Come garantire sicurezza e trasparenza nei pagamenti con la tracciabilità delle fatture 

Con l’entrata in vigore della Legge di Bilancio 2025 sono state introdotte alcune novità in merito alla tracciabilità delle fatture relative alle spese aziendali. In particolare, dal 1° gennaio 2025 imprese e professionisti devono usare necessariamente strumenti di pagamento tracciabili per i costi sostenuti che possono essere fiscalmente deducibili, come le spese di rappresentanza e le spese di trasferta. 

Nello specifico, dal 2025 possono usufruire delle detrazioni fiscali sulle transazioni finanziarie soltanto le aziende e i professionisti che garantiscono la tracciabilità elettronica degli acquisti, in linea con le norme previste per il contrasto dell’evasione fiscale. Scopriamo cosa dice la normativa di legge e come assicurare trasparenza e conformità nei pagamenti attraverso la tracciabilità delle fatture.  

Le nuove regole sui pagamenti tracciabili delle spese aziendali 

Da quest’anno le PMI e i titolari di partita IVA devono adeguarsi alle nuove regole sulla tracciabilità digitale delle spese. Nel dettaglio, come specificato anche dalla risposta a interpello n. 230/E/20 dell’Agenzia delle Entrate, è prevista una maggiore trasparenza nella rendicontazione dei pagamenti oggetto di detrazioni fiscali al 19% ai fini Irpef, altrimenti si rischiano pesanti sanzioni, ma sono comunque presenti delle esenzioni. 

La tracciabilità dei pagamenti riguarda tutte le spese di trasferta e di rappresentanza sostenute per i viaggi di lavoro, tra cui: 

• vitto;
• alloggio; 
• trasporto (è compreso anche il trasporto con taxi e NCC).  

Queste spese non possono essere sostenute in contanti, ma è obbligatorio l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili che garantiscano due aspetti: 

• tracciabilità dei pagamenti;
•  identificazione dell’autore della spesa per consentire i controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate. 

In poche parole, oggi non è più permesso utilizzare i contanti per sostenere le spese aziendali sulle quali richiedere le detrazioni fiscali e presentare lo scontrino fiscale come certificazione del pagamento. Al contrario, è possibile usare solo ed esclusivamente mezzi di pagamento tracciabili come: 

• bonifici bancari;
• carte di credito aziendali e personali; 
• carte di debito aziendali e personali; 
• altri metodi digitali e tracciabili.  

Come adeguarsi alle nuove norme sulla tracciabilità delle spese aziendali 

Per adeguarsi alle nuove normative di legge sulla tracciabilità dei pagamenti le aziende e i professionisti devono adottare alcuni accorgimenti. Innanzitutto è necessario assicurare l’uso di mezzi di pagamento tracciabili da parte dei dipendenti, affinché tutte le spese aziendali sostenute dai collaboratori possano essere documentate in modo conforme per ottenere i rimborsi e le relative detrazioni fiscali previste dalla legge. 

In secondo luogo, è fondamentale un’adeguata formazione dei dipendenti, accertandosi che tutti i collaboratori siano consapevole delle modalità corrette con cui gestire i pagamenti delle spese aziendali e rendicontarli ai fini dell’ottenimento delle detrazioni. Senza una corretta documentazione delle spese, infatti, non è possibile beneficiare dei vantaggi fiscali causando di fatto un danno economico per l’azienda o lo studio. 

Infine, è opportuno conservare in modo idoneo fatture e ricevute dei pagamenti, per dimostrare la tracciabilità delle spese sostenute e garantire la massima trasparenza in caso di controlli. D’altronde, un maggiore controllo sulla tracciabilità dei pagamenti permette di ottimizzare la gestione interna aziendale e consente di tutelarsi dalle sanzioni previste dalle norme di legge in caso di violazioni.  

