Fatturazione Elettronica

Sollecito di pagamento di una fattura: cos’è, come scriverlo correttamente e quando inviarlo

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Capita, purtroppo, di vendere prodotti o servizi ad un’azienda e di ritrovarsi, alla fine della data di scadenza del pagamento, una fattura non pagata. In queste situazioni è giusto inviare una sollecitazione di pagamento della fattura, tramite posta o tramite e-mail.

Scopriamo insieme come inviare una lettera di sollecito di pagamento della fattura tramite posta o tramite PEC e alcuni consigli su cosa fare se il cliente continua a non pagare.

Quando scade il termine di pagamento di una fattura

È importante considerare, innanzitutto, le modalità di pagamento di una fattura in base alla normativa italiana. In genere, quando c’è un contratto in atto tra due parti, il cliente deve saldare la fattura entro i termini stabiliti dal contratto stesso. Ciò vale, ad esempio, per i contratti di collaborazione tra un’azienda e un libero professionista con partita IVA, ma anche per gli accordi tra aziende e fornitori o per altri casi specifici. Il mancato pagamento entro i termini previsti può comportare conseguenze diverse, soprattutto perché, in questo caso, c’è un contratto tra le parti che definisce esattamente i termini e le modalità di pagamento.

Tuttavia, cosa succede se non è previsto alcun contratto? In generale, sia con che senza contratto, dopo l’invio della fattura, i termini previsti per il pagamento della stessa si aggirano intorno ai 30 giorni, ma in alcuni casi possono anche essere di 60 giorni. Inoltre, in alcuni casi, il cliente o l’acquirente deve pagare immediatamente ciò che ha acquistato, che si tratti di beni o servizi. Secondo la normativa italiana, queste scadenze devono essere rispettate anche se l’accordo è solo verbale e non esiste un contratto scritto. Tuttavia, al momento dell’emissione della fattura, è possibile specificare il termine di pagamento.

Sollecito di pagamento: quando inviarlo e come scriverlo

Solitamente si attende circa una settimana dopo la scadenza per inviare la richiesta del pagamento di una fattura. La prima comunicazione di sollecito deve essere informativa e presentare un tono amichevole nei confronti del debitore. Pur contenendo un invito a pagare entro una scadenza prefissata, l’obiettivo è evitare conflitti e di richiamare il cliente alla necessità di saldare il debito quanto prima.

Si può iniziare con una comunicazione verbale, utilizzando canali di comunicazione tradizionali. Tuttavia, per dare maggior ufficialità al messaggio, è possibile redigere una lettera di sollecito di pagamento. In genere, essendo una comunicazione “informale”, non è necessario specificare una data di scadenza per il pagamento del debito, ma all’interno della lettera ci devono essere delle informazioni necessarie, che sono:

  • L’importo da pagare;
  • Il riferimento preciso alla fattura non saldata;
  • I soggetti coinvolti;
  • Eventuale contratto in essere tra le parti;
  • La data della fattura e dell’invio della lettera;
  • La firma del creditore;
  • Le modalità di pagamento (ad esempio, l’IBAN).

Dal punto di vista giuridico, il sollecito di pagamento ha gli stessi effetti di una diffida se viene inviata con una raccomandata con ricevuta di ritorno (A.R.) o con posta elettronica certificata (PEC), specificando l’importo da pagare e la specifica fonte dell’obbligo. È importante ricordare che questa comunicazione ha un valore legale; quindi, se si intende avviare una causa giudiziaria o richiedere un decreto ingiuntivo, possono essere calcolati gli interessi di mora nel momento in cui è stata inviata la lettera di sollecito.

Inoltre, inviando questo tipo di comunicazione, i termini per una possibile prescrizione si interrompono e il calcolo del periodo riprende dal momento dell’invio della lettera. Per un soggetto che non ha ricevuto il pagamento di una fattura, procedere in questo modo garantisce quindi una certa quantità di tutele nel caso in cui il soggetto in debito non saldi la fattura. È importante, inoltre, conservare questa documentazione, che attesta l’invio di una comunicazione di sollecito.

Nel caso in cui la prima lettera di sollecito non abbia l’effetto sperato, è possibile inviare un secondo sollecito e, nel caso di mancato pagamento, procedere con l’invio di una lettera di messa in mora. Quest’ultima comunicazione deve contenere l’avviso al cliente che, in caso di mancato pagamento, verranno intraprese le vie legali per recuperare il credito.

