La Firma Elettronica Avanzata, comunemente conosciuta come FEA, è ormai uno degli strumenti più utilizzati dalle imprese e dai professionisti che desiderano digitalizzare i propri processi senza rinunciare alla validità legale dei documenti. Grazie alla sua capacità di garantire sicurezza e affidabilità, infatti, rappresenta un’alternativa concreta alla firma autografa tradizionale.
Tuttavia, non sempre la FEA può essere utilizzata indistintamente per ogni documento. Esistono infatti delle regole precise, stabilite sia a livello europeo con il regolamento eIDAS che a livello nazionale con il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e il DPCM del 22 febbraio 2013, che delimitano i casi in cui il suo impiego è consentito. Vediamo quali sono i documenti FEA, ossia quando è possibile usare la Firma Elettronica Avanzata.
Il valore giuridico della FEA
Per capire dove e come sia possibile utilizzare la FEA è utile partire dal suo riconoscimento giuridico. Il regolamento europeo eIDAS, all’articolo 26, stabilisce i requisiti che ogni firma elettronica avanzata deve rispettare: deve essere connessa univocamente al firmatario, permettere la sua identificazione, essere creata tramite strumenti che egli può mantenere sotto il proprio controllo esclusivo e, soprattutto, garantire che il documento firmato non possa essere modificato senza che tale alterazione sia rilevabile.
In Italia, queste indicazioni trovano ulteriore attuazione attraverso il Codice dell’Amministrazione Digitale e il DPCM del 22 febbraio 2013. In particolare, quest’ultimo specifica che il documento informatico sottoscritto con FEA, se conforme alle regole tecniche, produce gli stessi effetti della scrittura privata ai sensi dell’articolo 2702 del Codice Civile. In altre parole, la firma elettronica avanzata è perfettamente valida come quella autografa, a condizione che siano rispettati i requisiti normativi e tecnici previsti dalla legge.
Esiste però un limite importante: la FEA può essere utilizzata esclusivamente nei rapporti che intercorrono tra il firmatario e il soggetto che fornisce la soluzione di firma. Non si tratta quindi di uno strumento utilizzabile in maniera universale, ma di un meccanismo che trova la sua massima efficacia nei rapporti bilaterali regolati all’interno di un preciso contesto contrattuale.
In quali casi si può utilizzare la FEA
Chiarito il quadro normativo, alcuni contesti concreti in cui può essere applicata la firma elettronica avanzata.
Uno degli ambiti più comuni è quello bancario e assicurativo. Pensiamo, ad esempio, alla sottoscrizione di un contratto di apertura di conto corrente oppure alla firma di una polizza assicurativa. In questi casi, la FEA permette al cliente e all’istituto di formalizzare l’accordo senza bisogno di supporti cartacei, mantenendo pieno valore legale. Lo stesso vale per i contratti di intermediazione mobiliare, che il Codice Civile all’articolo 1350 inserisce tra i contratti che possono essere validamente sottoscritti anche con una firma elettronica avanzata, oltre che con una qualificata o digitale.
La FEA trova inoltre applicazione in ambiti commerciali più quotidiani. Per esempio, è spesso utilizzata per la gestione di contratti di vendita, per le garanzie post-acquisto o per i resi e rimborsi, purché questi documenti rientrino nell’ambito dei rapporti diretti tra cliente e fornitore del servizio che mette a disposizione la soluzione di firma. Anche nella vita aziendale di una PMI o di un libero professionista, quindi, la FEA può diventare un alleato prezioso per velocizzare processi interni e ridurre la dipendenza dalla carta.
È però necessario sottolineare che non tutti i documenti possono essere firmati in questo modo. La FEA, infatti, non è ammessa per gli atti relativi a beni immobili o per quegli atti che richiedono per legge la presenza di un pubblico ufficiale. Non è quindi possibile utilizzarla, ad esempio, per una compravendita immobiliare, per un atto di donazione di beni immobili o per un contratto di locazione di durata superiore a nove anni. In questi casi, la legge richiede l’impiego di una firma qualificata o digitale, strumenti dotati di un livello di sicurezza e riconoscimento giuridico superiore.
Esistono tuttavia delle eccezioni, infatti è possibile usare la FEA per documenti immobiliari meno vincolanti, come le perizie immobiliari, gli atti di vendita in cui è necessaria la presenza di un notaio e le informative sull’attività di mediazione immobiliare.
Riepilogo dei casi d’uso della FEA
| Tipo di documento o contratto | Utilizzabile con FEA | Condizioni |
| Contratti tra cliente e fornitore del servizio FEA | Sì | Se rispetta normativa e ambito bilaterale |
| Polizze assicurative, contratti bancari (tra firmatario e fornitore) | Sì | Se nell’ambito diretto del fornitore |
| Contratti retail (vendita, resi, garanzie) | Sì | Solo se destinati al fornitore, non a terzi |
| Atti tra contraenti esterni (fornitori, PA) | No | Richiedono firma qualificata/digitale |
| Atti immobiliari, societari, pubblici | No | Necessitano di firma qualificata/digitale |
| Contratti secondo art. 1350 c.c., punto 13 | Sì | Anche con FEA, se prodotti nel rapporto diretto |
Limiti e precauzioni da considerare nei documenti FEA
La tentazione di utilizzare la FEA per qualsiasi documento può essere forte, ma è bene ricordare che la sua validità è circoscritta. Essa produce effetti giuridici soltanto nei rapporti diretti tra il soggetto che mette a disposizione la soluzione di firma e il firmatario. Questo significa che, se un documento è destinato a terzi o deve essere depositato presso la Pubblica Amministrazione, nella maggior parte dei casi sarà necessario ricorrere alla firma qualificata o digitale.
In altre parole, la FEA è lo strumento ideale per tutte quelle situazioni in cui un’impresa o un professionista devono gestire in modo agile rapporti contrattuali con i propri clienti, fornitori o collaboratori, ma non può sostituire la firma digitale quando si entra nel campo degli atti pubblici o dei contratti aventi ad oggetto beni immobili.
La Firma Elettronica Avanzata, dunque, si conferma una soluzione efficace e sicura per digitalizzare i processi aziendali e professionali, soprattutto nei rapporti contrattuali diretti con il soggetto che eroga la soluzione di firma elettronica. Il suo utilizzo è particolarmente indicato in settori come quello bancario, assicurativo e commerciale, dove consente di velocizzare la gestione dei documenti e di ridurre i costi legati alla gestione documentale.
Domande Frequenti
Cosa sono i documenti FEA?
I documenti FEA sono tutti quei documenti che possono essere firmati con la Firma Elettronica Avanzata, uno strumento che offre un elevato livello di sicurezza e conferisce pieno valore legale a varie tipologie di documenti.
Come firmare i documenti con FEA?
Per firmare i documenti con la FEA bisogna rivolgersi a un fornitore accreditato e attivare un servizio di Firma Elettronica Avanzata, dopodiché è necessario che ogni firmatari fornisca il suo documento di riconoscimento e dichiari di essere a conoscenza di una serie di condizioni.
Chi rilascia la FEA?
La Firma Elettronica Avanzata viene rilasciata da appositi soggetti accreditati, che erogano questo servizio nel rispetto dei requisiti stabiliti dalle normative europee e nazionali (eIDAS, CAD, DPCM 22 febbraio 2013).
