La digitalizzazione è sempre più diffusa tra le piccole e medie imprese italiane, soprattutto per quanto riguarda i software gestionali. Queste tecnologie offrono infatti numerosi vantaggi, aiutando professionisti, PMI e studi a semplificare e velocizzare una serie di attività come la gestione delle fatture, del mandato professionale e della firma elettronica.
Tuttavia, prima di acquistare un programma è importante verificare l’eventuale presenza di costi nascosti nei software gestionali di proprio interesse, per evitare brutte sorprese ed essere certi di scegliere la piattaforma giusta per la propria attività. Ecco cosa controllare per essere sicuri che un gestionale garantisca tariffe trasparenti evitando spiacevoli inconvenienti.
I costi nascosti dei software gestionali
Quando si sceglie un gestionale è fondamentale prestare attenzione ai costi meno evidenti di un software, soprattutto a quelli che non sono immediatamente chiari e trasparenti. Il modo migliore per tutelarsi è leggere con attenzione il contratto prima di firmarlo, informandosi bene per compiere una scelta consapevole ed evitare una gestione eccessivamente onerosa per l’utilizzo del programma.
Durata della licenza
Innanzitutto bisogna verificare la durata della licenza, poiché non sempre corrisponde a 12 mesi effettivi dal momento d’acquisto. In alcuni casi la licenza acquistata potrebbe valere per un anno, dal 1° gennaio al 31 dicembre, quindi se si acquista ad esempio a giugno sarà possibile usare il gestionale solo fino al mese di dicembre e bisognerà ripagare la licenza dopo appena 6 mesi.
Aumenti Istat
Un altro aspetto da tenere in considerazione è l’eventuale applicazione di aumenti Istat al prezzo del software. Mentre alcuni gestionali assicurano un costo fisso e garantito, altri invece prevedono l’adeguamento della tariffa all’inflazione. In quest’ultimo caso la spesa sostenuta dall’azienda può lievitare in modo significativo, dunque è opportuno verificare se il prezzo è soggetto a questo tipo di aggiornamenti.
Conguagli
Anche i conguagli sono dei costi nascosti che è bene evitare nella scelta di un software gestionale. Ad esempio, se si acquista un software per la fatturazione elettronica con un limite di 250 fatture durante l’anno ma si emettono 300 fatture nello stesso periodo, in alcuni casi potrebbe essere necessario pagare le 50 fatture in eccesso oltre alla nuova licenza al momento del rinnovo. Meglio quindi preferire i gestionali che non li prevedono, ma che una volta raggiunta la soglia massima permettono appena di acquistare una nuova licenza, senza conguagli.
Assenza di scaglioni
A volte i gestionali sono privi di scaglioni, in quanto esiste un’unica versione a prescindere dalle esigenze dell’azienda. Ad esempio, alcuni software per la fatturazione elettronica prevedono una tariffa unica con un certo numero di fatture incluse, mentre altri offrono delle versioni più limitate per i clienti più piccoli. I software disponibili con varie versioni a prezzi differenti consentono di scegliere sempre l’opzione più conveniente e ottimizzare i costi per il gestionale.
Abbinamento di più licenze
Prima di acquistare un gestionale è opportuno controllare se è possibile comprare solo una licenza specifica, senza essere obbligati a pagare anche una licenza aggiuntiva. Ad esempio, se un’azienda ha bisogno di un kit fatture è importante verificare se nel prezzo è inclusa anche la licenza del compilatore, oppure se è necessario acquistarla a parte. A parità di pacchetto, essere costretti a comprare più licenze incide in maniera considerevole sui costi del gestionale.
Limitazioni
Tra i costi nascosti che possono celarsi dietro l’acquisto di un software gestionale ci sono le limitazioni di utilizzo. Ad esempio, un programma per la fatturazione elettronica potrebbe prevedere un numero massimo per la creazione di altri documenti come preventivi, ordini e DDT, oppure consentire solo un certo numero di utenze che possono accedere alla piattaforma. Per evitare di dover pagare per superare queste limitazioni è preferibile scegliere un software senza limitazioni, in questo modo si potranno attivare tutte le utenze desiderate e gestire tutti i documenti necessari senza preoccupazioni.
Funzionalità a pagamento
Solitamente un software gestionale viene fornito con alcune funzionalità di base, dopodiché è possibile personalizzare la piattaforma aggiungendo delle funzionalità a pagamento. Se da un lato questa caratteristica consente di customizzare il programma in base alle proprie esigenze, per controllare meglio i costi aziendali è consigliabile acquistare un gestionale con tutte le funzionalità incluse nel prezzo della licenza. D’altra parte, la spesa può aumentare rapidamente integrando anche solo due o tre funzionalità opzionali.
Mancanza di trasparenza
I costi di un gestionale devono essere chiari e trasparenti, altrimenti diventa difficile capire se una tariffa è veramente competitiva e stabilire quale sarà la spesa da sostenere per l’utilizzo del software. Per questo motivo è necessario fare attenzione quando il provider non fornisce informazioni complete e dettagliate sui costi del gestionale che si desidera acquistare, poiché questo approccio potrebbe indurre a scegliere un prodotto che sembra conveniente ma che in realtà non lo è.
Come evitare i costi nascosti nell’acquisto di un software gestionale
Come abbiamo visto esistono molti costi nascosti che bisogna controllare prima di acquistare un software gestionale, per essere sicuri di investire in una tecnologia competitiva e adatta alle proprie esigenze. Soltanto un’attenta analisi di questi fattori permette di scegliere il programma giusto per la propria attività, evitando di ritrovarsi ad affrontare costi eccessivi per una piattaforma vanificando in parte i vantaggi offerti dai gestionali.
La soluzione ideale in queste circostanze è preferire i software gestionali con tariffe trasparenti, ossia caratterizzati da un eccellente rapporto qualità-prezzo e nessun costo nascosto, per pianificare meglio le spese e usufruire di un rapido ritorno sull’investimento. In particolare, conviene acquistare solo gestionali con un prezzo fisso della licenza, senza aumenti Istat, conguagli, limitazioni d’uso o funzionalità a pagamento, rivolgendosi esclusivamente a provider seri e affidabili.
Domande Frequenti
Cosa sono i costi nascosti?
I costi nascosti sono questi costi che non sono palesi e chiari al momento dell’acquisto, in quanto non vengono mostrati e spiegati in maniera adeguata dal venditore per indurre l’acquirente a scegliere un prodotto o un servizio non effettivamente competitivo.
Quanto costa un software gestionale?
Il costo di un software gestionale dipende dal tipo di piattaforma, dalle funzionalità incluse e dal livello di personalizzazione; tuttavia, al giorno d’oggi è possibile trovare soluzioni per ogni esigenza e budget.
Quali sono i costi occulti in un’azienda?
I costi occulti in un’azienda sono quei costi meno evidenti che incidono sulle finanze dell’impresa e sul funzionamento stesso dell’attività, compromettendo la solidità finanziaria e la sostenibilità del business.
