Fattura elettronica carburanti: obblighi e soluzioni operative 

Dal 1° gennaio 2019 è entrato in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per i carburanti, segnando la fine delle proroghe precedenti. Da tale date, quindi, tutte le cessioni di carburante per aziende, liberi professionisti e titolari di partita IVA  devono essere documentate tramite fattura elettronica, rendendo di fatto obsoleta la scheda carburante cartacea.  

Questo cambiamento ha imposto a imprese, studi professionali e lavoratori autonomi di adeguarsi alle nuove normative per garantire la deducibilità delle spese e la detraibilità dell’IVA. Vediamo quali sono obblighi e soluzioni operative per gestire al meglio la fatturazione elettronica relativa ai carburanti, comprese le novità 2025 sull’aggiornamento dei codici di vendita del carburante.  

Per chi vige l’obbligo di fatturazione elettronica per i carburanti 

L’obbligo di emettere fattura elettronica per l’acquisto di carburanti è stato introdotto per contrastare l’evasione fiscale e aumentare la trasparenza nelle transazioni. Come previsto dalla Legge di Bilancio 2018, dal 2019 tutte le cessioni di benzina, gasolio, metano e GPL a titolari di partita IVA e aziende devono essere documentate tramite fattura elettronica.  

Questo obbligo si applica a tutte le imprese e i professionisti che acquistano carburante nell’esercizio della propria attività. In particolare, la mancata emissione della fattura elettronica comporta l’impossibilità di dedurre il costo e di detrarre l’IVA relativa all’acquisto di carburanti ai fini dello svolgimento dell’attività lavorativa.  

Le novità 2025 sulla fatturazione elettronica dei carburanti professionali 

Dal 1° aprile 2025 sono entrate in vigore le nuove specifiche tecniche per la fatturazione elettronica, che includono tra l’altro l’eliminazione del limite di 400 euro per l’importo totale della fattura semplificata per chi aderisce al regime forfettario e l’introduzione del nuovo regime transfrontaliero di Franchigia IVA RF20. Una delle novità riguarda l’aggiornamento dei codici valori per le fatture di vendita di carburante, secondo quanto previsto dalla nuova codifica dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (ADM).  

In particolare, questa misura serve per assicurare una maggiore accuratezza nella tracciabilità delle transazioni per la vendita e l’acquisto di carburanti, oltre a migliorare la capacità di contrasto di eventuali frodi fiscali legate a queste operazioni. I nuovi codici NC del gasolio e dei carburanti decorrono dal 1° gennaio 2025, secondo quanto indicato nella Circolare 29/2024 di ADM.  

Emissione della fattura elettronica per l’acquisto di carburanti: modalità e strumenti 

Per emettere correttamente una fattura elettronica per l’acquisto di carburanti è necessario utilizzare un apposito software di fatturazione elettronica e inviare i documenti telematicamente al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Il processo prevede la generazione di un file in formato XML conforme alle specifiche tecniche vigenti, la firma digitale del documento e l’invio online tramite il SdI.  

Per semplificare la gestione di questi processi è opportuno scegliere un software per la fatturazione elettronica completo, semplice e aggiornato. Si tratta di una soluzione che permette di automatizzare le operazioni e garantisce la conformità alle normative vigenti, con la possibilità di condividere le fatture con il commercialista, conservare a norma le fatture, inviarle al Sistema di Interscambio con un click e usufruire di tante altre funzionalità utili per gestire l’attività. 

Per quanto riguarda invece i dati necessari per la fattura elettronica del carburante, dopo aver effettuato il rifornimento del mezzo è necessario comunicare una serie di informazioni: 

• partita IVA; 

• codice destinatario; 

• PEC collegata alla partita IVA; 

• targa del veicolo. 

Fattura carburanti: recupero dell’IVA e deducibilità delle spese 

Per poter detrarre l’IVA e dedurre le spese relative all’acquisto di carburanti è necessario rispettare determinati requisiti:  

• pagamento tracciabile: il pagamento del carburante deve essere effettuato tramite mezzi tracciabili, come carte di credito, di debito o prepagate;  

• fattura elettronica: è obbligatorio richiedere e conservare a norma la fattura elettronica relativa all’acquisto del carburante. 

L’IVA del carburante è detraibile nelle stesse percentuali previste per l’acquisto del mezzo utilizzato per l’attività lavorativa. Ad esempio, per i veicoli utilizzati esclusivamente nell’attività d’impresa, l’IVA è detraibile fino al 100%, mentre per quelli ad uso promiscuo la detrazione è limitata al 40%.  

Vantaggi dell’adozione di soluzioni digitali 

L’adozione di soluzioni digitali per la gestione della fatturazione elettronica dei carburanti offre numerosi vantaggi: 

• efficienza operativa, automatizzando il processo di emissione e gestione delle fatture, si riducono gli errori e si risparmia tempo; 

• conformità normativa, le soluzioni software aggiornate garantiscono il rispetto delle normative vigenti, evitando sanzioni; 

• integrazione con sistemi gestionali, infatti molti software si integrano con i gestionali aziendali, facilitando la contabilità e la gestione finanziaria; 

• accesso facilitato alle informazioni, poiché le piattaforme digitali consentono un accesso rapido e organizzato alle fatture e ai documenti correlati. 

L’obbligo di fatturazione elettronica per l’acquisto di carburanti rappresenta un passo significativo verso la digitalizzazione e la trasparenza fiscale. Per imprese, studi professionali e lavoratori autonomi, quindi, è fondamentale adeguarsi alle nuove normative per garantire la deducibilità delle spese e la detraibilità dell’IVA. 

L’utilizzo di soluzioni software adeguate semplifica la gestione della fatturazione elettronica, garantendo efficienza operativa e conformità normativa. Investire in strumenti digitali non solo facilita l’adempimento degli obblighi fiscali, ma rappresenta anche un’opportunità per ottimizzare i processi aziendali e migliorare la competitività. 

Domande Frequenti