In seguito alla digitalizzazione della società sono stati introdotti degli strumenti per garantire una corretta gestione dei documenti in formato elettronico. Un passo fondamentale di questo processo è stata la creazione dell’identità digitale europea, ossia una rappresentazione virtuale dell’identità reale di una persona che permette di accedere in modo sicuro e conforme ai servizi online.
L’evoluzione dell’identità digitale in Europa ha portato all’introduzione del regolamento eIDAS 2.0, la nuova normativa sull’identificazione elettronica e i servizi fiduciari per gli stati membri dell’UE. Vediamo tutto quello che c’è da sapere su eIDAS 2.0 e firma elettronica, in particolare le novità previste con l’entrata in vigore di questo nuovo regolamento europeo e cosa cambia per gli studi professionali.
Cosa prevede il regolamento europeo eIDAS 2.0
Nel 2014 il regolamento europeo eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) ha introdotto la non discriminazione dei documenti elettronici rispetto a quelli cartacei, stabilendo la responsabilità nazionale per gli effetti giuridici della firma elettronica e garantendo invece il pieno valore giuridico della firma elettronica avanzata, qualificata o digitale.
In particolare, il regolamento eIDAS ha disciplinato tre tipologie di firma elettronica:
- firma elettronica, prevede l’utilizzo di dati in forma elettronica utilizzati per firmare documenti digitali senza particolari livelli di sicurezza e autenticità;
- firma elettronica avanzata, è un tipo di firma elettronica connessa in modo univoco al firmatario che consente di identificarlo, creata utilizzando strumenti e dati sotto il suo pieno controllo;
- firma elettronica qualificata, offre un livello più avanzato di sicurezza e autenticità, in quanto si basa su un certificato elettronico qualificato, viene creata attraverso appositi dispositivi qualificati per la firma elettronica e garantisce un effetto giuridico analogo a quello di una firma autografa.
Il 20 maggio 2024, invece, è entrato in vigore il regolamento eIDAS 2.0 (Reg. EU 2024/1183), apportando alcune modifiche nella gestione dei servizi fiduciari e dell’identità digitale nell’Unione Europea. Nello specifico, gli obiettivi del regolamento eIDAS 2.0 sono uniformare a livello europeo l’identità digitale usata nei diversi paesi membri dell’UE e assicurare ai cittadini europei un maggiore controllo dei dati personali legati all’identità digitale in conformità a quanto previsto dal GDPR.
Al momento l’eIDAS 2.0 dovrà seguire un inter piuttosto lungo, infatti diventerà pienamente operativo soltanto nel 2026. Entro questo termine tutti gli stati membri dell’UE dovranno uniformarsi alle nuove regole disposte da questo regolamento europeo. In particolare, i paesi dovranno utilizzare standard e tecnologie comuni per garantire l’interoperabilità dei sistemi usati per l’identità digitale e riconoscere il valore dell’identità digitale degli altri stati dell’UE.
La principale novità, infatti, riguarda la creazione di un portafoglio di identità digitale europeo (European Digital Identity Wallet), all’interno del quale saranno presenti tutti i documenti dei cittadini e ulteriori informazioni denominate attributi, come la composizione della famiglia, la cittadinanza e i titoli di studio. Questo wallet digitale europeo sarà rilasciato dalle autorità nazionali, ma sarà valido in tutta Europa.
Le principali novità sulla firma elettronica introdotte dall’eIDAS 2.0
Oltre al portafoglio di identità digitale europeo, il regolamento eIDAS 2.0 ha introdotto diverse novità rispetto a quanto già previsto da eIDAS. Innanzitutto c’è la possibilità di usufruire di attributi elettronici qualificati, ossia di informazioni che hanno lo stesso valore giuridico di quelle rilasciate in formato cartaceo, purché emessi da una fonte autorizzata e autentica pubblica o privata. Ad esempio, in questo modo sarà possibile usare la patente di guida digitale in tutta l’UE o far valere un titolo di studio italiano in un altro stato membro senza ulteriori procedimenti.
La seconda novità interessa l’adeguamento dei dispositivi qualificati per la firma elettronica entro il 21 maggio 2026, ovvero l’obbligo di conformare gli apparecchi utilizzati per la creazione della firma elettronica o dei sigilli elettronici da remoto alle norme del regolamento eIDAS 2.0. Questo vale ad esempio per i dispositivi HSM (Hardware Security Module), la cui gestione dovrà rispettare specifiche regole in merito all’utilizzo e al ciclo di vita di questi apparecchi affinché possano essere considerati qualificati.
Un altro aspetto introdotto dal regolamento eIDAS 2.0 sulla firma elettronica è il riconoscimento dell’archiviazione elettronica dei documenti digitali o digitalizzati. Nel dettaglio, la nuova normativa europea assicura il valore giuridico e l’ammissibilità come prova in giudizio dei documenti in formato elettronico, purché conservati attraverso un servizio di archiviazione elettronica che garantisca la leggibilità, l’integrità, la riservatezza, la durabilità e la prova d’origine dei documenti.
Infine, l’eIDAS 2.0 ha introdotto i registri elettronici, ossia una serie di registrazioni di dati elettronici che ne assicura l’ordine cronologico e l’integrità. Questo regolamento, inoltre, è strettamente legato al NIS 2, la direttiva 2022/2555 dell’Unione Europea che prevede nuovi obblighi sulla cybersicurezza delle reti e dei sistemi informativi per le aziende che operano in settori critici, come energia, trasporti, la finanza, la pubblica amministrazione e l’assistenza sanitaria.
