Come scrivere e impostare un preventivo efficace

Come fare un preventivo? Come stilarlo in modo che sia efficace e in grado di convincere il cliente? Molti credono che un preventivo ottimale dipenda solamente dai prezzi che vengono proposti al cliente. In realtà le variabili da considerare sono molte di più. Scopriamo quali in questo articolo di Alias Digital.

Cos’è un preventivo

Partiamo dalla base: cos’è un preventivo? Un preventivo, di norma, è un documento che fornisce informazioni sul costo stimato di un servizio o prodotto. Si tratta di una stima basata sulla quantità di lavoro richiesto, sui materiali necessari e sul tempo impiegato per svolgere il lavoro. Il preventivo viene consegnato al cliente prima di iniziare i lavori e permette all’acquirente di comprendere anticipatamente quanto dovrà essere il suo esborso.

Perché fare un preventivo

Il preventivo è uno strumento importantissimo perché da una parte consente al cliente di ipotizzare una spesa e dall’altra permette al produttore di controllare il costo dei lavori che si dovranno sostenere. Per il cliente, prima di impegnarsi con un’impresa, è necessario avere ben chiaro quanto costerà la realizzazione di un progetto e se si può effettivamente permettere il lavoro richiesto. Inoltre, confrontando diversi preventivi ottenuti da diverse imprese, può decidere quale offerta è più conveniente in base alle proprie esigenze e al proprio budget.

Come fare un preventivo efficace

Preparare un preventivo efficace non è semplice, ma ci sono alcuni consigli che è possibile seguire per aumentare le probabilità di successo.

In primo luogo, è ottimale proporre al meglio le caratteristiche del proprio prodotto o servizio, in modo tale da sottolineare quali vantaggi può offrire alla potenziale clientela.

In secondo luogo, un preventivo deve essere sempre un documento chiaro ed efficace. L’ideale è utilizzare un linguaggio semplice e diretto, senza molti tecnicismi, in modo che la clientela possa capire facilmente i vantaggi del prodotto o servizio offerto. Se possibile, il consiglio è utilizzare anche un template grafico che sia facilmente comprensibile. Spesso, uno dei motivi per i quali un preventivo viene scartato è una presentazione grafica confusionaria e non all’altezza.

I dati da inserire per un preventivo efficace

Per garantire al potenziale cliente un preventivo chiaro e dettagliato è necessario inserire alcuni dati cruciali. Nel dettaglio:

• Il nome o il nome dell’azienda, possibilmente accompagnandoli al logo, in modo che la realtà proponente sia immediatamente e facilmente identificabile;
• I contatti del responsabile del progetto, in modo che il cliente possa avere un riferimento immediato con cui mettersi facilmente in contatto;
• La descrizione dettagliata del lavoro da svolgere, in modo tale che il cliente possa rendersi conto della complessità delle operazioni e possa trarre dal preventivo l’idea dell’effettivo valore del servizio;
• La timeline prevista per l’offerta. Spesso questa nota non viene indicata ma un preventivo effettuato oggi potrebbe prevedere dei costi diversi tra un anno. Senza questa indicazione il cliente potrebbe immaginare un’offerta valida senza scadenza e accettare il preventivo dopo molto tempo, mettendo in difficoltà l’azienda sia dal punto di vista operativo che economico;
• I prezzi per il lavoro previsto. Se il preventivo prevede più voci la soluzione ottimale è fare un elenco puntato con descrizione di ogni singola voce e relativo prezzo, riportando poi alla fine il computo totale. È sempre importante anche menzionare le spese legate al proprio regime fiscale, come IVA, ritenuta d’acconto, rivalsa Inps o altro. Altrettanto decisivo è indicare eventuali sconti o addebiti aggiuntivi. Per ciò che concerne lo sconto se questo è sostanzioso è bene evidenziarlo, se è risicato è meglio riportarlo in calce al prezzo finale.
• Le condizioni di pagamento, come ad esempio evidenziare se sono accettati pagamenti parziali o in rate mensili.

Il miglior software per la gestione preventivi

Per creare un preventivo efficace e in grado di convertire l’ideale è affidarsi a specifici software, come Kubik di Alias Digital. Grazie a questa piattaforma agile e intuitiva puoi gestire l’intero flusso dei documenti, dal preventivo alla fattura, e creare e gestire facilmente i documenti di trasporto.

Con Kubik puoi creare, modificare e stampare i preventivi in formato elettronico e personalizzarli sulle tue esigenze.