L’importanza del software per la fatturazione elettronica per la tracciabilità dei pagamenti 

Poiché dal 2025 tutte le imprese e i professionisti devono documentare le spese aziendali e utilizzare solo mezzi di pagamento tracciabili, diventa fondamentale utilizzare un software per la fatturazione elettronica completo di tutte le funzionalità necessarie per adempiere a questi obblighi di legge. In particolare, nella scelta del programma è essenziale valutare la presenza di funzionalità utili come: 

• conservazione a norma per 10 anni delle fatture con apposizione della marca temporale; 
• condivisione delle fatture con il commercialista per verificare i requisiti legali dei documenti; 
• apposizione della firma elettronica per conferire valore legale ai documenti. 

D’altra parte, con l’introduzione delle nuove regole sulla tracciabilità dei pagamenti, oggi si preferisce richiedere la fattura delle spese detraibili, in quanto la fattura elettronica è un documento più completo e facile da gestire per rendicontare gli acquisti e richiedere le detrazioni fiscali. Per questo, l’uso di un software per la fatturazione elettronica completo e personalizzabile rappresenta non solo la soluzione migliore, ma anche un’opportunità per la crescita del business.  

I vantaggi della tracciabilità delle fatture e dei flussi finanziari 

Il cambiamento introdotto dalla Legge di Bilancio 2025 rispecchia la trasformazione in corso nella società italiana. Secondo l’Osservatorio Innovative Payments del Politecnico di Milano, nel 2024 i pagamenti digitali hanno superato quelli in contanti per la prima volta in Italia, con il 43% delle spese sostenute con strumenti elettronici come le carte di pagamento e soltanto il 41% con i contanti, mentre la restante parte con sistemi tradizionali come assegni o bonifici. 

A questo aspetto bisogna aggiungere la crescente complessità delle transazioni finanziarie, che rende sempre più difficile per le imprese monitorare i flussi finanziari in entrata e in uscita. La conseguenza diretta è una maggiore difficoltà nel garantire la conformità alle normative vigenti e avere il pieno controllo della gestione finanziaria dell’attività, con il rischio di commettere violazioni inconsapevoli o mettere a rischio la sostenibilità finanziaria dell’azienda. 

Per questo è fondamentale investire nella tracciabilità finanziaria, per essere in grado di registrare e analizzare ogni operazione finanziaria legata all’attività dell’impresa. La fatturazione elettronica ha sicuramente contributo a migliorare il monitoraggio finanziario, aiutando le aziende ad aumentare la trasparenza, la conformità normativa, il controllo della contabilità e l’affidabilità delle verifiche, favorendo inoltre una maggiore capacità di prevenire le frodi. 

Nello specifico, i moderni software per la fatturazione elettronica e la tracciabilità dei pagamenti assicurano diversi benefici alle organizzazioni, tra cui la possibilità di: 

• ridurre i costi operativi individuando facilmente le inefficienze; 
• minimizzare o azzerare gli errori prevendo gli sbagli dovuti al fattore umano; 
• migliorare la gestione finanziaria dell’azienda grazie alla disponibilità di dati affidabili e veritieri sulla situazione dell’attività; 
• garantire maggiore fiducia degli stakeholder, aumentando la propria credibilità agli occhi di clienti, investitori e fornitori; 
• tutelarsi contro le frodi identificando rapidamente e in modo accurato eventuali tentativi di truffa o altre attività fraudolente. 

La tracciabilità di fatture e pagamenti consente inoltre di assicurare i massimi benefici fiscali spettanti ai dipendenti, aiutandoli a rendicontare correttamente le spese sostenute per le quali possono ottenere delle importanti detrazioni. Inoltre, la tracciabilità dei flussi finanziari è un requisito essenziale nell’ambito dei contratti di appalto di lavori, forniture e servizi, come previsto dalle normative di legge legate ai soggetti che partecipano agli appalti pubblici o che ricevono dei finanziamenti pubblici.

Domande Frequenti