L’impatto del regolamento eIDAS 2.0 per le aziende e gli studi professionali
Il regolamento eIDAS 2.0 ha introdotto dei miglioramenti nella gestione delle firme elettroniche, rendendo questi strumenti più sicuri, facili da usare e interoperabili all’interno degli stati membri dell’UE. In particolare, le imprese e gli studi professionali potranno usufruire di alcuni vantaggi importanti legati con l’entrata in vigore delle norme dell’eIDAS 2.0, tra cui:
- standardizzazione europea dei processi firma elettronica;
- ottimizzazione dei costi, grazie alla possibilità di effettuare controlli sui firmatari appena mediante i dati presenti nel wallet digitale europeo senza ulteriori oneri amministrativi;
- ampliamento delle informazioni registrate con la firma elettronica attraverso il rilascio di attributi qualificati inseriti direttamente nel portafoglio di identità digitale europeo.
Ovviamente sarà necessario adeguarsi al nuovo regolamento europeo, investendo nell’evoluzione organizzativa e tecnologica dell’azienda o dello studio per essere in grado di cogliere le opportunità offerte dall’introduzione del regolamento eIDAS 2.0. Nel dettaglio, soltanto le imprese che rispetteranno determinati requisiti potranno emettere attributi e informazioni che potranno essere inseriti nel wallet, sfruttando nuove possibilità di crescita per l’attività.
Per usufruire di queste opportunità sarà necessario ad esempio implementare sistemi di autenticazione conformi ai nuovi standard comunitari, per garantire l’autenticità delle transazioni ed effettuare le verifiche necessarie. Inoltre, sarà indispensabile adottare misure di sicurezza informatica avanzate per conformarsi agli standard europei e accreditarsi per essere autorizzati ad operare nell’ecosistema del portafoglio di identità digitale europeo.
eIDAS 2.0: le opportunità per aziende e studi professionali
Con l’introduzione del regolamento europeo eIDAS 2.0 le aziende e gli studi professionali saranno tenuti a conformarsi alle nuove regole comunitarie sulle firme elettroniche e i servizi fiduciari ad esse collegati. Tuttavia, integrando i nuovi strumenti previsti dall’eIDAS 2.0 e rispettando le nuove normative di riferimento sarà possibile cogliere importanti opportunità di business.
Ad esempio, gli studi professionali possono proporsi come partner qualificati per aiutare le aziende a conformarsi alle norme del regolamento eIDAS 2.0, supportando le imprese nel processo di adeguamento alle nuove disposizioni in materia. D’altronde, tutte le imprese dovranno rispettare le nuove regole introdotte dal regolamento comunitario entro il 2026, quando tutti i paesi dell’Unione Europea dovranno essere conformi agli standard condivisi sull’identità digitale e la sua autenticazione.
Inoltre, le aziende potranno beneficiare di un livello di affidabilità e sicurezza superiore con l’implementazione delle regole previste dal regolamento eIDAS 2.0, migliorando la gestione dei rapporti con i clienti e i partner e riducendo i rischi di cybersecurity. Un ulteriore vantaggio è la semplificazione dei processi di onboarding di clienti, fornitori e dipendenti, infatti grazie all’integrazione del portafoglio di identità digitale europeo sarà possibile attivare immediatamente i servizi ai clienti, verificare velocemente certificazioni e documenti dei fornitori e concedere subito l’accesso ai sistemi aziendali da parte dei nuovi dipendenti.
Naturalmente è fondamentale rivolgersi a fornitori seri e affidabili per tutti i servizi legati alla firma elettronica, al rilascio degli attributi elettronici qualificati e alla conservazione elettronica dei documenti, verificando che le soluzioni proposte siano conformi agli standard previsti dal regolamento eIDAS 2.0. Sarà indispensabile, quindi, rafforzare le collaborazioni con i partner tecnologici qualificati, in grado di aiutare aziende e studi professionali a sfruttare appieno le potenzialità offerte da eIDAS 2.0.
Domande Frequenti
Cosa significa eIDAS per la firma elettronica?
Il regolamento eIDAS è una norma europea introdotta nel 2014 che definisce una serie di standard comuni per i servizi fiduciari, compresi quelli che garantiscono l’autenticità e l’attendibilità della firma elettronica.
Che cos’è il Codice eIDAS?
eIDAS è il regolamento europeo che stabilisce gli standard comunitari per le firme elettroniche, l’identificazione elettronica (ad esempio lo SPID) e i sigilli elettronici che conferiscono valore giuridico alle transazioni elettroniche.
Quali sono i tre tipi di firma digitale?
Le tipologie di firma digitale riconosciute dal regolamento eIDAS sono la firma elettronica, la firma elettronica avanzata e la firma elettronica qualificata.
Cosa introduce il regolamento eIDAS 2.0 rispetto alla versione precedente?
Rispetto alla versione precedente, il regolamento eIDAS 2.0 ha introdotto il portafoglio di identità digitale europeo, nuovi requisiti per i servizi qualificati relativi alle firme elettroniche a distanza, nuovi standard per i servizi di conservazione di firme e documenti elettronici e i registri elettronici qualificati tra i servizi fiduciari.
