Ruoli e responsabilità nella conservazione a norma

Tra le priorità attuali delle aziende che operano con i documenti informatici vi è senz’altro la definizione dei ruoli e delle responsabilità legate alla conservazione a norma. La conservazione a norma (o sostitutiva) è un processo necessario per conservare le fatture elettroniche, al fine di garantirne la validità nel tempo, esattamente come per un documento cartaceo. Come gestirla al meglio? Ecco cosa sapere in questo articolo di Alias Digital.

Conservazione a norma: cos’è

La conservazione sostitutiva è un processo oggi necessario per le aziende, sia pubbliche e private, che producono documenti elettronici. Si tratta, come specificato dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), di un iter che garantisce che un documento informatico resti autentico, integro, affidabile, leggibile e soprattutto sempre reperibile.

La conservazione a norma è il corrispettivo elettronico della vecchia conservazione dei documenti cartacei, i quali venivano accatastati nei faldoni. La grande differenza ovviamente consiste nella sua natura digitale, resosi necessaria con la rivoluzione informatica e la produzione continua sia di documenti nativi digitali, sia di documenti dematerializzati.

Conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica

Nel grande mare digitale spesso si utilizzano (per semplicità) alcune parole come sinonimi dal significato identico. Questo vale anche per le due locuzioni “conservazione a norma” e “archiviazione elettronica”, tra le quali invece intercorre una differenza importante.

L’archiviazione elettronica è un processo che consente di memorizzare un documento su un supporto digitale. È la stessa cosa della vecchia archiviazione cartacea, solo che avviene su un supporto digitale. In che modo? Per esempio, attraverso una semplice scannerizzazione.

La conservazione sostitutiva, invece, oltre che la semplice archiviazione deve consentire, all’interno dell’ambiente digitale, anche la conservazione, ovvero un insieme di azioni di valore giuridico che garantiscano l’integrità, l’autenticità e la leggibilità di ogni singolo documento e la possibilità di accesso allo stesso, in qualsiasi momento.

Quali sono i documenti da conservare?

La legge prevede che vi sia l’obbligo di conservazioni per le fatture elettroniche e le ricevute fiscali. Altresì è possibile conservare digitalmente anche documenti come il libro giornale, il libro degli inventari, le scritture ausiliarie, il registro dei beni ammortizzabili, i registri utili ai fini IVA, le dichiarazioni fiscali, gli F23, gli F24 e i bilanci di esercizi.

Chi è il responsabile della conservazione sostitutiva?

Il responsabile della conservazione (chiamato anche con l’acronimo RDC) è una figura centrale nelle aziende moderne ed ha il compito di garantire che i documenti digitali mantengano nel tempo la loro validità legale e la loro conformità alla legge, assicurandosi che rimangano sempre autentici, conformi, validi e reperibili.

Il suo ruolo e la sua responsabilità sono regolamentati dalle nuove linee guida dell’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).

Chi può assumersi la responsabilità della conservazione?

Le nuove linee guida dell’AgID definiscono quali sono le figure che possono svolgere il ruolo di responsabile della conservazione a norma.

Per quanto concerne le Pubbliche Amministrazioni questa figura deve essere individuata all’interno dell’organizzazione stessa, valutandone le opportune competenze. Nelle aziende private, negli enti e nelle associazioni invece il responsabile della conservazione può essere:

• Una figura interna all’azienda (socio, amministratore, dipendente);
• Un soggetto esterno all’azienda, sia un professionista quanto una società specializzata (come Alias Digital attraverso il software docEasy) nella conservazione sostitutiva professionale. Il soggetto esterno deve, nel caso, ricevere delega apposita a rilevare tale responsabilità.

Doceasy: il software in Cloud per la conservazione digitale

Doceasy è un software in Cloud ideato da Alias Digital per sostenere il responsabile della conservazione a norma in una gestione semplice, rapida e precisa della documentazione informatica prodotta dall’azienda.

Doceasy è particolarmente indicato, grazie alla sua semplicità, alle aziende di piccole dimensioni, come microimprese, negozianti, studi professionali e artigiani. Il suo utilizzo consente di alleggerire e semplificare i processi di gestione di documenti informatici e di conservazione sostitutiva obbligatori.

Utilizzando Doceasy gran parte dei compiti in capo al Responsabile della Conservazione vengono esternalizzati, in quanto Doceasy funge da responsabile del servizio di conservazione. In questo modo l’RDC viene svincolato dalla maggior parte dei servizi a cui dovrebbe adempiere.

Con Doceasy è estremamente semplice gestire tutti i processi informatici, dalla fatturazione elettronica fino alla conservazione digitale, attraverso un programma flessibile e personalizzabile e ideato nel rispetto di tutte le norme sulla sicurezza e sulla privacy.

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