Firma Elettronica

A cosa serve un software in cloud di firma elettronica

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Un software di firma elettronica è uno degli strumenti oggi fondamentali per le imprese, microimprese e professionisti che intendono snellire i processi di gestione documentale. Validazione, condivisione e autorizzazioni interne sono molto più rapide se supportate da software per firma elettronica, soprattutto se fondati sulla tecnologia Cloud.

Cos’è la firma elettronica?

Prima di capire nel dettaglio cos’è un software per la firma digitale e quali sono le sue principali caratteristiche è bene comprendere a fondo il significato di firma elettronica.

La firma elettronica è un sistema di firma, equivalente alla firma autografa, che consente di firmare in totale sicurezza dei documenti elettronici, attribuendo loro – in alcune tipologie di firma – anche valore legale. Se usata correttamente la firma elettronica è in grado di offrire le seguenti garanzie:

  • Autenticità: il destinatario può verificare l’identità del mittente;
  • Non ripudio: il mittente non può disconoscere un documento da lui firmato;
  • Integrità: il documento firmato dal mittente non può essere modificato dal destinatario o da terze persone.

Ad oggi ci sono tre diverse tipologie di firme elettroniche: la Firma Elettronica Semplice (FES), la Firma Elettronica Avanzata (FEA) e la Firma Elettronica Qualificata (FEQ).

Tipo di Firma Definizione Requisiti Contesti d’uso Valore legale 
Firma Elettronica Semplice (FES) Dati in forma elettronica, allegati o connessi ad altri dati elettronici, utilizzati per firmare. Deve essere collegata al firmatario in modo univoco e permetterne l’identificazione. Documenti interni, comunicazioni informali, conferme d’ordine, moduli di consenso. Valore legale liberamente valutabile in giudizio. 
Firma Elettronica Avanzata (FEA) Firma elettronica collegata al firmatario in modo univoco, creata con mezzi sotto il suo controllo esclusivo e in grado di rilevare modifiche successive. Deve soddisfare requisiti tecnici specifici (crittografia, chiavi univoche). Contratti, documenti commerciali, transazioni finanziarie. Valore legale più solido della FES, ma contestabile. 
Firma Elettronica Qualificata (FEQ) o Firma Digitale FEA basata su un certificato qualificato e creata con un dispositivo sicuro (smart card, token USB). Deve soddisfare requisiti tecnici e legali rigorosi (dispositivi sicuri, standard crittografici, conformità eIDAS). Documenti con alto valore legale (atti notarili, contratti immobiliari, procure, atti giudiziari). Pieno valore legale, equiparata alla firma autografa. 

Cos’è un software per la firma elettronica e a cosa serve

Per rispettare le tre caratteristiche enunciate nel paragrafo precedente (Autenticità, Non ripudio, Integrità) chi desidera utilizzare la firma elettronica nei propri processi gestionali deve necessariamente affidarsi ad un software per la firma elettronica. Questo sistema di firma è infatti consente l’associazione di un documento informatico al suo firmatario.

Per funzionare correttamente il software per la firma elettronica deve rispettare le norme contenute nel Regolamento eIDAS (Electronic Identification and Trust Services Regulation), il regolamento che delimita il quadro giuridico europeo sulla gestione delle firme e delle identità elettroniche.

I vantaggi di un software per la firma elettronica

Perché un’azienda, un professionista o una microimpresa dovrebbe utilizzare un software in cloud di firma elettronica? La risposta è semplice: perché questa soluzione offre numerosi vantaggi, analizziamoli nel dettaglio.

Processi più veloci

Quante volte in azienda si perde tempo in attesa di una semplice autorizzazione interna? Questo succede perché con il cartaceo è necessaria la firma autografa, con presenza fisica. Con un software in cloud per la firma digitale invece è possibile firmare rapidamente ogni documento interno, da qualsiasi posizione e in qualunque momento. Un sistema virtuale di firma che garantisce assoluto risparmio di tempo e di risorse.

