Al giorno d’oggi è fondamentale sapere come proteggersi nel mondo del lavoro, specialmente per i professionisti che offrono servizi a terzi e, per farlo al meglio, è necessario formalizzare la collaborazione tramite una Lettera di Incarico Professionale, che serve a tutelare il lavoratore autonomo e a chiarire i rapporti tra le due parti, come ad esempio il tipo di lavoro richiesto e la corretta remunerazione in base al lavoro svolto.
I liberi professionisti, infatti, non possono (e non dovrebbero!) accettare incarichi basandosi su accordi solo verbali, ma la collaborazione con il datore di lavoro deve essere sempre formalizzata in un documento scritto, un contratto che includa tutti i dettagli della cooperazione.
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Cos’è la lettera d’incarico
La lettera di incarico è necessaria nel momento in cui un’azienda o un’organizzazione ha bisogno dell’aiuto di un professionista che possiede competenze specifiche in un determinato campo. Il professionista deve essere in possesso di una partita IVA per poter essere assunto come collaboratore esterno e il contratto deve essere redatto per iscritto.
La lettera d’incarico, quindi, è un documento attraverso cui un professionista stipula un accordo con il proprio committente per definire i dettagli della prestazione dei servizi che svolgerà e la relativa remunerazione. L’attività è personale e si basa sulla fiducia tra il professionista e il cliente.
L’incarico può essere conferito verbalmente o per iscritto, ma è sempre consigliabile usare la forma scritta, in quanto permette di definire in modo preciso l’oggetto del servizio e la remunerazione e chiarire al cliente gli aspetti salienti del lavoro. In genere, la lettera di incarico professionale è redatta dal professionista stesso, il quale deve indicare i propri termini di lavoro, ma ci sono situazioni in cui è il cliente a scrivere il documento.
Inoltre, i professionisti devono rispettare norme di diligenza e riservatezza, ma possono anche prevedere ulteriori obblighi, come clausole di riservatezza e non concorrenza, per tutelare meglio alcuni clienti. Per quanto riguarda i professionisti che lavorano in modo autonomo, la legge n. 27 del 2012 (relativa alla modifica e alla riforma delle professioni regolamentate) richiede ai datori di lavoro di stipulare dei contratti formali per assumere dei collaboratori esterni. In pratica, un datore di lavoro che ha bisogno di una consulenza professionale da un lavoratore freelance deve formalizzare l’assunzione con un contratto in cui vengono specificati l’incarico e la retribuzione.
Come redigere e che tipo di contratto è una lettera d’incarico
Il contratto che definisce la collaborazione tra il professionista freelance e il committente deve contenere dettagli riguardanti la natura e la complessità dell’incarico, la modalità di esecuzione, il corrispettivo economico e altre informazioni rilevanti. Ecco come redigere questo documento formale.
Il contratto di incarico professionale segue di solito una struttura standard: in primo luogo, deve fornire le informazioni personali del professionista e del committente. In secondo luogo, deve specificare l’oggetto dell’incarico, ad esempio se si tratta di una consulenza o della redazione di un progetto. Inoltre, deve indicare la decorrenza e la durata dell’incarico e l’ammontare del pagamento. Nella terza sezione del contratto, vengono elencati gli obblighi del professionista, tra cui: svolgere il lavoro con professionalità, partecipare alle riunioni organizzative, non divulgare informazioni riservate e redigere una relazione dettagliata alla fine dell’attività. La sezione successiva stabilisce i doveri del committente, tra cui: garantire la massima cooperazione e rispettare i termini di pagamento. Infine, viene precisato il diritto del professionista di recedere dal contratto per giusta causa.
Puoi scaricare dei fac-simile di mandato professionale da usare come base di partenza.
Come recedere da una lettera d’incarico
Al fine di redigere un documento altamente professionale, che includa tutte le informazioni necessarie, una lettera di incarico professionale potrebbe contenere un passaggio relativo alla clausola risolutiva espressa. Attraverso questa specifica clausola, infatti, le parti coinvolte accettano che il rapporto sarà considerato risolto nel caso in cui un obbligo inserito nel contratto non dovesse essere rispettato. Un altro documento importante da produrre nel momento in cui si stabilisce un rapporto di lavoro è il preventivo, che serve a giustificare la parte economica richiesta dal professionista. Quest’ultimo deve comprendere:
- Il compenso di base fisso, al quale verrà aggiunto il compenso orario, che varierà in base alla complessità dell’opera commissionata
- Il grado generale di complessità dell’incarico
- L’urgenza dell’incarico.
La mancata presentazione di un preventivo potrebbe compromettere la validità del contratto stesso.
