Cassa Digitale

Cassa digitale: cosa fare in caso di assenza rete

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Come comunemente noto, a partire dal 1° gennaio 2020, tutti i commercianti obbligati a emettere uno scontrino fiscale o una ricevuta fiscale devono inviare quotidianamente all’Agenzia delle Entrate i dati relativi alle loro entrate giornaliere registrate nei propri dispositivi fiscali, denominati “scontrino elettronico” (obbligatorio dal 1° luglio 2019 solo per i soggetti che hanno raggiunto un volume d’affari pari o superiore a 400.000 euro nell’anno fiscale 2018). Cosa succede, però, quando si verificano problemi o anomalie tecniche nella cassa digitale, che impediscono l’invio dei dati?

Le situazioni di emergenza legate al registratore telematico possono variare: il dispositivo potrebbe non funzionare correttamente, potrebbe mancare la connessione a Internet o il server potrebbe avere dei malfunzionamenti. Inoltre, potrebbero verificarsi situazioni in cui i corrispettivi giornalieri vengono scartati o altre circostanze simili. L’Agenzia delle Entrate ha reso disponibili alcune funzionalità sul portale web Fatture e Corrispettivi per gestire tali situazioni di emergenza nell’uso della cassa digitale, delle funzionalità che consentono la memorizzazione e la trasmissione “manuale” dei corrispettivi giornalieri.

Cosa fare se la cassa digitale non va a causa di un malfunzionamento

Se la cassa digitale smette di funzionare o presenta un malfunzionamento per qualsiasi motivo, come a causa dell’assenza di rete, il commerciante deve richiedere tempestivamente l’intervento di un tecnico qualificato. Nel frattempo, finché il registratore telematico non viene riparato o sostituito con un nuovo dispositivo, il commerciante deve annotare manualmente i dati dei corrispettivi giornalieri su un registro apposito, che può essere tenuto in formato cartaceo o elettronico.

In caso di malfunzionamento del registratore telematico o di una qualsiasi delle sue componenti, che impedisca al dispositivo di memorizzare e trasmettere correttamente i corrispettivi giornalieri al sistema dell’Agenzia delle Entrate, il registratore stesso deve essere considerato “fuori servizio” secondo una disposizione dell’Agenzia delle Entrate datata 28 ottobre 2016. In questo modo, l’Agenzia delle Entrate viene informata del problema esistente con il registratore telematico del contribuente e può giustificare eventuali mancate o tardive memorizzazioni e trasmissioni dei dati, sia parziali che complete.

La corretta gestione del registro di emergenza elimina l’obbligo di trasmettere i dati dei corrispettivi relativi alle transazioni effettuate durante il periodo di malfunzionamento tramite la procedura di emergenza fornita sul sito dell’Agenzia delle Entrate o mediante la certificazione dei corrispettivi utilizzando strumenti alternativi, come l’emissione di fatture.

Se il dispositivo risulta guasto ma la sua componente di memorizzazione dei dati funziona correttamente, è possibile utilizzare la memoria del registratore telematico al posto del registro di emergenza.

Esempi di malfunzionamenti della cassa digitale e soluzioni 

Guasti alla stampante

  • Sintomi: Impossibilità di stampare gli scontrini, stampe sbiadite o incomplete. 
  • Azioni: Verificare che la stampante sia correttamente collegata al registratore di cassa e che ci sia carta. Se il problema persiste, contattare l’assistenza tecnica del produttore della stampante. 

Problemi con la tastiera

  • Sintomi: Tasti che non rispondono, digitazione errata o incompleta. 
  • Azioni: Verificare che la tastiera sia pulita e priva di polvere. Se il problema persiste, contattare l’assistenza tecnica del produttore del registratore di cassa. 

Errori software

  • Sintomi: Blocchi del programma, messaggi di errore, malfunzionamenti generali del registratore di cassa. 
  • Azioni: Riavviare il registratore di cassa. Se il problema persiste, aggiornare il software alla versione più recente o contattare l’assistenza tecnica del produttore del registratore di cassa. 

