richiamo può rappresentare un’esperienza delicata dal punto di vista del lavoratore. In questi casi, dunque, è importante affrontare la situazione con professionalità e tempestività. Innanzitutto, è consigliabile analizzare attentamente il contenuto della lettera per valutare la fondatezza delle contestazioni.
Successivamente il dipendente può decidere se presentare le proprie giustificazioni entro il termine indicato (in genere entro 5 giorni), preferibilmente per iscritto. In questo caso deve fornire una spiegazione dettagliata dei fatti e, qualora fosse necessario, ammettere l’errore e illustrare le misure che verranno adottate per evitare il ripetersi di tali comportamenti.
Una risposta ben articolata può contribuire a ricostruire il rapporto di fiducia con il datore di lavoro e prevenire ulteriori provvedimenti disciplinari. Naturalmente non è obbligatorio rispondere a una lettera di richiamo, ma è opportuno farlo per chiarire la propria posizione. Ad ogni modo, nei casi più complessi è possibile chiedere il supporto del sindacato di appartenenza.
Cosa succede dopo una lettera di richiamo
Dopo l’invio di una lettera di richiamo il lavoratore può rispondere e spiegare il suo punto di vista su quanto accaduto, porgendo le sue scuse e ammettendo le proprie colpe oppure contestando l’avvenimento in quanto frutto di un malinteso o di un errore del datore di lavoro. Successivamente, l’azienda deve valutare la risposta del lavoratore e decidere quali provvedimenti prendere.
In alcuni casi il datore di lavoro può scegliere di non intraprendere azioni nei confronti del lavoratore, di fatto accogliendo le sue motivazioni oppure offrendogli un’altra opportunità. Altrimenti l’azienda può adottare altri provvedimenti disciplinari, tra cui:
- applicare una multa al lavoratore se il comportamento ha determinato dei danni materiali per l’azienda;
- attivare la sospensione dal lavoro senza stipendio del dipendente fino a un massimo di 10 giorni;
- optare per il licenziamento del dipendente con preavviso o immediato per giusta causa.
Ovviamente è importante mantenere sempre un atteggiamento costruttivo in queste situazioni, sia da parte del datore di lavoro che del lavoratore. Affrontare questi problemi con professionalità, rispetto e attenzione, infatti, attraverso una comunicazione tempestiva e chiara, permette di prevenire azioni che possono danneggiare il rapporto di fiducia e compromettere irrimediabilmente le relazioni professionali all’interno dell’azienda.
Domande Frequenti
Cosa succede quando si riceve una lettera di richiamo?
Quando si riceve una lettera di richiamo non è obbligatorio rispondere, ma è consigliabile farlo per spiegare il proprio punto di vista e ridurre il rischio di ulteriori provvedimenti disciplinari da parte del datore di lavoro.
Quante lettere di richiamo per essere licenziati?
Per essere licenziati basta anche una sola lettera di richiamo, infatti dipende dalla natura della violazione e dalla gravità del comportamento oggetto della contestazione da parte dell’azienda.
Che valore ha una lettera di richiamo?
Una lettera di richiamo è un ammonimento prima di un provvedimento disciplinare più grave, ma si tratta di un documento con pieno valore legale se conforme alle normative di legge.
Che differenza c’è tra lettera di richiamo e contestazione disciplinare?
La lettera di richiamo è un avviso al dipendente in merito a una violazione delle regole aziendali che ha uno scopo correttivo e preventivo, mentre la contestazione disciplinare può avere delle conseguenze più gravi e immediate per il lavoratore, come una sanzione o il licenziamento.
