Firma elettronica semplice: guida completa

La digitalizzazione dei processi ha reso necessaria l’adozione di strumenti adeguati per gestire digitalmente i documenti, in particolare implementando soluzioni dedicate per la firma digitale dei documenti. Tra le varie forme di firma elettronica oggi disponibili, una delle più immediate e accessibili è la firma elettronica semplice, spesso indicata con l’acronimo FES. 

Si tratta di una tecnologia che molte piccole imprese e liberi professionisti stanno già utilizzando che permette di firmare contratti, documenti, informative e molto altro, con pochi clic. Ma cos’è esattamente? Come funziona e, soprattutto, ha davvero un valore legale? Analizziamo meglio come funziona la firma elettronica semplice e come usarla in modo consapevole e conforme alle normative italiane ed europee. 

Cos’è davvero la firma elettronica semplice? 

Secondo il Regolamento europeo eIDAS (Regolamento UE 910/2014), la firma elettronica semplice è definita come “un insieme di dati in forma elettronica, allegati oppure connessi logicamente ad altri dati elettronici, utilizzati dal firmatario per firmare“. 

In sostanza, la firma elettronica semplice è un’azione digitale che dimostra l’intenzione di una persona di approvare o accettare il contenuto di un documento. Questa azione può consistere, ad esempio, nel cliccare un tasto “Accetto”, firmare con il dito su uno schermo touchscreen, apporre un’immagine della propria firma o inviare un documento con il proprio indirizzo email. 

Per usare la firma elettronica semplice, dunque, non c’è bisogno di strumenti particolari, certificati digitali o dispositivi di firma, ma questo processo può essere gestito da un computer, da uno smartphone o da un tablet. Proprio per questo motivo, la firma elettronica semplice è diventata una tecnologia molto usata nella quotidianità lavorativa di chi cerca soluzioni pratiche ed economiche. 

La firma elettronica semplice ha valore legale? 

La risposta breve è sì, ma è necessario fare qualche precisazione importante. In Italia, così come in tutta l’Unione Europea, il valore legale della firma elettronica semplice è riconosciuto, ma non è automatico. Questo significa che, a differenza della firma elettronica qualificata che ha lo stesso valore della firma autografa, la FES non offre garanzie assolute in termini di identità del firmatario e integrità del documento. 

In caso di contenzioso, infatti, la firma elettronica semplice può essere considerata a tutti gli effetti una prova, tuttavia sarà il giudice a decidere se accettarla o meno valutando tutte le circostanze del caso (come è stata raccolta, se c’è stato consenso, se il processo era tracciabile, eccetera). 

Perciò, per firmare un semplice consenso alla privacy o un’adesione a una newsletter la firma elettronica semplice è sicuramente sufficiente. Al contrario, se si tratta di un contratto vincolante o di un documento che potrebbe generare conflitti legali, forse è il caso di fare un passo in più e valutare una firma elettronica avanzata o qualificata. 

Come funziona nella pratica la firma elettronica semplice 

Uno dei punti di forza della firma elettronica semplice è proprio la sua immediatezza. Poniamo il caso di un’azienda che deve far firmare un modulo di adesione a un cliente. Con la FES basta semplicemente inviargli un documento PDF tramite email e chiedergli di restituirlo firmato con una firma a mano libera (ad esempio fatta con il dito o il mouse), oppure caricare il file su una piattaforma che consenta la firma tramite click su un bottone di conferma. 

Il documento firmato viene poi salvato e archiviato in formato elettronico mantenendo una traccia temporale e, in alcuni casi, anche i dati relativi al dispositivo o all’indirizzo IP. Questo tipo di tracciabilità può essere utile per confermare la validità della firma, anche se non garantisce la stessa solidità legale di una firma certificata. 

Quando e perché conviene utilizzare la firma elettronica semplice? 

La firma elettronica semplice è perfetta in tutte quelle situazioni in cui sono esistono alcune condizioni in termini di velocità, praticità e basso rischio. Ecco alcuni esempi comuni sull’utilizzo della FES: 

• accettazione di condizioni generali di servizio, come l’iscrizione a un software online, a una piattaforma e-commerce o a un servizio in abbonamento; 

• consensi alla privacy (GDPR), come il consenso all’invio di newsletter o alla profilazione marketing; 

• moduli interni aziendali per ferie, rimborsi spese o dichiarazioni di presa visione; 

• preventivi, conferme d’ordine e documenti commerciali, ossia tutti quei documenti dove la velocità di firma può fare la differenza nei tempi di risposta. 

Per un piccolo studio o una PMI, che spesso lavora con clienti e collaboratori a distanza, questo tipo di firma è uno strumento molto utile per ridurre i tempi morti e semplificare le pratiche amministrative. 

Attenzione ai limiti della firma elettronica semplice 

Naturalmente la firma elettronica semplice non è adatta a tutto. Ci sono infatti alcuni documenti, come contratti di lavoro, atti societari, documenti notarili o richieste a enti pubblici, per i quali la normativa impone requisiti più stringenti e che richiedono una firma avanzata o qualificata. 

Inoltre, va detto che la FES non certifica l’identità del firmatario. Ad esempio, se il documento firmato finisce in tribunale non sarà sufficiente dire: “ma ha cliccato Accetto”. Sarà invece necessario dimostrare che il firmatario era proprio quella persona, tuttavia, in assenza di una firma qualificata, questo può diventare complicato. 

Dunque, se da un lato la firma semplice è perfetta per tanti usi quotidiani, dall’altro lato è bene non abusarne e saper distinguere i casi in cui è sufficiente da quelli in cui invece serve una firma digitale più evoluta e in grado di garantire standard più elevati in termini di sicurezza, autenticità e integrità. 

I tipi di firma elettronica più sicuri 

Molte aziende iniziano con la FES per poi rendersi conto che, con il crescere del business, servono strumenti più avanzati. In particolare, è possibile considerare innanzitutto la firma elettronica avanzata, una soluzione che già garantisce requisiti più forti di autenticità rispetto alla firma elettronica semplice, oppure la firma qualificata che offre massima sicurezza e piena equiparazione alla firma autografa. 

Entrambe richiedono l’uso di certificati digitali rilasciati da soggetti accreditati, ma possono essere gestite anche da remoto grazie a strumenti come la firma con OTP (codice via SMS) o con dispositivi CNS/token. Per semplificare la gestione della firma digitale per i documenti in formato elettronico, quindi, l’opzione ideale è utilizzare un software per la firma elettronica. 

Attraverso un’app per la firma elettronica, infatti, è possibile usufruire di un’unica piattaforma dalla quale gestire tutti i documenti in modo sicuro ed efficiente. Inoltre, è possibile garantire una maggiore conformità delle procedure legali e amministrative della propria attività, sfruttando appieno i vantaggi della firma elettronica con valore legale per gestire i documenti digitalmente in maniera ottimale e nel rispetto delle normative di legge.  

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