Differenza tra lettera di incarico e contratto di lavoro
La lettera d’incarico è un accordo tra professionista e cliente, ma non va confuso con altre forme di accordo come il contratto di lavoro. D’altronde, oltre alle differenze formali, questi documenti hanno anche una diversa validità giuridica.
Dal punto di vista giuridico la lettera d’incarico non è un vero e proprio contratto, infatti non esiste l’obbligatorietà della forma scritta né dell’esistenza stessa di questo documento, che rimane opzionale anche se fortemente consigliato nei rapporti tra professionisti e clienti.
Il contratto di lavoro, invece, è un accordo tra un lavoratore e un datore di lavoro che definisce tutti gli aspetti di un rapporto lavorativo, come le mansioni che il dipendente deve svolgere, l’orario di lavoro, la sede presso la quale si svolge l’attività e la retribuzione.
A differenza della lettera d’incarico, il contratto di lavoro è obbligatorio e vincolante, oltre ad essere disciplinato dall’articolo 1325 del Codice Civile. Al suo interno, inoltre, devono essere presenti una serie di informazioni come i dati del lavoratore e il suo inquadramento, la sede dell’azienda e la durata del rapporto lavorativo.
La lettera d’incarico per commercialisti, ingegneri, avvocati e architetti: il mandato professionale
Il mandato professionale è un mandato tramite il quale vengono richiesti ad un professionista (un commercialista, un ingegnere, un avvocato o un architetto) uno o più compiti da svolgere nell’interesse e per conto di un delegante. Il mandato professionale può essere con rappresentanza o senza rappresentanza: nel primo caso il professionista può svolgere il mandato spendendo il nome del mandante, nel secondo caso il professionista svolge l’incarico, ma senza spendere il nome del mandante, anche se comunque le operazioni vengono svolte nel suo interesse.
Pactum: il software per gestire i mandati professionali
Pactum è il software di Alias Digital sviluppato per agevolare la gestione dei mandati professionali in modo trasparente. Grazie a Pactum è possibile gestire con facilità e flessibilità tutti i tipi di incarico, organizzando con cura l’intera attività e tenendo costantemente sotto controllo il progresso del lavoro, gli aspetti finanziari e i risultati conseguiti per ogni incarico sottoscritto.
Con Pactum non è possibile gestire digitalmente il mandato professionale, ma questa tecnologia garantisce la piena conformità normativa grazie all’integrazione con le principali norme di settore e adempimenti fiscali. Inoltre, il software contribuisce a semplificare la gestione dello studio, offrendo una soluzione ottimale per consulenti del lavoro, commercialisti e altri tipi di professionisti.
In questa sezione è possibile tenere sotto controllo le scadenze, suddivise per fatture da incassare e fatture scadute.
L’importanza della firma elettronica nella lettera d’incarico
Un aspetto da non sottovalutare nella gestione delle lettere d’incarico è la firma elettronica di questi documenti. Per tutelarsi da eventuali controversie con i clienti, infatti, non basta redigere una lettera d’incarico dettagliata ed esaustiva, ma è fondamentale che il documento sia legalmente vincolante.
Per farlo è possibile firmare a mano il documento, oppure optare per una soluzione più efficiente e moderna come la firma elettronica, uno strumento sicuro e riconosciuto dall’Unione Europea quando soddisfa determinati requisiti tecnici. D’altronde basta dotarsi di un software per la firma elettronica, una tecnologia semplice e veloce per conferire pieno valore legale ai documenti digitali firmati da remoto.
Domande Frequenti
Che tipo di contratto è la lettera di incarico?
La lettera di incarico è un documento che regolarizza e formalizza l’accordo tra un cliente e un professionista, un tipo di contratto non obbligatorio e che non implica la registrazione presso gli enti previdenziali.
Differenza tra mandato e lettera di incarico?
Mentre il mandato è un contratto tra le parti disciplinato dal Codice Civile che regola i rapporti tra mandatario e mandante, la lettera di incarico è un documento che formalizza l’assegnazione di compiti e responsabilità in ambito professionale che può o meno implicare la presenza di un mandato.
Chi firma la lettera di incarico?
La lettera di incarico deve essere firmata dal professionista o dal legale rappresentante e dal cliente, anche attraverso la firma elettronica utilizzando però uno strumento in possesso dei requisiti tecnici richiesti dal Regolamento Europeo eIDAS.
A cosa serve la lettera di incarico?
La lettera di incarico serve per definire un accordo scritto tra un professionista (ad esempio un commercialista o un avvocato) e un cliente, stabilendo in modo chiaro e trasparente i termini di una prestazione professionale.