Altri malfunzionamenti

  • Problemi di connessione a Internet: Impossibilità di inviare i dati dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate. 
  • Danni fisici al dispositivo: In questo caso, il registratore di cassa deve essere sostituito. 

Il commerciante può identificare il tipo di malfunzionamento osservando i “sintomi” e seguendo le istruzioni riportate nel manuale utente del registratore di cassa. A seconda del tipo di malfunzionamento, il commerciante può: 

  • Provare a risolvere il problema da solo: Seguendo le istruzioni riportate nel manuale utente o contattando l’assistenza tecnica telefonicamente. 
  • Utilizzare il registro di emergenza: Per annotare manualmente i dati dei corrispettivi in caso di malfunzionamenti gravi. 
  • Emettere fatture cartacee: In alternativa all’utilizzo della cassa digitale, se il malfunzionamento impedisce l’emissione di scontrini fiscali. 

È importante ricordare che in caso di malfunzionamenti della cassa digitale, è fondamentale seguire le procedure corrette per evitare sanzioni da parte dell’Agenzia delle Entrate. È consigliabile conservare la documentazione relativa ai malfunzionamenti, come il registro di emergenza o le fatture cartacee emesse. 

Cosa fare se la cassa digitale non funziona a causa di problemi di connessione e di rete

Nel caso in cui si verifichino problemi di connessione a Internet al momento della chiusura della cassa giornaliera, il commerciante ha un periodo di 12 giorni (termine stabilito dal Decreto Crescita) per trasmettere i corrispettivi giornalieri, seguendo le seguenti modalità:

  • Reimpostando la connessione dell’RT (registratore telematico) alla rete Internet.
  • Utilizzando i servizi offerti dall’Agenzia delle Entrate nel portale “Fatture e Corrispettivi” – sezione “Corrispettivi” – “Servizi per Gestore ed Esercente” – “Procedure di emergenza” – “Assenza di rete”. Nel caso specifico di mancanza di connessione a Internet, sarà necessario utilizzare la funzione online “Assenza di rete” e caricare il file XML dei corrispettivi (firmato dall’RT) che è stato precedentemente copiato su un dispositivo di memoria esterno (ad esempio, una chiavetta USB).

Questa procedura di “emergenza” è stata ideata per tutti quei casi in cui il commerciante ha problemi di connessione Internet con il proprio RT.

Mancanza di trasmissione dello scontrino digitale: le sanzioni previste

Per quanto riguarda l’applicazione delle sanzioni (previste dagli articoli 6, comma 2-bis, 11 comma 2-quinquies e 12, comma 2, del decreto legislativo 18 dicembre 1997, n. 471), queste non si applicano se sono state seguite le disposizioni menzionate in precedenza e a condizione che il calcolo delle imposte sia stato effettuato correttamente, salvo specifiche violazioni aggiuntive. Se nonostante il corretto calcolo delle imposte e l’uso del registro di emergenza il dispositivo fiscale non è stato dichiarato “fuori servizio” e si sono memorizzati e trasmessi dati incompleti o non veritieri, oppure non è stato effettuato l’invio o il re-invio corretto entro 12 giorni dall’esecuzione dell’operazione, verrà applicata la sanzione prevista dall’articolo 11, comma 2-quinquies, del D.Lgs. n. 471/1997, pari a 100 euro per ogni trasmissione errata.

Tali procedure sono state recentemente illustrate dall’Agenzia delle Entrate nella risposta n. 247 del 6 maggio 2022 a un interpello di un contribuente, al fine di evitare le conseguenze sanzionatorie derivanti da eventuali problemi legati all’invio telematico dei corrispettivi giornalieri.

Gestione della cassa digitale

La gestione della cassa digitale è diventata una priorità per i commercianti che spesso si trovano ad affrontare situazioni di emergenza come problemi tecnici o mancanza di connessione a Internet. Per affrontare queste eventualità in modo corretto, ti presentiamo Digicassa, la nostra app Android per la gestione della cassa digitale. Non correre il rischio di incorrere in errori o violazioni delle normative fiscali, scegli Digicassa per la gestione efficiente e sicura della tua cassa digitale:

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