Cosa fa il responsabile della conservazione a norma

Qual è il ruolo del responsabile della conservazione sostitutiva? La digitalizzazione ha radicalmente cambiato molti processi gestionali nelle aziende e la necessità di utilizzare in gran parte solo documenti informatici ha fatto nascere nuove figure da inserire in azienda. Tra queste ha enorme peso il responsabile della conservazione digitale. Scopriamo tutti i compiti di questa figura nell’approfondimento di Alias Digital.

Responsabile conservazione a norma: chi è?

I compiti del responsabile della conservazione sono stati esplicitati dalle nuove linee guida dell’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale). All’interno di queste linee stati definiti i ruoli del responsabile della conservazione, le responsabilità in capo a questa figura e come deve essere gestito l’intero processo di conservazione.

Le stesse linee guida specificano anche una questione molto importante: la gestione della conservazione sostitutiva dei documenti digitali può essere effettuata sia internamente all’azienda quanto esternalizzata a professionisti specializzati in questo campo.

Il ruolo del responsabile della conservazione digitale

Questa figura relativamente nuova ha due compiti di assoluta importanza nelle aziende moderne ed è obbligatoria qualora l’azienda decida di fare conservazione a norma. Il primo compito è quello di incaricarsi della definizione della struttura del processo di conservazione. Il secondo, altrettanto determinante, è fare in modo che le regole legate all’archiviazione e alla gestione documentale vengano correttamente messe in pratica, come descritto dalle norme di legge.

All’interno delle aziende di Pubblica Amministrazione la nomina nel ruolo di responsabile della conservazione deve essere affidata a un dirigente della stessa organizzazione. Al contrario, nelle aziende private, è possibile scegliere due strade: o affidare il ruolo a un collaboratore interno, che può essere un amministratore o un socio, ma anche un dipendente, oppure esternalizzare la responsabilità ad un professionista (o società) esterno in outsourcing, previo specifico atto di delega, come succede affidandosi a docEasy di Alias Digital.

Responsabile della conservazione digitale obbligatoria: quali sono i suoi compiti?

I compiti del responsabile della conservazione sostitutiva sono definiti dalle nuove linee guida dell’AgID, che hanno sostituito il DPCM del 3 dicembre 2013 denominato “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”. Ecco i principali da conoscere:

• Stabilire i requisiti e le caratteristiche principali del sistema di conservazione da utilizzare all’interno dell’organizzazione;
• Organizzare i contenuti del sistema di conservazione;
• Gestire tutte le procedure che determinano la sicurezza e la tracciabilità della conservazione, in modo da poter esibire la documentazione se richiesta;
• Archiviare in modo da rendere sempre disponibili su ogni supporto di memorizzazione i contenuti di tutti i documenti, le copie di sicurezza e la descrizione del responsabile della conservazione e delle persone eventualmente delegate dal responsabile stesso (con indicazione dei compiti che sono stati delegati);
• Assicurarsi che i sistemi e i programmi di gestione funzionino correttamente;
• Fare in modo che l’archivio software con i programmi di gestione siano sempre accessibili;
• Assicurarsi della sicurezza fisica e logica del sistema utilizzato ai fini della conservazione a norma;
• Verificare in modo periodico che tutti i documenti conservati siano effettivamente leggibile, preferibilmente con cadenza quinquennale.

Il manuale della conservazione sostitutiva e gli altri ruoli

Il manuale della conservazione a norma contiene le regole operative che responsabile della conservazione deve mettere in pratico. Nel dettaglio questo manuale è un documento informatico obbligatorio al cui interno è rappresentata l’intera organizzazione del processo di conservazione, dall’architettura informatica fino alla sicurezza, passando dall’identificazione di tutte le persone coinvolte nella gestione della conservazione digitale.

Chi sono queste persone? Il responsabile della conservazione digitale, infatti, si può avvalere del supporto di altri collaboratori, come previsto sempre dalle linee AgID. Queste professionalità sono: il responsabile della sicurezza, il responsabile dei sistemi informativi, il responsabile dei dati personali e il responsabile della gestione documentale.

docEasy: il software in Cloud per la conservazione digitale

Per aiutare il responsabile della conservazione sostitutiva è necessario utilizzare un software in Cloud come docEasy.

Questa soluzione informatica consente alle aziende di piccole dimensioni, come microimprese, negozianti, studi professionali e artigiani, di alleggerire e semplificare i cavillosi processi di gestione di documenti informatici e di conservazione a norma obbligatori.

docEasy ha inoltre il pregio di sollevare il Responsabile della Conservazione da numerosi compiti in capo alla sua figura professionale: docEasy si trasforma in responsabile del servizio di conservazione svincolando l’RDC dalla maggior parte dei servizi a cui dovrebbe adempiere.

Con docEasy è estremamente semplice gestire tutti i processi informatici, dalla fatturazione elettronica fino alla conservazione digitale, attraverso un programma flessibile e personalizzabile e ideato nel rispetto di tutte le norme sulla sicurezza e sulla privacy.