Fatturazione Elettronica

Cos’è e come funziona il Sistema di Interscambio

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Il Sistema di Interscambio, conosciuto anche come SdI, è un elemento cruciale per la fatturazione elettronica. Si tratta nel dettaglio di un sistema informatico di proprietà dell’Agenzia delle Entrate che ha il compito primario di controllare e verificare la correttezza, l’autenticità e l’integrità delle fatture elettroniche che riceve in formato XML. Ecco un articolo esaustivo di Alias Digital relativamente alla sua importanza e alle sue funzioni.

Sistema di Interscambio: cos’è

Come specificato dal sito dell’AgE il Sistema di Interscambio è una sistema di natura informatica che assolve a un triplice compito: riceve le fatture elettroniche in formato XML, effettua una serie di controlli su tutti i file ricevuti e inoltra le stesse fatture verso i destinatari, che possono essere pubbliche amministrazioni così come cessionari e/o committenti privati.

Il Sistema di Interscambio rappresenta anche la garanzia assoluta dell’emissione di una fattura, in quanto tutte le fatture che vengono elaborate dai software aziendali ma che poi non sono inviate al Sistema di Interscambio sono da ritenersi come “non emesse”.

Come funziona il Sistema di interscambio 

Il Sistema di Interscambio (SdI) funge da ponte digitale tra la Pubblica Amministrazione (PA) e i suoi fornitori, facilitando lo scambio di fatture elettroniche in modo sicuro e affidabile. Il processo si articola in tre fasi distinte: 

1. Emissione e firma della fattura: 

  • Il fornitore crea la fattura elettronica in formato XML. 
  • Appone la firma elettronica qualificata (FEQ) per garantirne l’autenticità e l’integrità. 

2. Invio al Sistema di Interscambio: 

  • Il fornitore trasmette la fattura elettronica al SdI. 
  • Se la fattura è destinata alla PA, il fornitore indica il codice ufficio PA. 
  • Per i privati, il fornitore inserisce il codice destinatario SdI o il codice PEC. 

3. Controllo e inoltro al destinatario: 

  • Il SdI verifica la correttezza formale e la conformità della fattura. 
  • In caso di errori, la fattura viene scartata e il fornitore ne riceve notifica. 
  • Se la fattura è valida, il SdI la inoltra al destinatario. 

Ogni azione sul SdI genera messaggi di conferma per le operazioni completate con successo. In caso di errori nella fatturazione elettronica, il fornitore riceve messaggi di scarto con la specifica del problema. 

I controlli effettuati dal Sistema di Interscambio

Il Sistema di Interscambio, una volta ricevuto il file XML della fattura, provvede a una serie di importanti controlli, di diversa natura. Il più importante è senz’altro quello relativo alla verifica dell’esistenza delle informazioni minime obbligatorie previste per legge, nel dettaglio:

  • Estremi del fornitore;
  • Estremi del cliente;
  • Numero e data della fattura;
  • Descrizione di natura, quantità e qualità del servizio prestato oppure del bene ceduto;
  • Imponibile;
  • Aliquota;

In seconda battuta il SdI provvede a effettuare controlli più mirati per garantire la veridicità della fattura elettronica. In questo contesto viene prima valutata l’esistenza della P.Iva (o del Codice Fiscale), sia del cedente che del cessionario, all’interno dell’Anagrafe Tributaria. Successivamente il Sistema di Interscambio controlla la compilazione del campo “Codice Destinatario”, dove deve trovarsi l’indirizzo telematico a cui recapitare il file, e la coerenza tra i valori dell’imponibile, dell’aliquota e dell’Iva.

Vista dall'alto di una ragazza che utilizza un laptop poggiato su una scrivania, mentre regge un cellulare

Ricevuta di scarto: cosa significa?

Quando i controlli del Sistema di Interscambio non vanno a buon fine la procedura “scarta” la fattura elettronica inviata dal cedente, al quale viene recapitata una “ricevuta di scarto” attraverso la PEC o il Web Service da cui è stata inviata la fattura. All’interno della comunicazione relativa allo scarto l’SdI inserisce il codice e una descrizione sintetica che spiega il motivo del rifiuto.

Fattura elettronica corretta: cosa succede?

Quando la fattura elettronica passa tutti i controlli il Sistema di Interscambio provvede ad inviare la stessa all’indirizzo telematico inserito nel campo “Codice Destinatario”. L’emittente riceverà dall’SdI un file di ricevuta di consegna, al cui interno sono segnalate la data e l’ora dell’avvenuta consegna.

