Tutto quello che devi sapere sul fascicolo del cliente 

Primo piano della mano di un uomo che sorregge sul palmo un tablet con cartella di documenti

La creazione e la gestione del fascicolo del cliente sono metodi adeguati alla conservazione dei dati e di informazioni richieste per il rispetto della normativa antiriciclaggio e per contrastare il finanziamento del terrorismo. In questo articolo, esploreremo i vari aspetti del fascicolo del cliente e come i commercialisti possono gestirlo in modo efficiente e conforme. 

Il Fascicolo Del Cliente 

Il “fascicolo del cliente” rappresenta un insieme strutturato di documenti, dati e informazioni che le organizzazioni, in particolare i commercialisti, raccolgono e conservano per conformarsi alla normativa antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo. Questo fascicolo è fondamentale per valutare e gestire il rischio associato a ciascun cliente e include elementi come: 

  1. Documenti d’identità validi e, se applicabile, documenti relativi a persone giuridiche come la visura del registro delle imprese o documenti equivalenti per società straniere​​. 
  1. Codici fiscali e partite IVA. 
  1. Lettere di incarico professionale e dichiarazioni del cliente riguardanti il titolare effettivo, le relazioni con politici o altre figure esposte e la natura dell’operazione o dell’attività professionale. 
  1. Schede di adeguata verifica e aggiornamenti successivi, per dimostrare la conformità agli obblighi normativi. 
  1. Documentazione attestante l’esecuzione dell’obbligo di adeguata verifica da parte di terzi e documenti utili a determinare l’applicabilità di obblighi di verifica semplificati o rafforzati, come estratti da banche dati o articoli di giornale che possano indicare rischi associati al cliente​​. 

Pactum: sezione dedicata al fascicolo cliente

Assegnazione Dell’Incarico 

L’assegnazione dell’incarico rappresenta l’atto formale con cui un cliente conferisce a un professionista il mandato di svolgere una determinata attività professionale. Tale mandato può essere esplicito, come nel caso di un contratto firmato dal cliente, o implicito, identificabile attraverso documenti che ne attestino l’accordo e la data di inizio. Questo processo garantisce che vi sia una chiara comprensione reciproca del servizio richiesto e delle responsabilità attribuite.  

I clienti, invece, possono essere di vari tipi, ognuno dei quali con le proprie regole specifiche: 

Nel caso di un cliente persona fisica, il professionista deve conservare i documenti da cui risultano i dati identificativi del cliente. Questi includono: 

  • nome e cognome 
  • luogo e data di nascita 
  • residenza anagrafica e domicilio (se diverso) 
  •  estremi del documento di identificazione  
  •  codice fiscale (se assegnato). 

È, inoltre, necessaria anche una copia in formato cartaceo o elettronico di un documento d’identità. 

Nel caso invece di un cliente diverso da persona fisica, l’esecutore sarà generalmente il soggetto che all’interno dell’ente ha poteri di gestione e rappresentanza. Il professionista deve conservare i dati identificativi forniti dall’esecutore e verificati durante l’adempimento degli obblighi di adeguata verifica. 

Il professionista deve, sempre e comunque, conservare la documentazione contenente i dati e le informazioni forniti dal cliente con riferimento allo scopo e alla natura della prestazione professionale richiesta. Queste includono le relazioni intercorrenti tra il cliente e l’esecutore, tra il cliente e il titolare effettivo e quelle relative all’attività lavorativa svolta. 

Prestazioni continue e operazioni occasionali 

Nella gestione professionale, sia che si tratti di servizi forniti su base regolare sia che si affrontino transazioni sporadiche, vi è l’esigenza di aderire a protocolli precisi di documentazione e verifica. Questi protocolli sono particolarmente rilevanti in contesti normativi come quello dell’antiriciclaggio, dove la tracciabilità finanziaria è essenziale per prevenire illeciti. 

Per quanto concerne le prestazioni continuative, è fondamentale che il professionista o l’ente obbligato documenti in maniera scrupolosa e sistematica tutti i controlli periodici effettuati. Questo include la conservazione di tutti i dati e le informazioni che dimostrino l’adeguatezza e la regolarità delle verifiche svolte in conformità con i termini di legge o regolamentari, assicurando così un monitoraggio costante e affidabile nel tempo. 

Dettaglio dashboard di Pactum che mostra il totale dei documenti scaduti e in scadenza

Dettaglio della dashboard di Pactum

Relativamente alle operazioni occasionali, il vincolo normativo si attiva quando l’importo gestito attraverso mezzi di pagamento raggiunge o supera la soglia di 15.000 euro. In questi casi, il professionista è tenuto a mantenere un registro dettagliato dei mezzi di pagamento impiegati e, se fattibile, conservarne una copia. Questo serve a fornire una traccia verificabile del movimento di denaro e a soddisfare i requisiti di legge in materia di antiriciclaggio. 

Gli strumenti utili per i commercialisti 

I commercialisti hanno a disposizione strumenti software avanzati per gestire efficacemente il fascicolo clienti, fondamentale nell’ambito della normativa antiriciclaggio. Questi software per commercialisti offrono moduli integrati per la creazione e la gestione delle anagrafiche clienti, la valutazione dei rischi associati e la verifica adeguata delle informazioni.  

Grazie a queste piattaforme, i professionisti possono stampare dichiarazioni precompilate, utilizzare checklist per strutturare il fascicolo e allegare documenti digitali alle schede clienti, garantendo così una gestione documentale ottimale e in piena conformità con le vigenti disposizioni legislative 

In conclusione, la gestione del fascicolo del cliente è un aspetto fondamentale della professione del commercialista. Seguire le linee guida e i requisiti legali può aiutare a mantenere la conformità e a prevenire il finanziamento del terrorismo e il riciclaggio di denaro. 

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