Più efficienza

È chiaro come un software in cloud per la firma elettronica, accelerando i processi autorizzativi e organizzativi, garantisca anche una maggiore efficienza. I tempi di attesa si accorciano, il tracciamento e la ricerca documentale accelerano e le risorse non devono affr
ontare tempi morti.

Risparmio

Un software per la firma elettronica presuppone, chiaramente, dei costi di implementazione. I quali, però, vengono agevolmente ammortizzati nel tempo. I costi di stampa si riducono, così come quelli di manutenzione a stampanti e supporti vari, e il tempo di archiviazione si riduce (questo processo passa dall’essere fisico al diventare digitale). Inoltre, le risorse possono impiegare il tempo in modo più produttivo, aumentando la loro redditività.

Più sicurezza

I software di firma elettronica, se conformi alle direttive eIDAS, garantiscono univocità e sicurezza, perché protetti dai codici crittografati. C’è di più, eventuali modifiche o manomissioni ai documenti vengono immediatamente rilevate.

Archivio addio!

E quegli scaffali pieni di faldoni e documenti archiviati? Con un software per la firma digitale possono essere spediti nel dimenticatoio. La firma elettronica consente infatti di archiviare tutto digitalmente, in server virtuali in cloud estremamente sicuri. Più spazio libero in ufficio per un lavoro sempre più efficiente!

Sifirma: la firma digitale facile e in regola!

Sifirma è il software in cloud di firma elettronica proposto da Alias Digital. Grazie a questa soluzione è possibile firmare i documenti e far firmare i propri clienti rispettando al massimo il regolamento europeo eIDAS.

Sifirma è molto facile da gestire, ha valore legale, non necessità di certificati o Smart Card e soprattutto rispetta tutte le norme sulla privacy e sulla sicurezza.

FAQ  

1. Cos’è un software di firma elettronica? 

Un software di firma elettronica è uno strumento digitale che permette di apporre firme elettroniche a documenti, garantendo autenticità, integrità e non ripudio. 

2. Quali sono i vantaggi di utilizzare un software di firma elettronica in cloud? 

I principali vantaggi sono: 
Snellire i processi: Riduzione dei tempi di attesa per firme e autorizzazioni. 
Aumentare l’efficienza: Miglioramento del tracciamento e della ricerca dei documenti. 
Risparmiare: Eliminazione dei costi di stampa, archiviazione e gestione dei documenti cartacei. 
Garantire la sicurezza: Protezione dei dati sensibili e integrità dei documenti grazie a codici crittografati. 
Archiviazione digitale: Eliminazione degli archivi fisici e conservazione sicura dei documenti in cloud. 

3. Quali sono le tipologie di firma elettronica? 

Esistono tre tipologie di firma elettronica: 
Firma Elettronica Semplice (FES): La più basilare, adatta per documenti interni o a basso rischio. 
Firma Elettronica Avanzata (FEA): Offre maggiori garanzie di sicurezza e può essere utilizzata per documenti più importanti. 
Firma Elettronica Qualificata (FEQ): La più sicura, equivalente alla firma autografa e riconosciuta legalmente in tutta l’Unione Europea. 

4. Quali sono i requisiti per utilizzare un software di firma elettronica? 

Il software deve essere conforme al Regolamento eIDAS (Electronic Identification and Trust Services Regulation), che stabilisce il quadro giuridico europeo per le firme e le identità elettroniche. 

5. In quali contesti è consigliato utilizzare un software di firma elettronica? 

Un software di firma elettronica è utile in diversi contesti, tra cui: 
Aziende: Per la firma di contratti, documenti interni, fatture elettroniche, ecc. 
Professionisti: Per la firma di documenti legali, contratti con i clienti, ecc. 
Pubblica Amministrazione: Per la firma di documenti ufficiali, autorizzazioni, ecc. 
Privati: Per la firma di contratti di locazione, moduli di consenso, ecc. 

6. Sifirma è un software di firma elettronica sicuro? 

Sì, Sifirma è un software di firma elettronica in cloud che rispetta il regolamento europeo eIDAS e tutte le norme sulla privacy e sulla sicurezza.