Può succedere però che l’invio della fattura non vada a buon fine. Una delle motivazioni più ricorrenti, ad esempio, è la casella PEC del destinatario piena, che non consente il recapito della fattura elettronica. In questa situazione il Sistema di Interscambio invia un’immediata comunicazione al cedente, chiamata “Ricevuta di impossibilità di consegna”. In ogni caso la fattura si ritiene comunque emessa, anche se ai fini fiscali non risulta ancora ricevuta dal cliente.

Il consiglio per chi emette una fattura che non viene recapitata è quello di contattare il cliente e avvisarlo dell’emissione della fattura e della presenza della stessa nella propria area riservata “Fatture e Corrispettivi”. Questo processo è molto importante perché solo quando ci sarà la visualizzazione o scarico della stessa da parte del cliente scatterà la data di decorrenza della detraibilità dell’IVA.

Il software in Cloud per la fatturazione elettronica

Kubik è il software in Cloud per la fatturazione elettronica pensato per supportare le microimprese, gli studi professionali e le PMI. Attraverso questo software molto semplice e intuitivo è possibile gestire al meglio la creazione e l’invio delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio, riducendo al minimo la possibilità di errore.

Kubik è una soluzione digitale pensata per sostenere piccole attività, artigiani, studi e professionisti nella gestione amministrativa legata alla fatturazione elettronica. I punti a favore di questa soluzione sono diversi: la semplicità dell’interfaccia operativa, la natura “in Cloud” che consente l’utilizzo del software in ogni momento e da qualunque posizione e la possibilità di personalizzare l’offerta a seconda delle proprie esigenze.

Il sistema di interscambio in breve 

In conclusione, il Sistema di Interscambio rappresenta un tassello fondamentale per la digitalizzazione del sistema fiscale italiano. Grazie al suo ruolo di garante dell’autenticità e dell’integrità delle fatture elettroniche, lo SdI ha contribuito a contrastare l’evasione fiscale e a semplificare gli adempimenti per le imprese e i cittadini. 

Tuttavia, per sfruttare appieno le potenzialità del sistema, è importante che tutti gli attori coinvolti – aziende, professionisti e cittadini – siano adeguatamente informati e formati sulle sue funzionalità e sui suoi obblighi.  

FAQ sul Sistema di Interscambio (SdI) 

Cos’è il Sistema di Interscambio? 

Il Sistema di Interscambio (SdI) è un sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate che gestisce la fatturazione elettronica in Italia. 

Quali sono le sue funzioni?

Il sistema di interscambio si occupa di: 
Riceve le fatture elettroniche in formato XML. 
Controlla la correttezza formale e la conformità delle fatture. 
Inoltra le fatture ai destinatari, che possono essere pubbliche amministrazioni o privati. 

A cosa serve il Sistema di Interscambio? 

Lo scopo del sistema di interscambio è quello di garantire l’autenticità e l’integrità delle fatture elettroniche, contrastare l’evasione fiscale e semplificare gli adempimenti per le imprese e i cittadini. 

Come funziona il Sistema di Interscambio? 

Lo scopo del sistema di interscambio è quello di garantire l’autenticità e l’integrità delle fatture elettroniche, contrastare l’evasione fiscale e semplificare gli adempimenti per le imprese e i cittadini. 

Come funziona il Sistema di Interscambio? 

Il fornitore crea la fattura elettronica in formato XML, in seguito appone la firma elettronica qualificata (FEQ), invia la fattura al SdI e quest’ultimo controlla la fattura. 
Se la fattura è valida, il SdI la inoltra al destinatario, se la fattura non è valida, il SdI la scarta e invia una ricevuta di scarto al fornitore.

Quali controlli effettua il Sistema di Interscambio? 

Controlli formali: verifica la presenza di tutte le informazioni obbligatorie. 
Controlli di conformità: verifica la correttezza dei dati anagrafici, dell’imponibile, dell’aliquota e dell’IVA. 

Cosa succede se la fattura non supera i controlli del SdI? 

La fattura viene scartata e il fornitore riceve una ricevuta di scarto con la motivazione del rifiuto. 

Cosa succede se la fattura supera i controlli del SdI? 

Il SdI inoltra la fattura al destinatario e il fornitore riceve una ricevuta di consegna. 

Cosa fare se la fattura non viene recapitata al destinatario? 

Il fornitore deve contattare il destinatario e avvisarlo dell’emissione della fattura. 

Quali sono i vantaggi del Sistema di Interscambio? 

Maggiore sicurezza e affidabilità delle fatture elettroniche. 
Contrasto all’evasione fiscale. 
Semplificazione degli adempimenti per le imprese e i cittadini.