I vantaggi di un software in Cloud per la fatturazione elettronica

Fatturazione elettronica in cloud: oggi non possiamo più farne a meno! Proprio così, le fatture elettroniche in cloud stanno definitivamente mandando in soffitta i vecchi documenti compilati a mano. Dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per le aziende italiane. La legge di bilancio 2022 ha reso ora obbligatoria la fatturazione elettronica anche per il regime forfettario in Italia, dopo il via libera del Consiglio europeo.

In questo contesto la gestione delle fatture attraverso soluzioni Cloud è sempre più apprezzata dalle aziende, dai professionisti e dalle microimprese per la semplicità di utilizzo e per i vantaggi collegati. Vediamoli di seguito.

Fatturazione elettronica: di cosa si tratta?

Prima di comprendere i benefici della fatturazione elettronica in cloud è bene capire nel dettaglio cos’è una fattura elettronica. La fattura elettronica rappresenta un documento fiscale obbligatorio che identifica una compravendita di beni o servizi tra due diversi soggetti. 

In definitiva ha la stessa impostazione e gli stessi effetti della vecchia fattura cartacea ma si presenta in modalità digitale. Non solo nel processo di creazione, che viene eseguito attraverso specifici software per la fatturazione elettronica, ma anche per ciò che concerne la trasmissione, che avviene in formato XML grazie al Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate, e la conservazione.

Cos’è la fatturazione elettronica in Cloud?

La risposta è semplice: una fattura elettronica in Cloud è tale quando la fase di creazione, invio e archiviazione di tale documento avviene completamente in ambito digitale. La fattura non cartacea viene archiviata all’interno del Cloud, termine inglese che significa “nuvola” e che identifica un ambiente composto da più server, dislocati in tutto il mondo, che crea un unico ecosistema.

La forza del Cloud è la facilità di accesso da qualsiasi device dotato di connessione Internet e quindi senza il vincolo dell’accesso da un dispositivo locale. Una fattura elettronica in Cloud è quindi consultabile in qualsiasi momento da qualunque dispositivo.

I vantaggi della fatturazione in cloud

La fruibilità, come già accennato, è uno dei vantaggi più evidenti della fatturazione in Cloud. Il sistema di fatturazione elettronico consente l’accesso attraverso la rete e da ogni dispositivo, rendendo così la gestione documentale molto più fluida.

Questo però non è l’unico vantaggio della fattura in Cloud. Molto importante è il discorso strettamente legato al risparmio, che possiamo suddividere in tre macroaree:

• Risparmio di tempo: questo perché tutti i processi relativi alla creazione della fattura, al suo invio e alla sua archiviazione sono molto più rapidi rispetto alla gestione analogica.
• Risparmio economico: da una parte vengono eliminati tutti i processi di spedizione postale e stampa, nell’ottica di un ufficio sempre più paperless, dall’altra si registra un risparmio in termini di impiego di risorse, le quali hanno così più tempo per dedicarsi a operazioni più redditizie per il business. 
• Risparmio di spazio: con la fatturazione elettronica in Cloud si può serenamente dire addio ai faldoni di archiviazione, che nelle aziende ingombrano normalmente interi scaffali.

Sicurezza garantita con il Cloud 

Un altro vantaggio importante che deriva dalla fatturazione in Cloud è l’aspetto della sicurezza.  

In primis a livello di archiviazione: ogni software è settato per rispettare la normativa di legge, ovvero l’archiviazione del documento per almeno 10 anni. Questo significa certezza della conservazione e nessun rischio di perdita della fattura. 

In seconda battuta sicurezza nella gestione dei dati, garantita dal provider della soluzione cloud e dal Sistema di Interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate, che monitora e controlla qualsiasi dato che arriva dai flussi di fatturazione.

Come fare una fattura elettronica in Cloud? 

Per poter iniziare a gestire le fatture elettroniche in Cloud è necessario avvalersi di specifici software per la gestione di questi flussi documentali. Si tratta di strumenti professionali che consentono di seguire il “percorso unico standardizzato” previsto dalla normativa di legge sulla gestione delle fatture elettroniche.

Il percorso, nello specifico, si divide in 4 fasi:  

• la prima fase è relativa alla compilazione della fattura elettronica, con la conseguente creazione del documento attraverso l’inserimento di alcuni dati indispensabili, come data di emissione, numero progressivo, dati personali, dati del cliente, beni e servizi offerti e importo; 
• il secondo step riguarda l’apposizione della firma elettronica qualificata (operazione svolta dal software in automatico); 
• la terza fase prevede l’invio della fattura al Sistema di Interscambio (SdI), secondo le tempistiche stabilite dalla legge; 
• l’ultimo passaggio, effettuato dallo stesso Sistema di Interscambio, è la trasmissione della fattura al soggetto destinatario.

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