Firma elettronica e GDPR: perché l’informativa privacy è indispensabile

Nel mondo digitale in cui viviamo, la firma elettronica è diventata uno strumento irrinunciabile per aziende e professionisti. Accelera i processi, semplifica la burocrazia e riduce l’utilizzo della carta. Tuttavia, in quanto è necessario identificare in modo univoco il firmatario e garantire l’integrità e l’autenticità del documento, ogni firma elettronica comporta il trattamento di dati personali, e quindi deve rispettare i principi del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). 

Tra gli obblighi imposti dal GDPR, ce n’è uno spesso trascurato ma di importanza centrale: l’informativa privacy. Questo documento è necessario ogni volta che si raccoglie una firma elettronica, perché solo un utente correttamente informato può prestare un consenso valido. 

In questo articolo ti spieghiamo perché firma elettronica e GDPR sono inscindibili, e come redigere un’informativa privacy a norma. Troverai anche un template da personalizzare per redigerla in totale sicurezza.  

Cosa dice il regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR)

Una delle prime (e più sottovalutate) componenti della conformità riguarda l’informativa privacy che deve essere fornita al firmatario. Questo documento, apparentemente “di contorno”, è in realtà un pilastro imprescindibile: senza un’adeguata informativa, la raccolta della firma potrebbe non essere valida. 

Cos’è l’informativa privacy? 

L’informativa privacy è un documento che il titolare del trattamento dei dati (ad esempio, un’azienda o un ente) è obbligato a fornire a ogni interessato, cioè a ogni persona i cui dati vengono raccolti e trattati. Il suo scopo è informare in modo trasparente e comprensibile su quali dati personali vengono trattati, con quali modalità, per quali finalità e quali sono i diritti riconosciuti all’interessato dal GDPR. 

L’informativa deve essere fornita prima dell’inizio del trattamento dei dati e deve includere, tra le altre cose: 

• l’identità e i dati di contatto del titolare del trattamento; 

• le finalità e la base giuridica del trattamento; 

• l’eventuale trasferimento dei dati a terzi o fuori dall’UE; 

• il periodo di conservazione dei dati; 

• i diritti dell’interessato (accesso, rettifica, cancellazione, opposizione, portabilità); 

• come esercitare tali diritti. 

Nel contesto della firma elettronica, fornire l’informativa privacy non è solo un adempimento legale, ma anche una garanzia di trasparenza e fiducia nel rapporto tra l’organizzazione e il firmatario. 

Firma elettronica e trattamento dei dati personali: un binomio indissolubile 

Ogni volta che un utente appone una firma elettronica, sta implicitamente trasmettendo dati personali. Che si tratti del nome, del numero di telefono per l’OTP, del documento d’identità o – nei casi più avanzati – di dati biometrici come la grafometria, ci troviamo di fronte a un vero e proprio trattamento di dati personali. 

E secondo il GDPR (art. 13 e 14), non può avvenire alcun trattamento senza che l’interessato sia stato prima informato in modo chiaro, preciso e trasparente. L’informativa privacy serve proprio a questo: spiegare quali dati vengono raccolti, per quali finalità, per quanto tempo saranno conservati e quali diritti ha l’utente. 

Senza un’informativa corretta, la firma elettronica rischia di perdere valore legale, esponendo l’azienda a sanzioni e contenziosi. 

Le tre tipologie di firma elettronica e il ruolo dell’informativa privacy 

La normativa europea eIDAS riconosce tre tipi principali di firma elettronica, ognuna con caratteristiche e gradi di sicurezza differenti. In tutti i casi, l’informativa privacy è obbligatoria, anche se assume un ruolo particolarmente critico nei livelli più avanzati. 

1. Firma elettronica semplice (FES) 

È la forma più basilare di firma elettronica: un clic, un flag, l’inserimento di un codice OTP ricevuto via e-mail o SMS. Pur nella sua semplicità, il firmatario deve comunque sapere chi raccoglie i dati, per quale scopo e come saranno trattati. 

2. Firma elettronica avanzata (FEA) 

Qui si entra in un ambito più sensibile. La FEA identifica in modo univoco il firmatario e garantisce l’integrità del documento. Spesso implica l’uso di dati biometrici (es. firma grafometrica), quindi l’informativa deve essere ancora più accurata, con riferimenti espliciti al trattamento di dati sensibili. 

3. Firma elettronica qualificata (FEQ) 

È l’unica equiparata alla firma autografa. Richiede strumenti certificati e identificazione forte. L’informativa privacy qui deve essere completa, dettagliata e fornita prima di ogni operazione. L’utente deve anche poter esercitare facilmente i suoi diritti, come revocare il consenso o richiedere la cancellazione dei dati. 

L’informativa privacy: cosa deve contenere 

Per essere considerata valida e conforme al GDPR, un’informativa privacy deve includere almeno i seguenti elementi: 

• Identità e dati del titolare del trattamento 

• Finalità del trattamento 

• Base giuridica (ad es. esecuzione di un contratto, obbligo legale, consenso, interesse legittimo) 

• Categorie di dati raccolti 

• Destinatari dei dati (es. fornitori di servizi cloud, enti pubblici, terze parti) 

• Tempi di conservazione 

• Diritti dell’interessato (accesso, rettifica, cancellazione, opposizione, reclamo al Garante) 

• Eventuali trasferimenti di dati fuori dall’UE 

• Modalità con cui l’utente può esercitare i propri diritti 

Una buona informativa è chiara, leggibile e sintetica, ma soprattutto facile da reperire. Deve essere sempre visibile prima della firma e – se possibile – archiviata insieme al documento firmato. 

Come Sifirma ti aiuta a garantire la conformità al GDPR 

Quando progettiamo soluzioni software, pensiamo sempre all’usabilità. Ma nel caso di Sifirma, l’applicativo di Alias Digital per la firma elettronica, abbiamo voluto fare un passo in più: progettare una piattaforma che rendesse naturale e automatica la conformità legale, inclusa la gestione dell’informativa privacy. 

Ecco alcune funzioni pensate proprio per questo: 

• Inserimento obbligatorio dell’informativa durante la configurazione dell’applicativo 

• Raccolta del consenso in forma tracciabile 

• Archiviazione sicura dei consensi prestati 

Con Sifirma, l’informativa privacy non è più un problema: diventa parte integrante e fluida dell’esperienza di firma. 

Chi utilizza una soluzione di firma elettronica deve essere consapevole che non basta raccogliere una firma per considerare chiuso un contratto. La legalità e la validità di quel gesto dipendono da molte variabili, e una delle più importanti è la corretta informazione all’utente. 

L’informativa privacy è un requisito irrinunciabile, non solo per evitare sanzioni, ma per instaurare un rapporto di fiducia con i firmatari. Con una soluzione come Sifirma, tutto questo diventa semplice, intuitivo e automatico. 

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