Per chi si affaccia per la prima volta alla fatturazione elettronica, senza il supporto di un commercialista, la sua compilazione potrebbe rivelarsi ostica. Tra le numerose voci da inserire e le questioni legate al proprio regime fiscale può tranquillamente succedere di incappare in un errore che renda nulla la fattura. Come fare per annullare una fattura elettronica? E soprattutto, si può annullare? In che modo?
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Come annullare una fattura elettronica
Quando viene emessa una fattura elettronica, e la stessa viene approvata per assenza di errori formali, l’invio verso il Sistema di Interscambio è automatico. La fattura giunge così all’SdI con un numero identificativo definito.
Se dopo l’invio della fattura ci si accorge di aver sbagliato nell’inserimento di alcuni dati della fattura è importante sapere che la stessa non è più annullabile. Come muoversi in questo caso? È possibile sistemare il problema solamente attraverso l’emissione di una nota di variazione.
Annullamento fattura: la nota di variazione
L’errata compilazione della fattura, la quale però non presenta errori formali, non impedisce quindi il suo invio al Sistema di Interscambio. Per risolvere la situazione e sistemare l’errore è necessario ricorrere all’emissione di una nota di variazione.
La nota di variazione può essere una nota di credito o una nota di debito. Al suo interno deve essere inserita la causale dell’errore commesso e manifestata l’intenzione di stornare la fattura, inserendo il numero identificativo della fattura stessa.
Dopo la compilazione la nota di variazione va inviata al Sistema di Interscambio esattamente come una normale fattura elettronica, con l’evidenza dei dati della fattura da stornare. Il passo successivo verrà effettuato dal Sistema di Interscambio, il quale provvederà a fornire al destinatario la nota di variazione.
Nota di variazione: quando non è necessaria
La nota di variazione, a debito o credito, è necessaria quando si verificano generalmente errori rilevanti, come l’errata segnalazione del destinatario o l’errato inserimento degli importi.
Ci sono casi invece in cui la fattura non presenta errori determinanti e il consiglio è quello di non emettere note di credito per la sistemazione. Gli errori più comuni sono i seguenti:
- Errata segnalazione dell’IBAN sul quale si desidera ricevere l’accredito;
- Errori nella compilazione dei campi “facoltativi” della FE, come il “numero d’ordine” o i “dati della consegna”, che vengono utilizzati dal destinatario per registrare in modo automatico il documento;
- Inserimento errato della PEC;
- Inserimento errato del codice destinatario.
In questi casi solitamente il Sistema di Interscambio considera valida la fattura e gli errori non pregiudicano la correttezza formale della stessa. Il consiglio è quello di informare tempestivamente il cliente, attraverso canali come mail, Pec o raccomandata, relativamente all’errore rilevato.
Fattura scartata dall’SdI: cosa fare
Nei casi analizzati precedentemente la fattura viene sempre accettata dal Sistema di Interscambio. A volte questo potrebbe non succedere, perché il controllo dell’SdI evidenzia degli errori tecnici per il quale la fatturazione non può essere inviata al destinatario.
Gli errori più comuni possono essere:
- Errato inserimento dell’“id Fiscale Iva del cessionario committente”, ovvero sono errati i dati come codice fiscale o partita Iva;
- Errato inserimento del “Codice Destinatario”;
- Errato inserimento del numero fattura: spesso si verifica l’inserimento di una fattura con numerazione già presente (“fattura duplicata”).
Quando si verifica uno scarto della fattura elettronica da parte del Sistema di Interscambio il legislatore prevede una finestra temporale di 5 giorni, a partire dal giorno di scarto, per poter procedere alla sistemazione, utilizzando lo stesso numero e la stessa data di emissione.
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