Firma Elettronica

Come ottimizzare i processi con la firma remota della lettera di incarico 

Concetto per firma elettronica, ologramma di una mano maschile che firma un contratto digitale su smartphone.
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Una lettera di incarico professionale è un documento che regola tutti gli aspetti relativi al rapporto tra il professionista e il suo cliente: oggetto della prestazione, modalità di esecuzione dell’incarico, entità del compenso eccetera.

La lettera di incarico professionale per un commercialista 

Per rispondere all’interrogativo relativo all’aspetto di una lettera d’incarico per commercialisti iniziamo facendo una precisazione: Pur essendo orale la forma usuale per affidare il mandato professionale ad un commercialista, si raccomanda di avere una copia scritta della lettera di incarico e dei dati della polizza assicurativa per essere protetti al meglio in caso di lite. 

Secondo le regole stabilite nel Codice Civile e le direttive date dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, si consiglia di includere nella lettera di incarico professionale i seguenti aspetti: 

  • L’oggetto dell’incarico, il quale è di fondamentale importanza e deve essere correttamente ed esaustivamente specificato.  Nel caso dei commercialisti possono quindi essere elencati i seguenti compiti: “consulenza ed assistenza in materia fiscale e tributaria, redazione contabilità aziendale, contenzioso tributario, assistenza e adempimenti in materia di diritto del lavoro, di diritto e applicazioni della previdenza e assistenza sociale, di diritto sindacale, elaborazione prospetti di paga, selezione del personale, denunce previdenziali ed assicurative, etc…” 
  • La remunerazione per il servizio svolto dal commercialista. In questo caso occorre che ci sia un listino specifico di tutti i pagamenti ricevuti per ogni servizio offerto. In più, ai pagamenti ordinari si aggiungerà un 4% di contributo, l’IVA e possibili rimborsi spese. 

Relativamente alla specifica della durata e del recesso della lettera di incarico è importante menzionare come segue “il mandato professionale commercialista può prevedere che l’incarico decorra dalla data di sottoscrizione dello stesso e si intenda conferito per “enne” anni (1, 2, ..), con rinnovo tacito alla scadenza e per un eguale periodo”.  

Nel caso in cui il mandante o il commercialista decida di specificare le circostanze di esecuzione dei servizi del commercialista, queste dovranno essere adempiute entro 15 giorni dal predetto recesso. 

  • Obblighi del professionista che quelli del cliente. Nel dettaglio: “il commercialista, (…)  si impegna a prestare la propria opera usando la massima diligenza, a trattenere presso i propri uffici la documentazione contabile fornita dal cliente per il tempo strettamente necessario all’espletamento dell’incarico e a rispettare il segreto professionale“ mentre “il cliente ha l’obbligo di far pervenire tempestivamente presso lo Studio del commercialista tutta la documentazione in suo possesso, esonerando quest’ultimo da qualsiasi responsabilità per mancata o tardiva esecuzione di certe prestazioni dovute al ritardo nella consegna o nel rilascio di documenti inesatti, falsi o non completi”.  

Come una lettera d’incarico legalmente vincolante può proteggervi in caso di conflitto 

Abbiamo visto, nelle specifiche emerse dai paragrafi precedenti, l’importanza di una lettera di incarico per un professionista, in questo caso un commercialista; fondamentale per proteggere le parti coinvolte nel contratto e prevenire future dispute. 

Dettagliando accuratamente aspetti chiave come l’oggetto dell’incarico e le prestazioni del professionista e delineando chiaramente le prestazioni non incluse nell’incarico, si può evitare la maggior parte delle controversie legali. 

Tuttavia, è cruciale che la validità della lettera di incarico sia chiaramente definita. Si dovrebbe evitare di firmare una lettera di incarico utilizzando un’immagine di firma in formato .png, poiché non ha valore legale. Questo perché, essendo solo un’immagine, la sua creazione non implica l’uso di strumenti crittografici che possono garantire l’autenticità, l’integrità e il valore legale della firma. 

Per prevenire il rifiuto della firma sulla lettera di incarico, si potrebbe optare per una firma elettronica. In questo caso, è importante assicurarsi che il fornitore di servizi di firma elettronica soddisfi i requisiti tecnici stabiliti e approvati dalla regolamentazione eIDAS e sia un fornitore sicuro e certificato dall’Unione Europea. 

Infine, solo il file di prova, generato in modo univoco per ogni firmatario del documento dopo la firma, può fornire la prova dell’autenticità della firma e garantire la sua validità legale di fronte a un giudice. 

Sifirma per la firma del mandato professionale 

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