Sollecito di pagamento: tramite e-mail o tramite posta tradizionale?

Puoi inviare il sollecito di pagamento tramite raccomandata, ma anche via e-mail, soprattutto per quanto riguarda i primi due solleciti. Tuttavia, se il debitore continua a non pagare, l’ultimo sollecito va sempre inviato tramite posta raccomandata. In alternativa, puoi utilizzare una PEC che ha lo stesso valore legale di una raccomandata.

Oltre alle modalità di invio tramite posta tradizionale o PEC, è sempre più comune utilizzare anche la posta elettronica ordinaria (non PEC) per i primi solleciti di pagamento. Questa opzione offre il vantaggio di essere più rapida ed economica, ma è importante assicurarsi di avere una prova dell’invio e della ricezione del sollecito, ad esempio tramite una conferma di lettura o una risposta da parte del destinatario. In ogni caso, è fondamentale conservare sempre una copia di tutti i solleciti inviati, indipendentemente dal mezzo utilizzato. 

La messa in mora

Una volta superata la data di scadenza della fattura o, se la fattura non ne prevede una, entro 30 giorni dalla sua emissione, vengono applicati automaticamente gli interessi di mora. Il tasso di interesse da applicare è stabilito dalla BCE e si aggira intorno all’8% previsto dal Decreto Legislativo 231/2002.

Cosa fare se la fattura non viene pagata?

Se nonostante i solleciti il pagamento non viene effettuato, se il cliente non risponde o continua a procrastinare senza fornire indicazioni precise, non resta che rivolgersi a un avvocato. È importante tenere a mente che l’azione legale comporta delle spese; quindi, è necessario fare alcuni calcoli sulla convenienza di questa scelta. Nel caso di fatture di importo contenuto, potrebbe essere conveniente chiudere i rapporti con il cliente e dimenticare le fatture insolute. Nel caso di somme importanti, invece, è opportuno valutare la possibilità di procedere per vie legali.

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FAQ e domande utili 

1. Cos’è un sollecito di pagamento? 

Un sollecito di pagamento è una comunicazione formale inviata al cliente per richiedere il pagamento di una fattura scaduta. 

2. Quando posso inviare un sollecito di pagamento? 

Generalmente, si consiglia di attendere almeno una settimana dopo la scadenza della fattura prima di inviare il primo sollecito. 

3. Come posso inviare un sollecito di pagamento? 

Puoi inviare un sollecito tramite: 
Raccomandata A/R 
Posta Elettronica Certificata (PEC) 
Posta elettronica ordinaria (assicurandoti di avere prova dell’invio e della ricezione) 
Comunicazione verbale (meno formale, ma utile per un primo contatto) 

4. Quali informazioni devo includere in un sollecito di pagamento? 

Importo da pagare 
Riferimento alla fattura insoluta (numero e data) 
Dati del creditore e del debitore 
Eventuale contratto in essere 
Data di invio del sollecito 
Modalità di pagamento (IBAN, ecc.) 

5. Quanti solleciti posso inviare? 

Non c’è un limite al numero di solleciti che puoi inviare, ma solitamente si procede con un primo sollecito amichevole, un secondo sollecito più formale e, in caso di mancato pagamento, una messa in mora. 

6. Cos’è la messa in mora? 

La messa in mora è una comunicazione formale che avvisa il debitore che, in caso di mancato pagamento, verranno intraprese azioni legali per recuperare il credito. 

7. Cosa succede se il cliente non paga dopo la messa in mora? 

Se il cliente non paga dopo la messa in mora, puoi rivolgerti a un avvocato per avviare un’azione legale. 

8. Posso richiedere gli interessi di mora? 

Sì, gli interessi di mora vengono applicati automaticamente dopo la scadenza della fattura o, se non specificato, entro 30 giorni dalla sua emissione. 

9. Cosa devo fare se il cliente contesta la fattura? 

Se il cliente contesta la fattura, è importante cercare di risolvere la questione in modo amichevole. Se non si raggiunge un accordo, si può ricorrere a una mediazione o, in ultima istanza, a un’azione legale.