La dematerializzazione dei documenti sta caratterizzando l’epoca digitale, rendendo necessario procedere alla creazione di un nuovo concetto di conservazione. La normativa, preso atto delle nuove dinamiche documentali, ha così dato vita alla cosiddetta conservazione sostitutiva dei documenti.
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Conservazione sostitutiva: cos’è?
La conservazione è un atto di protezione dei documenti che ha natura più che millenaria. Nel tempo si sono sviluppate nuove forme di conservazione fino a giungere all’attuale conservazione sostitutiva dei documenti digitali, ovvero l’attività che si occupa di custodire e proteggere i documenti informatici in appositi archivi.
Secondo l’articolo 44 del CAD il sistema di conservazione sostitutiva garantisce ai documenti alcune caratteristiche fondamentali: autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità.
La normativa per la conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva dei documenti digitali è normata dal D.Lgs. n. 82 del 2005, conosciuto anche come “Codice dell’Amministrazione Digitale” (CAD), e i correlati decreti attuativi.
Secondo la normativa tutti i documenti possono essere digitalizzati e, di conseguenza, vanno conservati secondo regole precise.
Con la documentazione cartacea il processo di conservazione a norma richiedeva più spazio fisico (scaffalature, armadi) ma garantiva più agilità operativa. Dopo la legittimazione del documento attraverso data e firma era necessario solamente garantire la presenza fisica del documento, per il numero di anni previsto dalla legge.
Oggi, con la documentazione digitale, le regole sono diverse e si basano sul presidio informatico del contenuto. Tutti sappiamo infatti come possono essere differenti i formati digitali per conservare la documentazione e, allo stesso tempo, come questi possano rapidamente passare come obsoleti.
Secondo la normativa CAD, infatti, non è centrale il supporto su cui vengono conservati i documenti, ma la garanzia di una loro rapida reperibilità per confermare che siano autentici, integri, leggibili e affidabili.
Come si formano i documenti informatici
Per capire quali sono i documenti che rientrano nella conservazione sostitutiva è necessario comprendere le principali modalità con cui si formano i documenti informatici, come esplicitato dalle indicazioni dell’AgID. Ecco le principali:
- Attraverso strumenti software o servizi cloud che producono documenti nei formati previsti dalla normativa;
- Attraverso l’acquisizione di un documento per via telematica;
- Attraverso la copia di un documento analogico con supporto informatico;
- Attraverso memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici;
- Attraverso generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni provenienti da più banche dati.
Le tre fasi della conservazione
Un processo di conservazione che sia in grado di offrire reperibilità, autenticità, integrabilità, leggibilità e affidabilità dei documenti informatici si fonda su 3 fasi, che devono essere gestite dal Responsabile della Conservazione: la valutazione, l’archiviazione e la distribuzione.
La valutazione è la fase in cui tutti i documenti in formato digitale o i documenti che vengono dematerializzati vengono “versati” al Responsabile della Conservazione (RdC). Egli ha il compito di valutare che vi siano tutti i requisiti tecnici e normativi per la conservazione.
La seconda fase, quella dell’archiviazione, prevede che il RdC apponga una firma digitale e una marca temporale ai documenti, iniziando così il processo vero e proprio di conservazione.
L’ultimo step, chiamato distribuzione, è quello che si palesa quando vi è la necessità di consultare uno specifico documento, solitamente per garantirne la sua validità legale.
Doceasy: il software in Cloud per la conservazione digitale
Doceasy è un software in Cloud ideato da Alias Digital per sostenere il Responsabile della Conservazione a norma in una gestione semplice, rapida e precisa della documentazione informatica prodotta dall’azienda.
Doceasy è stato pensato per offrire anche alle aziende di piccole dimensioni (microimprese, negozianti, studi, artigiani) la possibilità di utilizzare un software semplice e intuitivo per la gestione dei documenti informatici e la conservazione sostitutiva a norma di legge.
Infatti, Doceasy funge da responsabile del servizio di conservazione, esternalizzando i compiti del Responsabile della Conservazione, il quale viene alleggerito da gran parte dei compiti che deve sostenere, nel pieno rispetto di tutte le norme sulla sicurezza e sulla privacy.
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